Organiser un marathon en forêt, étape par étape

Un marathon en forêt se prépare d’abord sur le terrain, pas avec les inscriptions. Commencez par définir l’itinéraire, vérifier sa sécurité et obtenir les autorisations nécessaires avant de réserver le départ, l’arrivée et le chronométrage. Ensuite, construisez une équipe de bénévoles, ouvrez les inscriptions et préparez le balisage, les ravitaillements et l’accueil. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, répartir les postes et vérifier la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Demander un permis d’événement
3
Définir l'itinéraire en forêt
2 personnes
4
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
5
Réserver la zone de départ et d’arrivée
6
Demander des mesures de circulation
7
Assurer la présence des secours
8
Réserver le chronométrage
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Ouvrir les inscriptions
12
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Vérifier la liste des participants
2 personnes
16
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
17
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
18
Préparer les dossards
3 personnes
19
Répartir les bénévoles
2 personnes
20
Définir les postes de circulation
2 personnes
21
Vérifier les prévisions météo
22
Envoyer les informations aux participants
23
Faire les courses
3 personnes
24
Rassembler le matériel
3 personnes
25
Marquer le parcours à l’avance
4 personnes
26
Remplir les glacières
2 personnes
27
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
28
Préparer les dossards
3 personnes
29
Préparer le service traiteur
4 personnes
30
Monter les tentes
4 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
33
Monter l’arche d’arrivée
3 personnes
34
Balisage du sas de départ
3 personnes
35
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
36
Installer des points d’eau
6 personnes

Événement

37
Tenir les postes de circulation
8 personnes
38
Ouvrir les inscriptions
4 personnes
39
Distribuer les dossards
4 personnes
40
Recevoir les bagages
2 personnes
41
Informer les participants
2 personnes
42
Animer l’échauffement collectif
2 personnes
43
Donner le coup d’envoi
2 personnes
44
Refaire le plein d’eau
6 personnes
45
Distribuer des boissons isotoniques
6 personnes
46
Distribuer les fruits
4 personnes
47
Gérer le chronométrage
3 personnes
48
Accueillir les finisseurs
5 personnes
49
Distribuer les médailles
3 personnes
50
Servir le catering d’arrivée
5 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
52
Assurer le poste de premiers secours
3 personnes
53
Distribuer les bagages
2 personnes
54
Publier les résultats
2 personnes
55
Assurer la remise des prix
3 personnes
56
Accompagner les derniers participants
4 personnes
57
Vérifier l'itinéraire
3 personnes

Suivi

58
Démonter la zone d'arrivée
5 personnes
59
Retirer les flèches d’itinéraire
5 personnes
60
Ranger le matériel de circulation
4 personnes
61
Rassembler les déchets
5 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer le lieu
4 personnes
64
Inventorier le matériel
2 personnes
65
Retourner les matériels de location
3 personnes
66
Stocker la restauration restante
2 personnes
67
Envoyer les résultats définitifs
68
Envoyer un message de remerciement aux participants
69
Traiter les objets trouvés
70
Archiver les documents de permis

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Bacs à bagagesqté 12

Matériel de sport

Numéros de départqté 350
Bracelets de dossardqté 350
Médailles de finisherqté 350
Flèches de directionqté 120
Bornes kilométriquesqté 45
Barrières de sécuritéqté 30
Cônes de signalisationqté 60
Ruban de balisageqté 12
Gobeletsqté 1800
Épongesqté 300
Braceletsqté 400
Trousses de premiers secoursqté 4
Couvertures de survieqté 30
Poches de glaceqté 30
Brancardqté 2
Gilets de sécuritéqté 30

Équipement

Système de pointage
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Chargeurs mobilesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphoneqté 2
Microphone à main
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 10
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 12
Compteurs manuelsqté 4
Lampes de pocheqté 12
Pilesqté 48

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Assiettesqté 400
Couvertsqté 400
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 8
Pains de glaceqté 30

Décoration

Arche d'arrivée
Bannière de départ
Bannière d’arrivée
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux indicateursqté 30
Trophéesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Projecteurs de chantierqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 20
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 2
Brosses de nettoyageqté 4
Gants en caoutchoucqté 12
Spray désinfectantqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de papierqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours et les autorisations : prévoyez plusieurs semaines pour obtenir le permis, les mesures de circulation et la confirmation des secours. Sans ces validations, n’ouvrez pas encore les inscriptions.
Repérez chaque poste avant le jour de la course et marquez le parcours à l’avance. Prévoyez des flèches, des bornes kilométriques, du ruban de balisage, des cônes et des barrières aux endroits où un coureur peut hésiter.
Répartissez les bénévoles par fonction, pas seulement par zone : accueil, circulation, ravitaillement, bagages et arrivée. Donnez à chaque responsable un moyen de communication et une consigne écrite au moins 48 heures avant le départ.
Fermez les inscriptions assez tôt pour traiter les informations alimentaires, vérifier la liste et préparer les numéros de départ. Imprimez les cartes d’itinéraire et les dossards après cette vérification afin d’éviter les corrections de dernière minute.
Faites un contrôle météo entre 72 et 48 heures avant l’épreuve, puis adaptez l’eau, les éponges, les glacières et les protections des équipements. Testez aussi le système de pointage, les tablettes, les chargeurs et les talkies-walkies avant l’arrivée des coureurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marathon en forêt ?: Prévoyez au minimum 4 à 6 mois pour une première édition. Ce délai laisse le temps de valider le parcours, obtenir les autorisations, réserver le chronométrage et recruter les bénévoles.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un marathon en forêt ?: Ouvrez-les seulement après la validation du parcours, des secours et des conditions de circulation. Fermez-les idéalement 7 à 14 jours avant la course pour préparer les dossards, les cartes et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour un marathon en forêt ?: Le nombre dépend du parcours, mais prévoyez au moins une personne par poste de circulation ou de ravitaillement, plus une équipe pour l’accueil, les bagages et l’arrivée. Finalisez la répartition au plus tard 48 heures avant le départ.
Quand faut-il baliser le parcours d’un marathon ?: Marquez le parcours une première fois la veille ou l’avant-veille, puis faites un contrôle complet le matin de la course. Vérifiez particulièrement les croisements, les changements de direction et les zones où le ruban peut être déplacé.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.