Zo organiseer je een bonte avond zonder chaos

Begin een bonte avond niet met versiering, maar met het programma. Kies eerst een thema, verzamel de optredens en plan daarna de presentatoren, techniek en pauzemomenten. Regel uitnodigingen en dieetwensen vroeg, zodat je het buffet en de dranktafel kunt afstemmen op het aantal gasten. Test op de dag zelf alle muziek, microfoons, speakers en aansluitingen en houd een afgedrukt draaiboek bij de hand.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Thema en programma vaststellen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Dieetwensen verzamelen
5
Optredens inventariseren
2 personen
6
Optredens inplannen
2 personen
7
Presentatoren aanwijzen
2 personen
8
Muziek voor optredens verzamelen
2 personen
9
Techniek en ruimte reserveren
10
Draaiboek afdrukken
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Decoratie sorteren
2 personen
15
Optredens technisch controleren
2 personen
16
Ruimte en toiletten controleren
2 personen
17
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
18
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
19
Achtergrond en versiering ophangen
3 personen
20
Licht en stroom aansluiten
2 personen
21
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
22
Microfoons testen
2 personen
23
Muziekbestanden klaarzetten
2 personen
24
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
25
Hapjes voorbereiden
4 personen
26
Servies en bekers klaarzetten
2 personen

Event

27
Artiesten ontvangen
2 personen
28
Laatste soundcheck uitvoeren
2 personen
29
Gasten ontvangen
3 personen
30
Dranken en hapjes serveren
4 personen
31
Bonte avond openen
2 personen
32
Optredens aankondigen
2 personen
33
Muziek en geluid bedienen
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Hapjes bijvullen
2 personen
36
Pauzeprogramma begeleiden
2 personen
37
Afsluiting en bedankje verzorgen
2 personen
38
Gasten veilig uitgeleiden
2 personen

Nazorg

39
Eten en drank opruimen
3 personen
40
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
41
Decoratie afhalen
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Ruimte schoonmaken
4 personen
46
Toiletten schoonmaken
2 personen
47
Geleende spullen controleren
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2
Krukkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Koffiekannenaantal 3

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Achtergronddoek
Themalampjesaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 70
Plakbandaantal 4
Touwaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Maatbekersaantal 2
Scharenaantal 3
Serveerlepelsaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Kabelgotenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 2
Sponzenaantal 6
Rubberen handschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan optredens in blokken van ongeveer 10 tot 15 minuten en laat tussen twee optredens enkele minuten voor wisselen. Zo loopt een programma met veel deelnemers minder snel uit.
Vraag uiterlijk een week vooraf welke muziekbestanden en technische wensen bij elk optreden horen. Zet alle bestanden daarna op één laptop en controleer ze opnieuw op de dag zelf.
Reserveer naast het podium een vrije plek voor kledingrekken, krukken en rekwisieten. Zonder zo’n wisselzone blijven deelnemers tussen tafels en stoelen zoeken naar hun spullen.
Zet de geluidsinstallatie, microfoons en het mengpaneel minstens 60 minuten voor ontvangst klaar. Test elk kanaal afzonderlijk en leg verlengkabels en stekkerdozen vast, zodat niemand erover struikelt.
Richt buffet en dranktafel pas in nadat tafels, stoelen en decoratie staan. Koel dranken vooraf en maak per persoon minimaal één bord, beker en bestekset beschikbaar; houd extra servies apart voor bijvullen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een bonte avond?: Reken voor het programma op 2 tot 3 uur, inclusief één of twee pauzes. Plan per optreden 10 tot 15 minuten en reserveer daarnaast ongeveer 30 minuten voor ontvangst en afronding.
Hoeveel optredens plan je op een bonte avond?: Voor een programma van 2 uur passen meestal 8 tot 12 optredens als elk optreden maximaal 10 minuten duurt. Houd tussen de onderdelen 2 tot 5 minuten wisseltijd aan.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een bonte avond?: Stuur de uitnodigingen minimaal 3 weken vooraf en vraag om aanmelding uiterlijk 7 dagen voor de avond. Verzamel dan meteen dieetwensen en informatie over optredens.
Wanneer test je de techniek voor een bonte avond?: Doe een volledige technische test op de dag zelf, minimaal 60 minuten voordat gasten binnenkomen. Controleer microfoons, speakers, muziekbestanden, beamer, stroompunten en het geluidsniveau per optreden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.