Zo organiseer je een boekenruilmarkt

Begin met de datum, locatie en duidelijke ruilregels; die bepalen hoeveel deelnemers, tafels en vrijwilligers je nodig hebt. Laat bezoekers zich vooraf aanmelden en vraag meteen hoeveel boeken ze meenemen en welke dieetwensen ze hebben. Werk daarna de plattegrond, boekindeling en bewegwijzering uit. Regel uiterlijk een week vooraf de tafels, stroompunten, betaalmiddelen en vrijwilligers. Op de dag zelf sorteer je de boeken vóór opening en richt je een aparte inschrijftafel in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Ruilregels opstellen
2 personen
3
Aanmeldformulier maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Promotie online plaatsen
6
Posters verspreiden
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Tafels voor deelnemers reserveren
10
Stroompunten controleren
11
Plattegrond maken
2 personen
12
Vrijwilligers inplannen
13
Leveranciers bevestigen
14
Deelnemerslijst afronden
15
Labels en bewegwijzering printen
2 personen
16
Ruilbonnen voorbereiden
2 personen
17
Boekentafels indelen
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Boeken sorteren
4 personen
22
Kassa en betaalmiddelen klaarzetten
2 personen
23
Inschrijftafel voorbereiden
2 personen
24
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
25
Partytenten opbouwen
4 personen
26
Boekenbakken plaatsen
3 personen
27
Genres bewegwijzeren
2 personen
28
Decoratie ophangen
2 personen
29
Verlichting aansluiten
2 personen
30
Koffiepunt inrichten
2 personen
31
Hapjes klaarzetten
2 personen
32
Ruilbonnen en pennen klaarleggen
33
Geluidsniveau controleren
34
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
35
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

36
Bezoekers ontvangen
3 personen
37
Boeken innemen
3 personen
38
Boeken controleren
3 personen
39
Ruilbonnen uitdelen
2 personen
40
Boeken op genre sorteren
4 personen
41
Bezoekers informeren
2 personen
42
Ruiltafel begeleiden
2 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Hapjes aanvullen
2 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Afvalbakken legen
2 personen
47
Tafels tussentijds opruimen
2 personen
48
Ruilvoorraad bijwerken
2 personen
49
Laatste ruilronde aankondigen
50
Niet-geruilde boeken registreren
3 personen
51
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

52
Boeken in dozen verpakken
4 personen
53
Boeken naar opslag verplaatsen
3 personen
54
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
55
Partytenten afbreken
4 personen
56
Decoratie verwijderen
2 personen
57
Apparatuur uitschakelen
2 personen
58
Servies verzamelen
2 personen
59
Afval verzamelen
3 personen
60
Locatie schoonmaken
4 personen
61
Boeken naar goede doelen brengen
2 personen
62
Geleende materialen retourneren
2 personen
63
Restanten opbergen
2 personen
64
Gevonden voorwerpen bewaren
65
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 30
Partytentenaantal 2
Boekenkastenaantal 6
Klaptafelsaantal 4
Krukkenaantal 4
Boekenbakkenaantal 20
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Pinapparaat

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Slingersaantal 8
Boekenthema postersaantal 10
Prijskaartjesaantal 100
Naambordjesaantal 40

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Overig

Boekendozenaantal 30
Ruilbonnenaantal 400
Pennenaantal 30
Stiftenaantal 12
Plakbandrollenaantal 6
Schrijfbordjesaantal 8
Kleingeldkassa

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de ruilregels concreet: bepaal vooraf hoeveel boeken iemand mag inbrengen en hoeveel ruilbonnen daartegenover staan. Zet deze regels op de uitnodiging én bij de inschrijftafel, zodat je op de dag zelf minder hoeft uit te leggen.
Plan de ruimte vanuit de bezoekersstroom. Zet de inschrijftafel bij de ingang, houd doorgangen vrij en reserveer per deelnemer een tafel of duidelijk gemarkeerde plek; maak de plattegrond uiterlijk een week vooraf.
Sorteer boeken vóór de deuren opengaan, bijvoorbeeld op genre of thema. Leg labels en bewegwijzering klaar en gebruik boekenkasten of boekenbakken voor kleine formaten, zodat tafels niet meteen onoverzichtelijk worden.
Plan naast opbouw ook een afsluitploeg. Reken op minstens 30 minuten voor het verzamelen van achtergebleven boeken, het legen van afvalbakken en het afbreken van tafels en partytenten.
Test stroom en betaling vóór de eerste bezoeker komt. Controleer verlengkabels en stekkerdozen, zet het pinapparaat klaar en test koffiezetapparaten, waterkokers en eventuele luidsprekers minimaal 1 uur voor opening.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren organiseer je een boekenruilmarkt?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen en open de aanmeldingen daarna direct, zodat je uiterlijk 2 weken voor de markt de deelnemerslijst en tafelindeling kunt afronden.
Hoeveel boeken moet iemand meenemen naar een boekenruilmarkt?: Kies één vaste limiet, bijvoorbeeld maximaal 10 boeken per deelnemer, en vermeld die bij de aanmelding. Geef vooraf ook aan of alleen complete, leesbare boeken worden geaccepteerd; dat voorkomt discussie bij de inschrijftafel.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een boekenruilmarkt?: Plan minimaal 1 vrijwilliger bij de inschrijving, 1 voor het sorteren en aanvullen van boeken en 1 aanspreekpunt voor de organisatie. Bij meer dan ongeveer 50 deelnemers zijn 4 tot 6 vrijwilligers praktischer, verdeeld over opbouw, zaal en afsluiting.
Wanneer maak je de plattegrond en boekentafels klaar?: Maak de plattegrond uiterlijk 1 week vooraf en zet tafels, stoelen en boekenkasten op de dag zelf minstens 2 uur voor opening klaar. Sorteer de eerste boeken daarna meteen, zodat de markt niet start met losse stapels en onduidelijke plekken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.