Zo organiseer je een boomplantdag

Een boomplantdag vraagt om meer voorbereiding dan alleen bomen en scheppen regelen. Leg eerst de locatie, toestemming en het plantplan vast; daarna reserveer je bomen, deel je vrijwilligers in en organiseer je de uitvoering. Op de dag zelf draait alles om duidelijke werkvakken, veilig gereedschap en een korte route naar de plantplekken. Met deze volgorde voorkom je dat mensen wachten, materiaal ontbreekt of bomen te laat op locatie komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Plantlocatie vastleggen
2 personen
2
Plantplan en boomsoorten bepalen
2 personen
3
Vergunningen en toestemming aanvragen
4
Bomen en plantmateriaal reserveren
5
Vrijwilligers uitnodigen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
9
Route en parkeerinformatie versturen
10
Weersverwachting controleren
11
Bomen en gereedschap controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koud zetten
2 personen
14
Bomen naar de locatie brengen
3 personen
15
Werkvakken en plantpunten uitzetten
3 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
17
Partytenten opbouwen
4 personen
18
Informatieborden plaatsen
2 personen
19
Gereedschap per werkvak klaarleggen
3 personen
20
Cateringbuffet inrichten
3 personen
21
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

22
Vrijwilligers ontvangen
3 personen
23
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
24
Werkteams naar plantvakken begeleiden
4 personen
25
Plantgaten graven
12 personen
26
Bomen planten en aandrukken
12 personen
27
Boompalen en banden aanbrengen
6 personen
28
Bomen water geven
4 personen
29
Werkvakken controleren
3 personen
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Maaltijd en hapjes serveren
4 personen
33
Bedankmoment begeleiden
2 personen
34
Afval tijdens het evenement scheiden
2 personen

Nazorg

35
Gereedschap verzamelen
4 personen
36
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
37
Partytenten afbreken
4 personen
38
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
39
Terrein schoonmaken
6 personen
40
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
41
Materialen droog opslaan
3 personen
42
Geleende spullen retourneren
2 personen
43
Plantlocatie nalopen
2 personen
44
Nieuwe bomen water geven
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 6
Klapstoelaantal 60
Biertafelaantal 4
Afvalbakaantal 6

Gereedschap

Spadeaantal 12
Schepaantal 8
Grondbooraantal 4
Kruiwagenaantal 4
Harkaantal 6
Snoeischaaraantal 4
Rubberen hameraantal 6
Waterpasaantal 3
Meetlintaantal 4
Jerrycanaantal 8
Tuinslangaantal 2
Gieteraantal 10

Apparatuur

Koelboxaantal 4
Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaataantal 2
Verlengsnoeraantal 4
Stekkerdoosaantal 3

Verlichting

Ledwerklampaantal 4
Lichtslingeraantal 6

Servies

Herbruikbaar bordaantal 70
Herbruikbare bekeraantal 100
Besteksetaantal 70
Opscheplepelaantal 8

Keuken

Snijplankaantal 4
Koksmesaantal 4
Thermoskanaantal 6
Koelkrataantal 4

Veiligheid

Werkhandschoenaantal 60
Veiligheidsbrilaantal 20
Regenponchoaantal 20
Eenvoudige verbanddoosaantal 2

Decoratie

Welkomstbord
Informatiebordaantal 4
Pijlbordaantal 6

Schoonmaak

Emmeraantal 6
Afwasteilaantal 3
Handveger en blikaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg plantpunten en werkvakken uiterlijk de dag ervoor uit met een meetlint en markeringen. Zo kunnen teams direct beginnen met graven en hoef je de indeling niet meer te bepalen terwijl vrijwilligers wachten.
Reserveer bomen en ander plantmateriaal ruim vóór de boomplantdag en controleer aantallen en soorten bij levering. Regel ook vooraf hoe je de bomen naar de locatie brengt; vervoer is een veel vergeten laatste stap.
Maak per werkvak een aparte set met spade, schep, grondboor, kruiwagen, hark en gieter. Controleer het gereedschap op de ochtend zelf en leg jerrycans, tuinslang of andere watervoorziening klaar voordat de vrijwilligers arriveren.
Stuur route- en parkeerinformatie minstens 3 dagen vooraf naar alle aangemelde vrijwilligers. Vermeld ook waar de ontvangsttafel staat, zodat mensen niet op eigen gelegenheid over het terrein gaan zoeken.
Plan vóór het graven een veiligheidsinstructie van 10 minuten en wijs per team één begeleider aan. Bespreek afstand tot elkaar, het gebruik van grondboor en snoeischaar en waar afval en beschadigd gereedschap terechtkunnen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een boomplantdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de plantlocatie en toestemming regelen, bomen reserveren en vrijwilligers uitnodigen. Controleer de definitieve planning opnieuw 7 dagen voor de uitvoering.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een boomplantdag?: Reken per werkvak op ongeveer 4 tot 6 vrijwilligers: genoeg voor graven, aanvoer, planten en water geven. Wijs daarnaast minimaal 1 coördinator aan voor de ontvangst en 1 begeleider per werkteam.
Wanneer zet je de plantvakken en plantpunten uit?: Zet de plantpunten uiterlijk de dag vóór de boomplantdag uit. Op de ochtend zelf controleer je de afstanden nog één keer en leg je per werkvak het gereedschap klaar voordat de eerste vrijwilligers naar buiten gaan.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een boomplantdag?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 3 uur vooraf. Bij onweer, harde wind of bevroren grond stel je het graven uit en communiceer je de beslissing zo snel mogelijk; regen alleen hoeft de uitvoering niet altijd te stoppen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.