Organiser une journée à la ferme sans rien oublier

Une journée à la ferme demande plus qu’un repas et quelques activités : il faut coordonner les visiteurs, les animaux, les repas et les espaces extérieurs. Commencez par fixer la date et le programme, puis gérez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de préparer le site. Le jour venu, installez d’abord les zones sécurisées, l’accueil et les équipements essentiels. Prévoyez aussi une solution concrète en cas de pluie ou de forte chaleur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Établir la liste des participants
6
Vérifier les prévisions météo
7
Faire les courses
2 personnes
8
Planifier les soigneurs animaliers
9
Vérifier les enclos des animaux
2 personnes
10
Déterminer un parcours sécurisé pour les visiteurs
2 personnes
11
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
12
Mesurer la nourriture pour animaux
2 personnes
13
Imprimer le programme et le plan
14
Préparer la table d’inscription
2 personnes
15
Installer les tables et les chaises
4 personnes
16
Installer les tentes de fête
4 personnes
17
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
18
Installer les tables de buffet
3 personnes
19
Installer le point café et thé
2 personnes
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Préparer les encas et le déjeuner
4 personnes
22
Suspendre la décoration
2 personnes
23
Installer la signalisation
2 personnes
24
Installer les points de nourrissage des animaux
2 personnes
25
Installer la table de bricolage
2 personnes
26
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
27
Contrôler les toilettes et les lavabos
2 personnes
28
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
29
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

30
Accueillir les visiteurs
3 personnes
31
Présenter le programme
32
Faire la visite des animaux
2 personnes
33
Encadrer le nourrissage des animaux
3 personnes
34
Encadrer le brossage des poneys
2 personnes
35
Encadrer l’activité de bricolage
2 personnes
36
Encadrer les jeux fermiers
3 personnes
37
Servir le déjeuner et les snacks
3 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
40
Vérifier les enclos des animaux entre-temps
2 personnes
41
Servir le dîner
4 personnes
42
Accompagner les enfants aux activités
3 personnes
43
Gérer la musique et l'éclairage
44
Vider les poubelles
2 personnes
45
Effectuer la dernière ronde des animaux
2 personnes
46
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

47
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
48
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
49
Démonter les tentes de fête
4 personnes
50
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
51
Nettoyer le site
4 personnes
52
Vérifier les enclos des animaux
2 personnes
53
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
54
Inventorier le matériel
2 personnes
55
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
56
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 70
Louchesqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Ciseauxqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Grill extérieur
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceinte portable

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes d'extérieurqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Panneaux de tables hautesqté 8

Matériel de sport

Jeux en boisqté 6
Cerceauxqté 8
Corde de tir à la corde
Balles souplesqté 8
Cônesqté 20
Chemins de table pour tables de bricolageqté 2
Crayons de couleurqté 12
Bacs de bricolageqté 6

Nettoyage

Balais à main et pellesqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations. Indiquez les horaires d’arrivée, des activités, du repas et de la fin, puis utilisez les inscriptions pour établir une liste fiable des participants.
Demandez les allergies, régimes particuliers et besoins d’accès au moment de l’inscription. Faites cette vérification au moins 7 jours avant la journée afin d’adapter les courses et le déjeuner.
Traitez la sécurité des animaux avant l’arrivée du public : vérifiez les enclos, désignez les soigneurs et balisez un parcours séparé des zones de service. Installez les points de nourrissage seulement après avoir contrôlé les accès.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis préparez les tentes, les lampes extérieures et les rallonges en conséquence. Gardez les repas, les boissons et le matériel d’activité à l’abri plutôt que de compter sur une installation de dernière minute.
Installez l’accueil, la signalisation et le plan du site avant les tables du buffet. Prévoyez au moins une table d’inscription, un point café-thé et des poubelles visibles : ce sont les éléments souvent oubliés quand l’équipe se concentre sur les animaux.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée à la ferme ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement pour finaliser les participants, les repas et l’organisation des soigneurs.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la ferme ?: Réservez au minimum 3 heures avant l’arrivée des visiteurs. Ce temps couvre l’installation des tables, chaises et tentes, le branchement de l’éclairage, la signalisation, l’accueil et la vérification finale des enclos.
Que prévoir s’il pleut pendant la journée à la ferme ?: Décidez au moins 48 heures à l’avance quelles activités peuvent être déplacées sous les tentes ou à l’intérieur. Protégez le buffet, la table de bricolage et le matériel électrique, et vérifiez que le parcours reste praticable et sécurisé.
Quand préparer la nourriture pour les animaux ?: Mesurez les quantités le jour même ou la veille, selon les besoins des animaux et les conditions de conservation. Installez les points de nourrissage juste avant l’arrivée du public pour éviter les aliments renversés ou exposés trop longtemps.

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