Boekenmarkt organiseren: complete checklist

Een boekenmarkt organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, locatie en verkopers, daarna de indeling en materialen. Reserveer tafels, stoelen en partytenten op tijd en verzamel vooraf alle verkopersgegevens. In de laatste week controleer je het weer, druk je de plattegrond en verkoperslijst af en maak je prijslabels. Op de dag zelf draait het om duidelijke kraamnummers, gelabelde boekenkisten, een werkende betaaloplossing en voldoende kasgeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Marktindeling uitwerken
2 personen
Deelnemende verkopers benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Verkopersgegevens verzamelen
Dieetwensen verzamelen
Tafels en stoelen reserveren
Partytenten reserveren
Betaalwijze voor verkopers bepalen
2 personen
Kraamindeling aan verkopers sturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Bewegwijzering ontwerpen
Prijslabels voorbereiden
2 personen
Verkoperslijst afdrukken
Plattegrond afdrukken
Kasgeld opnemen
Boeken sorteren
4 personen
Boeken controleren op beschadiging
3 personen
Kisten en dozen labelen
2 personen
Infotafel voorbereiden
2 personen
Cateringboodschappen doen
2 personen
Contant geld verdelen
2 personen
Boeken en materialen klaarzetten
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Kraamvakken markeren
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Kramen inrichten
6 personen
Infotafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kassa en betaalpunt installeren
2 personen
Toiletten controleren
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen

Event

Verkopers ontvangen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Informatietafel bemannen
2 personen
Kassa bemannen
2 personen
Boekenkramen begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Kramen tussentijds opruimen
3 personen
Voorraad boeken aanvullen
2 personen
Verkopers informeren over sluiting
Verkoop afronden
2 personen
Verkopers uitchecken
3 personen

Nazorg

Boeken en kisten verzamelen
5 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie en borden verwijderen
2 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
2 personen
Partytenten retourneren
2 personen
Overgebleven boeken verdelen
2 personen
Verkopersafrekeningen versturen
2 personen
Foto’s en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Markttafelsaantal 20
Stoelenaantal 30
Partytentenaantal 4
Tafelkleedhoezenaantal 20
Boekenkistenaantal 40
Opbergstellingenaantal 8
Klaptafelsaantal 2

Apparatuur

Kassa
Pinapparaat
Betaaltelefoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Handmicrofoon

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 4

Decoratie

Welkomstbord
Kraamnummersaantal 20
Bewegwijzerbordenaantal 10
Infobordaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Plakhaakjesaantal 30
Touwaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerplateausaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukentangenaantal 4
Koelelementenaantal 12

Catering

Boodschappen

Kassa

Geldkistaantal 2
Kassabonnenaantal 4
Prijsstickersaantal 1500
Kleingeldbakjesaantal 6
Pennenaantal 20
Stempelaantal 2
Stempelinktaantal 2
Rekenmachinesaantal 4

Boekverkoop

Boekenleggersaantal 500
Papieren draagtassenaantal 300
Noppenfolieaantal 2
Inpakpapieraantal 4
Plakbandhoudersaantal 6
Plakbandrollenaantal 12
Kartonnen dozenaantal 80
Klembordenaantal 8
Catalogusbakkenaantal 12
Boekensteunenaantal 40
Labelhoudersaantal 40
Markeringsstiftenaantal 24
A4-schrijfblokkenaantal 10
Papiersnijder

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 8
Schoonmaakdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 3

Veiligheid

Antislipmattenaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Zaklampenaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 8

Tips

Plan de kraamindeling pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Stuur de definitieve indeling uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de markt, zodat verkopers weten waar hun tafel staat.
Controleer per verkoper hoeveel tafelruimte nodig is en label kisten en dozen vooraf. Zo voorkom je dat boeken bij het opbouwen door elkaar raken of zonder prijs blijven liggen.
Test kassa, pinapparaat en betaaltelefoon uiterlijk de dag ervoor. Neem daarnaast contant geld op en verdeel het over de kassa en een reserve, zodat je niet voor elke kleine verkoop hoeft te wisselen.
Maak een weerplan zodra de markt buiten plaatsvindt. Controleer de verwachting 48 uur vooraf en zet partytenten, verlengkabels, stekkerdozen en verlichting klaar voordat de eerste verkopers arriveren.
Richt een infotafel in met de verkoperslijst, plattegrond en bewegwijzering. Zet kraamnummers zichtbaar op ooghoogte en plan minimaal 60 minuten voor de opening om boeken en materialen klaar te zetten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boekenmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en verkopers. Reserveer tafels, stoelen en partytenten zodra de locatie vaststaat; die materialen zijn vaak eerder bezet dan je verwacht.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een boekenmarkt?: Tel per deelnemende verkoper de afgesproken tafelruimte op en voeg 1 tot 2 extra tafels toe voor de infotafel, kassa en eventuele catering. Bevestig het definitieve aantal nadat alle aanmeldingen zijn verwerkt, bij voorkeur uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer stuur ik de kraamindeling naar verkopers?: Stuur de definitieve kraamindeling 3 tot 5 dagen voor de markt. Vermeld daarin het kraamnummer, de opbouwtijd, de betaalwijze en waar verkopers zich bij aankomst melden.
Hoeveel kasgeld heb ik nodig voor een boekenmarkt?: Reserveer per verkoper genoeg wisselgeld voor kleine aankopen en maak vooraf een verdeling van de coupures. Controleer de kassa en het pinapparaat de dag ervoor en houd een aparte reserve achter de hand voor de eerste 2 uur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.