Zo organiseer je een Bollenveldentocht

Een Bollenveldentocht staat of valt met een route die vooraf volledig is gecontroleerd en een duidelijke taakverdeling op de dag zelf. Leg eerst datum, startlocatie en route vast; regel daarna toestemming, verzekering en communicatie met route-eigenaren. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, verwerk je dieetwensen en deel je vrijwilligers in. Plan vervolgens rustpunten, bewegwijzering, EHBO en catering, zodat deelnemers niet hoeven te zoeken en helpers niet op het laatste moment worden gebeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Route-eigenaren informeren
2 personen
5
Verzekering controleren
6
Aanmeldformulier publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Routebeschrijving publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers benaderen
2 personen
12
Verkeersbegeleiders indelen
13
EHBO-contact vastleggen
14
Route volledig voorlopen
3 personen
15
Rustpunten bepalen
2 personen
16
Alternatieve route vastleggen
2 personen
17
Deelnemerslijst bijwerken
18
Routekaarten laten drukken
19
Pijlen en bordjes maken
3 personen
20
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
21
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Materialen ophalen
2 personen
25
Routekaarten sorteren
2 personen
26
Startpakketten samenstellen
4 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen
29
Weersverwachting controleren
30
Deelnemers weerbericht sturen

Event

31
Startlocatie openen
2 personen
32
Route uitzetten
5 personen
33
Rustpunten inrichten
4 personen
34
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
35
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
36
Catering klaarzetten
3 personen
37
Verlichting en stroom testen
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen
39
Aanmeldbalie bemannen
3 personen
40
Deelnemers ontvangen
4 personen
41
Startbriefing geven
2 personen
42
Wandelaars laten vertrekken
3 personen
43
Routepost bemannen
6 personen
44
Verkeerspunten bewaken
4 personen
45
Waterpunten aanvullen
3 personen
46
Koffie en thee serveren
3 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Achterblijvers controleren
2 personen
51
Routebordjes verwijderen
4 personen
52
Finish registreren
2 personen
53
Afsluitende ontvangst verzorgen
3 personen
54
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

55
Locatie leegruimen
5 personen
56
Servies afwassen
3 personen
57
Afval verzamelen
3 personen
58
Startlocatie schoonmaken
3 personen
59
Materialen terugbrengen
2 personen
60
Geleende spullen retourneren
2 personen
61
Route nalopen op afval
3 personen
62
Route-eigenaren informeren
63
Gevonden voorwerpen verwerken
64
Deelnemers bedanken
65
Aanmeldgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 4
Tafelkleedrekkenaantal 2

Route en veiligheid

Routepijlenaantal 80
Routebordjesaantal 30
Afzetlintaantal 6
Verkeershesjesaantal 12
Zaklampenaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 6
Walkietalkiesaantal 8
Powerbanksaantal 6

Apparatuur

Mobiele pinautomatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslangenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
IJscontainersaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Welkomstbannersaantal 2
Tafeldecoratieaantal 8

Registratie

Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Nummerstickersaantal 150
Routekaartenaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Bewegwijzerhoudersaantal 30
Geldkist

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Loop de volledige route minimaal één keer voor voordat je de routebeschrijving publiceert. Noteer kruisingen, smalle passages, rustpunten en een alternatieve route voor slecht weer of afgesloten wegen.
Controleer vergunningen, verzekering en toestemming van route-eigenaren voordat je uitnodigingen verstuurt. Reken hiervoor enkele weken voorbereiding, omdat een ontbrekende toestemming de route kort voor vertrek kan blokkeren.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk een week vooraf rond. Geef verkeersbegeleiders, EHBO en rustpuntmedewerkers een briefing met hun post, starttijd, contactpersoon en bereikbaarheid via walkietalkie.
Maak de bewegwijzering pas definitief nadat de route is voorgelopen. Sorteer routekaarten, pijlen en bordjes per deeltraject, zodat vrijwilligers op de ochtend zelf niet alle materialen opnieuw hoeven uit te zoeken.
Bereken catering op basis van het aantal aanmeldingen en dieetwensen en controleer de boodschappenlijst twee keer. Regel koffie, servies, koelboxen en betaalapparatuur uiterlijk de dag ervoor; op de ochtend zelf blijft dan alleen opbouw en uitgifte over.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Bollenveldentocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, startlocatie en vergunningen. Plan de routeverkenning en vrijwilligersindeling uiterlijk 2 weken voor vertrek.
Hoe maak je een veilige route voor een Bollenveldentocht?: Loop de route volledig voor en markeer kruisingen, onoverzichtelijke punten en rustplaatsen. Leg daarnaast minimaal 1 alternatieve route vast en wijs verkeersbegeleiders en een EHBO-contact aan.
Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een Bollenveldentocht?: Verstuur uitnodigingen zodra datum, route en startlocatie definitief zijn, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Geef deelnemers een duidelijke aanmeldtermijn, zodat je dieetwensen en cateringhoeveelheden op tijd kunt berekenen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Bollenveldentocht?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en kruisingen, maar plan voor elke verkeerspost minimaal 1 begeleider en bezet elk rustpunt met minstens 2 mensen. Reserveer daarnaast 1 EHBO-contact en 1 coördinator die tijdens de tocht bereikbaar blijft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.