Cómo organizar un Día de la Granja sin perder el control

Un Día de la Granja combina visitantes, animales, actividades y comida, así que conviene trabajar por fases. Empieza fijando la fecha, el horario y el aforo; después organiza las inscripciones, las preferencias alimentarias y los cuidadores de animales. Durante la semana anterior, revisa el pronóstico, los recintos y el material. El día anterior deja preparado el plano, la señalización, las mesas y todo lo que necesite frío o electricidad.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Gestionar inscripciones
4
Recoger preferencias dietéticas
5
Elaborar la lista de participantes
6
Comprobar el pronóstico del tiempo
7
Hacer la compra
2 personas
8
Programar cuidadores de animales
9
Comprobar los recintos de los animales
2 personas
10
Definir una ruta segura para visitantes
2 personas
11
Comprobar el material de actividades
2 personas
12
Medir la comida de los animales
2 personas
13
Imprimir el programa y el plano
14
Preparar la mesa de inscripciones
2 personas
15
Montar mesas y sillas
4 personas
16
Montar carpas
4 personas
17
Conectar la electricidad y la iluminación
2 personas
18
Montar mesas de buffet
3 personas
19
Montar el punto de café y té
2 personas
20
Enfriar las bebidas
2 personas
21
Preparar aperitivos y almuerzo
4 personas
22
Colgar la decoración
2 personas
23
Colocar la señalización
2 personas
24
Preparar los puntos de alimentación de animales
2 personas
25
Montar la mesa de manualidades
2 personas
26
Preparar los materiales del juego
2 personas
27
Revisar los baños y lavabos
2 personas
28
Realizar el control de seguridad
2 personas
29
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

30
Recibir a los visitantes
3 personas
31
Presentar el programa
32
Hacer una visita guiada por los animales
2 personas
33
Guiar la alimentación de los animales
3 personas
34
Supervisar el cepillado de ponis
2 personas
35
Coordinar la actividad de manualidades
2 personas
36
Guiar los juegos de granja
3 personas
37
Servir el almuerzo y los aperitivos
3 personas
38
Rellenar las bebidas
2 personas
39
Reponer el bufé
2 personas
40
Comprobar los alojamientos de animales periódicamente
2 personas
41
Servir la cena
4 personas
42
Acompañar a los niños a las actividades
3 personas
43
Controlar la música y la iluminación
44
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
45
Realizar la última ronda de animales
2 personas
46
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

47
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
48
Desmontar mesas y sillas
4 personas
49
Desmontar las carpas
4 personas
50
Lavar la vajilla y los utensilios de cocina
3 personas
51
Limpiar el recinto
4 personas
52
Revisar los alojamientos de animales
2 personas
53
Retirar la decoración y la señalización
2 personas
54
Inventariar materiales
2 personas
55
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
56
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 8
Sillascant. 60
Taburetes de barcant. 6
Mesas de buffetcant. 4
Papeleracant. 6

Vajilla

Platos reutilizablescant. 70
Cuencos reutilizablescant. 50
Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 50
Cubiertoscant. 70
Cucharonescant. 10

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Tijerascant. 3
Bandejas de servircant. 12
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Parrilla exterior
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Altavoz portátil

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de exteriorcant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 8
Pizarrascant. 6
Carteles para mesas altascant. 8

Material deportivo

Juegos de maderacant. 6
Aroscant. 8
Cuerda para tira y afloja
Pelotas blandascant. 8
Conoscant. 20
Manteles de manualidadescant. 2
Lápices de colorescant. 12
Cajas para manualidadescant. 6

Limpieza

Escobillas y recogedorescant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Define un programa con bloques de 30 a 60 minutos y deja al menos 15 minutos entre actividades para mover grupos sin cruzarlos con las zonas de animales.
Cierra las inscripciones 3 o 4 días antes y prepara una lista única de participantes con las preferencias dietéticas; así puedes calcular comida, vajilla y plazas sin improvisar.
Revisa cada recinto y marca una ruta de visitantes de sentido único. Coloca la señalización antes de abrir y asigna al menos una persona responsable de cada punto de alimentación o actividad.
Comprueba el pronóstico 48 horas antes y decide cuándo montar las carpas. Protege las mesas de buffet, la mesa de manualidades y el punto de café y té de la lluvia y del viento.
Monta electricidad e iluminación antes de colocar la comida: prueba cables, regletas, máquinas de café y luces con 60 minutos de margen. Enfría las bebidas y prepara el almuerzo justo antes del inicio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de la Granja?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar la fecha, el programa y las inscripciones. Deja cerradas las compras, los cuidadores y la revisión de los recintos como máximo 3 días antes.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para un Día de la Granja?: Ciérralas 3 o 4 días antes del evento. Ese plazo permite elaborar la lista definitiva, recoger alergias o dietas y calcular las raciones de comida y bebida.
¿Qué se hace si llueve durante el Día de la Granja?: Decide el plan alternativo al menos 48 horas antes y monta las carpas con tiempo. Mantén las rutas alejadas del barro, protege la comida y cancela cualquier actividad exterior que no pueda hacerse con seguridad.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar el espacio?: Calcula entre 2 y 3 horas para montar carpas, mesas, sillas, buffet, señalización, iluminación y zonas de actividades. Reserva otros 60 minutos para probar la electricidad, enfriar bebidas y revisar la ruta de visitantes.

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