Zo organiseer je een bosmarathon

Begin met de route en de haalbaarheid van de locatie, niet met de inschrijvingen. Leg daarna vergunningen, verkeersmaatregelen, EHBO en tijdregistratie vast; die onderdelen bepalen hoeveel deelnemers je veilig aankunt. Werk vervolgens de vrijwilligersposten, bevoorrading en communicatie uit. In de laatste week controleer je de deelnemerslijst, startnummers, route-markering en weersverwachting. Zo voorkom je dat praktische zaken zoals portofoons, opladers of routepijlen pas op de wedstrijddag ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Evenementvergunning aanvragen
3
Bosroute vastleggen
2 personen
4
Route op veiligheid controleren
3 personen
5
Start- en finishgebied reserveren
6
Verkeersmaatregelen aanvragen
7
EHBO-bezetting vastleggen
8
Tijdregistratie reserveren
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Inschrijvingen openen
12
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Deelnemerslijst controleren
2 personen
16
Startnummers toewijzen
2 personen
17
Routekaarten afdrukken
2 personen
18
Startnummers voorbereiden
3 personen
19
Vrijwilligers indelen
2 personen
20
Verkeersposten uitwerken
2 personen
21
Weersverwachting controleren
22
Deelnemersinformatie versturen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Materialen verzamelen
3 personen
25
Route vooraf markeren
4 personen
26
Koelboxen vullen
2 personen
27
EHBO-materiaal controleren
2 personen
28
Startnummers klaarleggen
3 personen
29
Catering voorbereiden
4 personen
30
Tenten opbouwen
4 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
32
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
33
Finishboog opbouwen
3 personen
34
Startvak afzetten
3 personen
35
Routepijlen plaatsen
6 personen
36
Waterposten inrichten
6 personen

Event

37
Verkeersposten bemannen
8 personen
38
Inschrijving openen
4 personen
39
Startnummers uitdelen
4 personen
40
Bagage innemen
2 personen
41
Deelnemers informeren
2 personen
42
Gezamenlijke warming-up begeleiden
2 personen
43
Startschot geven
2 personen
44
Water bijvullen
6 personen
45
Sportdrank uitdelen
6 personen
46
Fruit uitdelen
4 personen
47
Tijdregistratie bedienen
3 personen
48
Finishers opvangen
5 personen
49
Medaljes uitdelen
3 personen
50
Finishcatering serveren
5 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
EHBO-post bemannen
3 personen
53
Bagage uitgeven
2 personen
54
Uitslagen publiceren
2 personen
55
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
56
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
57
Route controleren
3 personen

Nazorg

58
Finishgebied afbouwen
5 personen
59
Routepijlen verwijderen
5 personen
60
Verkeersmaterialen opruimen
4 personen
61
Afval verzamelen
5 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Huurmaterialen retourneren
3 personen
66
Overgebleven catering opslaan
2 personen
67
Uitslagen definitief versturen
68
Deelnemersbedankje versturen
69
Gevonden voorwerpen verwerken
70
Vergunningmaterialen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Bagagebakkenaantal 12

Sportmateriaal

Startnummersaantal 350
Startnummerbandjesaantal 350
Finishmedaillesaantal 350
Routepijlenaantal 120
Kilometermarkeringenaantal 45
Afzethekkenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 60
Routelintaantal 12
Drinkbekersaantal 1800
Sponzenaantal 300
Polsbandjesaantal 400
EHBO-koffersaantal 4
Reddingsdekensaantal 30
IJscompressenaantal 30
Stretcheraantal 2
Veiligheidshesjesaantal 30

Apparatuur

Tijdregistratiesysteem
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Mobiele opladersaantal 8
Portofoonsaantal 12
Megafoonaantal 2
Handmicrofoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 10
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 12
Handtellersaantal 4
Zaklampenaantal 12
Batterijenaantal 48

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Bordenaantal 400
Besteksetsaantal 400
Koffiekopjesaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks 손messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Finishboog
Startbanner
Finishbanner
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 30
Prijstrofeeënaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Bouwlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Stoffer en blikaantal 4
Bezemaantal 4
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakkwastenaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 12
Desinfectiesprayaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Papierdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de bosroute ruim vóór de inschrijving definitief vast en loop alle kilometers zelf na. Controleer kruisingen, smalle paden en plekken waar routepijlen, kilometermarkeringen en routelint nodig zijn.
Regel vergunningen, verkeersposten en EHBO voordat je deelnemers uitnodigt. Houd minimaal 4 tot 6 weken ruimte aan voor aanvragen en wijzigingen; een routewijziging kan meerdere veiligheidsafspraken raken.
Maak per verzorgings- en verkeerspost een aparte indeling met vrijwilliger, portofoon, materiaal en aankomsttijd. Plan extra mensen voor start en finish, waar startnummers, bagagebakken, medailles en tijdregistratie tegelijk samenkomen.
Test de tijdregistratie, laptop, tablets en mobiele opladers samen vóór de wedstrijddag. Neem handtellers en een handmatige deelnemerslijst mee als tijdelijke back-up bij verbindings- of stroomproblemen.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf. Vermeld starttijd, route, bagage-inlevering, bereikbaarheid, weersadvies en wat deelnemers bij de start moeten tonen; verzamel dieetwensen eerder zodat de boodschappen daarop kunnen worden afgestemd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bosmarathon organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. Reserveer eerst locatie en route, vraag daarna vergunningen en verkeersmaatregelen aan; plan de inschrijving pas wanneer de veiligheidsbasis vastligt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een bosmarathon?: Maak voor elke verkeers- en verzorgingspost minimaal 2 vrijwilligers vrij en tel daar de bezetting van start, finish, bagage en registratie bij op. Voor een kleine marathon kom je vaak uit op ongeveer 20 tot 30 vrijwilligers, afhankelijk van het aantal posten en de route.
Wanneer moet je startnummers en routepijlen voorbereiden?: Wijs startnummers ongeveer 1 week vooraf toe en sorteer ze per deelnemer of startgroep. Controleer en bundel routepijlen, kilometermarkeringen en routelint uiterlijk de dag vóór het evenement, zodat je op de wedstrijddag alleen nog hoeft uit te zetten.
Hoeveel drank heb je nodig bij een bosmarathon?: Plan per verzorgingspost water en andere drank voor de verwachte deelnemers plus minstens 10 procent reserve. Zet drinkbekers, waterkannen, koelboxen en thermoskannen de avond ervoor klaar en controleer tijdens de route-inspectie hoeveel posten praktisch bereikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.