Organiser un marché du livre, étape par étape

Un marché du livre se prépare d’abord sur plan, puis avec les vendeurs et enfin sur le terrain. Commencez par confirmer la date et le lieu, avant de fixer l’aménagement, les inscriptions et la répartition des stands. Prévoyez ensuite les tables, chaises, tentes et moyens de paiement, puis gardez les derniers jours pour l’étiquetage, la caisse et le tri des livres. Les oublis les plus fréquents concernent les coordonnées des vendeurs, les besoins alimentaires et la solution de repli en cas de mauvais temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
3
Contacter les vendeurs participants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Collecter les coordonnées des vendeurs
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Réserver des tables et des chaises
9
Réserver des tentes de réception
10
Définir le mode de paiement pour les vendeurs
2 personnes
11
Envoyer la répartition des stands aux vendeurs
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Vérifier les prévisions météo
14
Concevoir la signalétique
15
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
16
Imprimer la liste des vendeurs
17
Imprimer le plan
18
Retirer la caisse
19
Trier les livres
4 personnes
20
Vérifier les livres pour détecter d’éventuels dommages
3 personnes
21
Étiqueter les caisses et les boîtes
2 personnes
22
Préparer le stand d'information
2 personnes
23
Faire les courses du catering
2 personnes
24
Répartir l’argent liquide
2 personnes
25
Préparer les livres et le matériel
4 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Marquer les emplacements des stands
2 personnes
29
Installer l'éclairage
2 personnes
30
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
31
Installer la signalisation
2 personnes
32
Aménager les stands
6 personnes
33
Aménager la table d’information
2 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Installer la caisse et le point de paiement
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
39
Dégager les voies de sécurité
2 personnes

Événement

40
Accueil des vendeurs
3 personnes
41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
42
Tenir le stand d’information
2 personnes
43
Tenir la caisse
2 personnes
44
Encadrer les stands de livres
3 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Ranger les stands entre-temps
3 personnes
50
Ravitailler le stock de livres
2 personnes
51
Informer les vendeurs de la fermeture
52
Finaliser la vente
2 personnes
53
Faire le check-out des vendeurs
3 personnes

Suivi

54
Rassembler les livres et les caisses
5 personnes
55
Clôturer la caisse
2 personnes
56
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
57
Démonter les tentes de fête
4 personnes
58
Enlever la décoration et les assiettes
2 personnes
59
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
60
Vider les glacières
2 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Nettoyer le lieu
4 personnes
63
Rassembler les objets trouvés
64
Rapporter le matériel
2 personnes
65
Retourner les tentes de réception
2 personnes
66
Distribuer les livres restants
2 personnes
67
Envoyer les relevés des vendeurs
2 personnes
68
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de marchéqté 20
Chaisesqté 30
Tentes de réceptionqté 4
Housses de nappesqté 20
Caisses à livresqté 40
Rayonnages de rangementqté 8
Tables pliantesqté 2

Équipement

Caisse
Terminal de paiement
Téléphone de paiement
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 3
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Microphone à main

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 4

Décoration

Panneau d’accueil
Numéros des standsqté 20
Panneaux de signalisationqté 10
Panneau d’informationqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Crochets adhésifsqté 30
Cordeqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 6

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de cuisineqté 4
Pains de glaceqté 12

Catering

Courses

Caisse

Caisseqté 2
Reçusqté 4
Étiquettes de prixqté 1500
Bacs à monnaieqté 6
Stylosqté 20
Tamponqté 2
Encre pour tamponqté 2
Calculatricesqté 4

Vente de livres

Marque-pagesqté 500
Sacs en papierqté 300
Film à bullesqté 2
Papier cadeauqté 4
Dévidoirs de ruban adhésifqté 6
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Boîtes en cartonqté 80
Presse-papiersqté 8
Bacs à cataloguesqté 12
Serre-livresqté 40
Porte-étiquettesqté 40
Marqueursqté 24
Blocs-notes A4qté 10
Massicot

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Poubellesqté 8
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 3

Sécurité

Tapis antidérapantsqté 8
Passe-câblesqté 10
Lampes de pocheqté 4
Gilets réfléchissantsqté 8

Conseils

Fixez la date, le lieu et le plan d’installation au moins 6 semaines avant le marché. Les vendeurs doivent connaître rapidement la largeur de leur table, l’accès au site et les horaires d’arrivée.
Centralisez les inscriptions dans un seul tableau avec le nom, le téléphone, l’adresse e-mail, les besoins alimentaires et le mode de paiement choisi. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu sous 7 jours.
Envoyez la répartition des stands au moins 10 jours avant l’événement, puis imprimez une version pour l’accueil et une autre pour l’équipe d’installation. Numérotez les stands sur place pour éviter les changements improvisés.
Contrôlez le matériel 48 heures avant : tables, chaises, tentes, rallonges, multiprises, éclairage et appareils de paiement. Testez chaque terminal et prévoyez une solution pour les paiements en espèces.
Ne gardez pas le tri des livres pour le matin même. Vérifiez les dommages, étiquetez les caisses et préparez les prix, la signalétique, le plan et la liste des vendeurs la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché du livre ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour contacter les vendeurs, traiter les inscriptions et réserver le mobilier. Gardez les 2 derniers jours pour la vérification du matériel, le tri des livres et l’installation.
Quand faut-il contacter les vendeurs pour un marché du livre ?: Contactez-les au moins 6 semaines avant la date prévue. Demandez dès le premier message leurs coordonnées, leurs besoins alimentaires et leur préférence pour le paiement.
Combien de tables faut-il prévoir pour un marché du livre ?: Comptez une table par stand confirmé, puis ajoutez 10 % de marge si le lieu le permet. Réservez aussi les chaises et les tentes en même temps, idéalement 4 à 6 semaines avant.
Que faut-il préparer la veille d’un marché du livre ?: Préparez les livres, les caisses étiquetées, les prix, la liste des vendeurs, le plan et la signalétique. Vérifiez également la caisse, les terminaux de paiement, les rallonges et les prévisions météo la veille au soir.

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