Zo organiseer je een overzichtelijke boekenmarkt

Begin met datum, locatie en het aantal beschikbare kramen. Benader daarna verkopers, verwerk hun aanmeldingen en verzamel gegevens zoals contactinformatie en dieetwensen. Werk de marktindeling uit voordat je tafels, stoelen en eventuele partytenten reserveert. In de laatste week draait alles om duidelijke kraamnummers, gecontroleerde boeken, betaalmiddelen en een praktische opbouwvolgorde. Zo voorkom je dat verkopers op de dag zelf nog moeten zoeken naar hun plek of stroomaansluiting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Marktindeling uitwerken
2 personen
3
Deelnemende verkopers benaderen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Verkopersgegevens verzamelen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Tafels en stoelen reserveren
9
Partytenten reserveren
10
Betaalwijze voor verkopers bepalen
2 personen
11
Kraamindeling aan verkopers sturen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Weersverwachting controleren
14
Bewegwijzering ontwerpen
15
Prijslabels voorbereiden
2 personen
16
Verkoperslijst afdrukken
17
Plattegrond afdrukken
18
Kasgeld opnemen
19
Boeken sorteren
4 personen
20
Boeken controleren op beschadiging
3 personen
21
Kisten en dozen labelen
2 personen
22
Infotafel voorbereiden
2 personen
23
Cateringboodschappen doen
2 personen
24
Contant geld verdelen
2 personen
25
Boeken en materialen klaarzetten
4 personen
26
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Kraamvakken markeren
2 personen
29
Verlichting ophangen
2 personen
30
Stroompunten controleren
2 personen
31
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
32
Kramen inrichten
6 personen
33
Infotafel inrichten
2 personen
34
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen
37
Kassa en betaalpunt installeren
2 personen
38
Toiletten controleren
39
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen

Event

40
Verkopers ontvangen
3 personen
41
Bezoekers verwelkomen
3 personen
42
Informatietafel bemannen
2 personen
43
Kassa bemannen
2 personen
44
Boekenkramen begeleiden
3 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Hapjes serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Kramen tussentijds opruimen
3 personen
50
Voorraad boeken aanvullen
2 personen
51
Verkopers informeren over sluiting
52
Verkoop afronden
2 personen
53
Verkopers uitchecken
3 personen

Nazorg

54
Boeken en kisten verzamelen
5 personen
55
Kassa afsluiten
2 personen
56
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
57
Partytenten afbreken
4 personen
58
Decoratie en borden verwijderen
2 personen
59
Servies en glazen afwassen
3 personen
60
Koelboxen legen
2 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Gevonden voorwerpen verzamelen
64
Materialen terugbrengen
2 personen
65
Partytenten retourneren
2 personen
66
Overgebleven boeken verdelen
2 personen
67
Verkopersafrekeningen versturen
2 personen
68
Foto’s en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Markttafelsaantal 20
Stoelenaantal 30
Partytentenaantal 4
Tafelkleedhoezenaantal 20
Boekenkistenaantal 40
Opbergstellingenaantal 8
Klaptafelsaantal 2

Apparatuur

Kassa
Pinapparaat
Betaaltelefoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Handmicrofoon

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 4

Decoratie

Welkomstbord
Kraamnummersaantal 20
Bewegwijzerbordenaantal 10
Infobordaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Plakhaakjesaantal 30
Touwaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerplateausaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukentangenaantal 4
Koelelementenaantal 12

Catering

Boodschappen

Kassa

Geldkistaantal 2
Kassabonnenaantal 4
Prijsstickersaantal 1500
Kleingeldbakjesaantal 6
Pennenaantal 20
Stempelaantal 2
Stempelinktaantal 2
Rekenmachinesaantal 4

Boekverkoop

Boekenleggersaantal 500
Papieren draagtassenaantal 300
Noppenfolieaantal 2
Inpakpapieraantal 4
Plakbandhoudersaantal 6
Plakbandrollenaantal 12
Kartonnen dozenaantal 80
Klembordenaantal 8
Catalogusbakkenaantal 12
Boekensteunenaantal 40
Labelhoudersaantal 40
Markeringsstiftenaantal 24
A4-schrijfblokkenaantal 10
Papiersnijder

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 8
Schoonmaakdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 3

Veiligheid

Antislipmattenaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Zaklampenaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 8

Tips

Stuur de kraamindeling uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf naar alle verkopers. Vermeld per kraam het nummer, de beschikbare tafelruimte en waar zij kunnen laden en lossen.
Controleer boeken niet pas tijdens het opbouwen. Sorteer ze vooraf en houd beschadigde exemplaren apart; label kisten en dozen per verkoper of onderwerp, zodat je op de marktdag niet opnieuw hoeft te zoeken.
Leg de betaalwijze voor verkopers vóór het versturen van de uitnodigingen vast. Zorg op de dag zelf voor een kassa, pinapparaat of betaaltelefoon en neem kasgeld op tijd op; verdeel contant geld niet pas na opening.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst tafels, stoelen en partytenten, daarna kraamnummers en bewegwijzering, en pas als laatste de boeken en infotafel. Reken bij een markt met meerdere kramen op minstens 60 minuten voor de inrichting.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf wanneer de markt buiten plaatsvindt. Zet partytenten, verlengkabels, stekkerdozen en verlichting klaar en wijs vooraf aan welke vrijwilliger het weerbericht en de laatste aanpassingen opvolgt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een boekenmarkt organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en verkopers. Reserveer tafels, stoelen en partytenten zodra je het verwachte aantal kramen kent, bij voorkeur uiterlijk 4 weken voor de markt.
Hoeveel verkopers passen er aan één markttafel?: Reken bij een standaard markttafel op 1 verkoper als die veel boeken meeneemt, of maximaal 2 verkopers met een compacte voorraad. Maak de definitieve kraamindeling pas nadat je per verkoper de hoeveelheid boeken en gewenste tafelruimte hebt verzameld.
Wanneer stuur je de kraamindeling naar verkopers?: Stuur de indeling 3 tot 5 dagen voor de boekenmarkt. Geef daarnaast op de dag zelf kraamnummers en een geprinte plattegrond bij de ingang of infotafel, zodat verkopers hun plek binnen 10 minuten kunnen vinden.
Hoeveel kasgeld heb je nodig voor een boekenmarkt?: Dat hangt af van je prijzen en betaalwijze, maar zorg per kassa voor wisselgeld in kleine coupures en munten voor de eerste 2 uur. Tel het kasgeld vóór opening en registreer daarna elke aanvulling of overdracht tussen vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.