Zo organiseer je een boerderijdag zonder chaos

Begin een boerderijdag niet met versiering, maar met een programma en een veilige route langs de dieren. Leg daarna de aanmeldingen, dieetwensen en bezetting vast, zodat je weet hoeveel eten, zitplaatsen en begeleiding nodig zijn. Controleer minstens een week vooraf de verblijven, activiteiten en materialen. Op de dag zelf werk je van buiten naar binnen: route en tenten eerst, daarna ontvangst, eten en activiteiten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Deelnemerslijst opstellen
6
Weersverwachting controleren
7
Boodschappen doen
2 personen
8
Dierenverzorgers inplannen
9
Dierenverblijven controleren
2 personen
10
Veilige bezoekersroute bepalen
2 personen
11
Activiteitenmateriaal controleren
2 personen
12
Dierenvoeding afmeten
2 personen
13
Programma en plattegrond printen
14
Aanmeldtafel voorbereiden
2 personen
15
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
16
Partytenten opzetten
4 personen
17
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
18
Buffettafels inrichten
3 personen
19
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Hapjes en lunch voorbereiden
4 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
24
Dierenvoederpunten klaarzetten
2 personen
25
Knutseltafel klaarzetten
2 personen
26
Spelmaterialen klaarzetten
2 personen
27
Toiletten en wastafels controleren
2 personen
28
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
29
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

30
Bezoekers ontvangen
3 personen
31
Programma toelichten
32
Rondleiding langs de dieren geven
2 personen
33
Dieren voeren begeleiden
3 personen
34
Ponyborstelen begeleiden
2 personen
35
Knutselactiviteit begeleiden
2 personen
36
Boerenspellen begeleiden
3 personen
37
Lunch en hapjes serveren
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Buffet aanvullen
2 personen
40
Dierenverblijven tussentijds controleren
2 personen
41
Avondmaaltijd serveren
4 personen
42
Kinderen naar activiteiten begeleiden
3 personen
43
Muziek en verlichting bedienen
44
Afvalbakken legen
2 personen
45
Laatste dierenronde uitvoeren
2 personen
46
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

47
Eten en drank opruimen
3 personen
48
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
49
Partytenten afbreken
4 personen
50
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
51
Terrein schoonmaken
4 personen
52
Dierenverblijven nalopen
2 personen
53
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
54
Materialen inventariseren
2 personen
55
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
56
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Scharenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Buitengrill
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Buitenlampenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Statafelbordjesaantal 8

Sportmateriaal

Houten spellenaantal 6
Hoepelsaantal 8
Touwtrektouw
Zachte ballenaantal 8
Pionnenaantal 20
Knutseltafellopersaantal 2
Kleurpotlodenaantal 12
Knutselbakkenaantal 6

Schoonmaak

Handvegers en blikkenaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de veilige bezoekersroute vóór je plattegrond en bewegwijzering maakt. Houd doorgangen vrij en bepaal vooraf waar bezoekers wel en niet bij de dieren mogen komen.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de boerderijdag. Gebruik de definitieve deelnemerslijst daarna voor lunch, hapjes, servies en zitplaatsen; wijzigingen op de ochtend zelf zorgen snel voor tekorten.
Zet partytenten, verlichting, stroom en verlengsnoeren uiterlijk 2 uur voor ontvangst klaar. Test koffiezetapparaten, waterkokers en buitenlampen voordat bezoekers arriveren.
Plan dierenverzorgers in blokken rond het programma, zodat er tijdens ieder bezoekersmoment iemand beschikbaar is. Controleer de dierenverblijven en meet de dierenvoeding vooraf af, niet tijdens de rondleiding.
Richt de aanmeldtafel, koffie- en theepunt en bewegwijzering als eerste bezoekerspunten in. Zet afvalbakken op minstens 3 logische plekken en houd een koelbox achter de hand voor dranken die niet op tafel passen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boerderijdag organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, programma en uitnodigingen. Plan de definitieve deelnemerslijst, dieetwensen en inkopen uiterlijk 7 dagen voor de dag.
Hoeveel dierenverzorgers heb je nodig voor een boerderijdag?: Plan minimaal 1 verantwoordelijke per actief dierenonderdeel en zorg dat er tijdens elk bezoekersblok iemand beschikbaar is. Bij meerdere verblijven werken vaste blokken van 1 tot 2 uur beter dan één persoon voor de hele dag.
Wanneer controleer je het weer voor een boerderijdag?: Controleer de weersverwachting 7 dagen vooraf voor de eerste beslissing over tenten en binnenruimte. Kijk opnieuw 24 uur en 2 uur voor aanvang, zodat je route, verlichting en zitplaatsen nog kunt aanpassen.
Wanneer zet je de partytenten en buffettafels klaar?: Zet de partytenten bij voorkeur 2 tot 3 uur voor ontvangst op en richt daarna de buffettafels in. Plaats eten pas zo laat mogelijk; gekoelde dranken kunnen eerder in koelboxen worden klaargezet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.