Zo organiseer je een bonte avond zonder verrassingen

Een bonte avond staat of valt met de volgorde waarin je voorbereidt. Leg eerst datum, locatie en programma vast, voordat je optredens, muziek en uitnodigingen regelt. Daarna werk je aan de uitvoering: aanmeldingen verwerken, presentatoren instrueren en apparatuur testen. Op de dag zelf draait het om een vrije podiumruimte, goed geluid, duidelijke toegang en een programma dat iedereen kan volgen. Met dit plan zie je ook welke zaken vaak pas op het laatste moment problemen geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma samenstellen
2 personen
3
Optredens aanmelden
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Herinnering versturen
8
Optredens bevestigen
2 personen
9
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
10
Muziekbestanden controleren
2 personen
11
Presentatieteksten schrijven
2 personen
12
Presentatoren instrueren
2 personen
13
Reserveringen maken
14
Boodschappenlijst maken
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Apparatuur testen
2 personen
17
Sleutels en toegang regelen
18
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen opstellen
4 personen
21
Podium opbouwen
4 personen
22
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
23
Lichtapparatuur opstellen
3 personen
24
Versiering ophangen
3 personen
25
Informatiebord plaatsen
26
Garderobe inrichten
2 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Buffet klaarzetten
3 personen
29
Hapjes voorbereiden
3 personen
30
Servies klaarzetten
2 personen

Event

31
Inloop begeleiden
3 personen
32
Gasten verwelkomen
2 personen
33
Programma openen
2 personen
34
Optredens aankondigen
2 personen
35
Muziek bedienen
2 personen
36
Licht bedienen
37
Optredens begeleiden
2 personen
38
Hapjes serveren
3 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Buffet aanvullen
2 personen
41
Servies verzamelen
2 personen
42
Pauze aankondigen
43
Programma afsluiten
2 personen
44
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

45
Apparatuur uitschakelen
2 personen
46
Decoratie verwijderen
3 personen
47
Podium afbreken
4 personen
48
Meubilair terugplaatsen
4 personen
49
Afval verzamelen
3 personen
50
Servies afwassen
3 personen
51
Ruimte schoonmaken
4 personen
52
Toiletten controleren
53
Gevonden voorwerpen verzamelen
54
Materialen inventariseren
2 personen
55
Geleende spullen retourneren
2 personen
56
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 10
Podiumdelenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Mengpaneel
Laptop
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Podiumlampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Servies

Herbruikbare glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Programmapostersaantal 6
Naamkaartjesaantal 80

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het programma zodra de datum en locatie vaststaan. Plan per optreden niet alleen de speeltijd, maar ook wisselmomenten en een korte pauze; zo weet je hoeveel ruimte er overblijft voor presentatie en ontvangst.
Verzamel muziekbestanden uiterlijk enkele dagen vooraf op één laptop en controleer elk bestand met de geluidsinstallatie. Een bestand dat thuis werkt, kan door een verkeerd formaat of ontbrekende aansluiting alsnog niet afspelen.
Stuur na de eerste uitnodiging een herinnering en verwerk dieetwensen vóór je boodschappenlijst maakt. Voor een buffet moeten serveerschalen, herbruikbare glazen, borden en bestek klaarstaan voordat de eerste gasten binnenkomen.
Test microfoons, speakers, het mengpaneel en podiumlampen vóór de zaal wordt ingericht. Leg verlengkabels en stekkerdozen zo dat niemand over kabels naar het podium hoeft te lopen.
Maak de podiumruimte en toegang vóór de opbouw vrij. Zet daarna stoelen en tafels neer, bouw het podium op en plaats informatiebord en programmaposters; zo blijven doorgangen zichtbaar en kunnen presentatoren zich oriënteren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bonte avond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en programma. Optredens aanmelden, uitnodigingen versturen en dieetwensen verzamelen kosten meestal meerdere contactmomenten; plan de definitieve bevestiging uiterlijk 1 week voor de avond.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een bonte avond?: Reken op minimaal 3 uur voor podium, stoelen, tafels, geluid, licht en versiering. Reserveer daarnaast 30 tot 45 minuten voor een volledige geluidscheck met microfoons, muziekbestanden en presentatieteksten.
Wanneer moet je de optredens voor een bonte avond bevestigen?: Bevestig elk optreden uiterlijk 7 dagen vooraf, inclusief duur, benodigde muziek en eventuele ruimte op het podium. Controleer de bestanden daarna nog een keer tijdens de technische test, bij voorkeur 1 tot 2 dagen voor de avond.
Hoeveel microfoons heb je nodig voor een bonte avond?: Plan minimaal 1 microfoon voor de presentatie en per optreden de microfoons die de act nodig heeft. Houd bij wisselende optredens liefst 1 extra microfoon of standaard achter de hand, zodat een defect exemplaar niet direct het programma onderbreekt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.