Cómo organizar un maratón del bosque paso a paso

Un maratón por el bosque se organiza empezando por la ruta, los permisos y la seguridad, no por las inscripciones. Primero confirma el recinto, la salida y la meta, y comprueba el recorrido completo antes de abrir plazas. Después coordina tráfico, primeros auxilios, cronometraje y voluntarios. En las últimas semanas tendrás que cerrar participantes, preparar dorsales, marcar el trazado y enviar instrucciones claras sobre horarios, equipaje y avituallamiento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el recinto de la competición
2
Solicitar el permiso del evento
3
Fijar la ruta por el bosque
2 personas
4
Comprobar la ruta por seguridad
3 personas
5
Reservar la zona de salida y meta
6
Solicitar medidas de tráfico
7
Asignar personal de primeros auxilios
8
Reservar control horario
9
Reclutar voluntarios
2 personas
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Abrir inscripciones
12
Distribuir material promocional
2 personas
13
Gestionar inscripciones
2 personas
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Comprobar la lista de participantes
2 personas
16
Asignar números de dorsal
2 personas
17
Imprimir mapas de ruta
2 personas
18
Preparar los dorsales
3 personas
19
Asignar voluntarios
2 personas
20
Desarrollar los puestos de tráfico
2 personas
21
Comprobar el pronóstico del tiempo
22
Enviar información a los participantes
23
Hacer la compra
3 personas
24
Reunir los materiales
3 personas
25
Marcar la ruta con antelación
4 personas
26
Llenar las neveras portátiles
2 personas
27
Comprobar el material de primeros auxilios
2 personas
28
Preparar los dorsales
3 personas
29
Preparar el catering
4 personas
30
Montar tiendas
4 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Montar el mostrador de inscripción
3 personas
33
Montar el arco de meta
3 personas
34
Delimitar la salida
3 personas
35
Colocar flechas de ruta
6 personas
36
Instalar puntos de agua
6 personas

Evento

37
Cubrir puestos de tráfico
8 personas
38
Abrir la inscripción
4 personas
39
Repartir dorsales
4 personas
40
Recibir el equipaje
2 personas
41
Informar a los participantes
2 personas
42
Dirigir el calentamiento conjunto
2 personas
43
Dar la salida
2 personas
44
Rellenar agua
6 personas
45
Repartir bebida isotónica
6 personas
46
Repartir fruta
4 personas
47
Gestionar el control de tiempo
3 personas
48
Recoger a los participantes que llegan a meta
5 personas
49
Repartir medallas
3 personas
50
Servir la catering de meta
5 personas
51
Rellenar las bebidas
3 personas
52
Atender el puesto de primeros auxilios
3 personas
53
Entregar el equipaje
2 personas
54
Publicar los resultados
2 personas
55
Gestionar la entrega de premios
3 personas
56
Guiar a los últimos participantes
4 personas
57
Comprobar la ruta
3 personas

Seguimiento

58
Desmontar la zona de meta
5 personas
59
Retirar las flechas de ruta
5 personas
60
Recoger el material de tráfico
4 personas
61
Recoger la basura
5 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Limpiar el lugar
4 personas
64
Inventariar materiales
2 personas
65
Devolver el material alquilado
3 personas
66
Guardar la catering sobrante
2 personas
67
Enviar los resultados definitivos
68
Enviar agradecimiento a los participantes
69
Gestionar los objetos perdidos
70
Archivar los materiales del permiso

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 6
Percheroscant. 4
Bandejas para equipajecant. 12

Material deportivo

Dorsalescant. 350
Pulseras con número de dorsalcant. 350
Medallas de metacant. 350
Flechas de rutacant. 120
Marcadores de kilómetrocant. 45
Vallas de separacióncant. 30
Conos de tráficocant. 60
Cinta de rutacant. 12
Vasos para bebidascant. 1800
Esponjascant. 300
Pulserascant. 400
Botiquines de primeros auxilioscant. 4
Mantas térmicascant. 30
Compresas de hielocant. 30
Camillacant. 2
Chalecos reflectantescant. 30

Equipo

Sistema de registro de tiempo
Portátilcant. 2
Tabletscant. 4
Cargadores móvilescant. 8
Walkie-talkiescant. 12
Megáfonocant. 2
Micrófono de mano
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 10
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 12
Contadores manualescant. 4
Linternascant. 12
Bateríascant. 48

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Platoscant. 400
Cubiertoscant. 400
Tazas de cafécant. 100
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cucharonescant. 8
Acumuladores de fríocant. 30

Decoración

Arco de meta
Banner de inicio
Banner de meta
Paneles informativoscant. 12
Carteles direccionalescant. 30
Troféos de premiocant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de obracant. 4

Limpieza

Papeleracant. 20
Recogedor y escobacant. 4
Escobacant. 4
Fregonascant. 2
Cepillos de limpiezacant. 4
Guantes de gomacant. 12
Spray desinfectantecant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de papelcant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta y revísala con antelación suficiente para detectar cruces peligrosos, zonas embarradas y puntos sin cobertura. Marca el recorrido antes del día de la prueba con flechas, cinta y señales de kilómetros.
No abras las inscripciones hasta tener confirmados el permiso, las medidas de tráfico, la salida, la meta y el sistema de cronometraje. Cambiar estos datos después obliga a corregir mapas, dorsales y comunicaciones.
Prepara un plan de comunicación por zonas: asigna walkie-talkies a los responsables, un megáfono en la salida y una persona que centralice incidencias. Los voluntarios deben recibir su puesto, horario y función antes de llegar.
Cierra la lista de participantes varios días antes y asigna los números de dorsal antes de imprimirlos. Usa una lista final para comprobar nombres, preferencias dietéticas y pulseras o dorsales entregados.
Calcula el montaje por fases: deja listas las carpas, mesas, vallas, conos, neveras y termos antes de marcar la ruta. Reserva tiempo el día anterior para revisar el pronóstico y adaptar agua, ropa y señalización.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo antes hay que organizar un maratón por el bosque?: Empieza al menos 3 o 4 meses antes. Los permisos, las medidas de tráfico, el recinto y los servicios de primeros auxilios suelen necesitar más plazo que las compras y el montaje.
¿Cuándo se debe marcar la ruta del maratón?: Marca la ruta entre 1 y 3 días antes, después de comprobar el recorrido y el pronóstico. Haz una revisión final la misma mañana para sustituir señales movidas o retiradas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un maratón de bosque?: Depende de la longitud y de los cruces, pero asigna como mínimo una persona por puesto de tráfico o avituallamiento y añade un responsable por cada zona. Confirma sus turnos y teléfonos al menos 7 días antes.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y preparar los dorsales?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes, salvo que el permiso establezca otro plazo. Así puedes comprobar la lista, asignar números, imprimir dorsales y preparar las medallas sin cambios de última hora.

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