Zo organiseer je een boekenmarkt zonder last-minute chaos

Begin met de datum, locatie en gewenste openingstijden; die bepalen hoeveel vrijwilligers, tafels en ruimte je nodig hebt. Regel daarna de werving en promotie, zodat boekdonaties en aanmeldingen op tijd binnenkomen. Plan een vaste sorteerdag waarop je boeken controleert, per genre bundelt en van prijsstickers voorziet. Leg uiterlijk een week vooraf de plattegrond, betalingsprocedure en vrijwilligersdiensten vast. De laatste dagen gebruik je voor voorraadlijsten, kassamateriaal, dozen en de koffie- en hapjesvoorziening.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Vrijwilligers werven
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Promotie online plaatsen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vrijwilligersdiensten indelen
2 personen
8
Boekdonaties ontvangen
3 personen
9
Boeken sorteren
4 personen
10
Boeken controleren
4 personen
11
Boeken prijzen
4 personen
12
Boeken per genre bundelen
4 personen
13
Voorraadlijst maken
2 personen
14
Categorie- en prijsborden maken
2 personen
15
Plattegrond van de markt maken
2 personen
16
Betalingsprocedure vastleggen
2 personen
17
Reserveringen maken
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Kassamateriaal voorbereiden
2 personen
21
Boeken in dozen verpakken
4 personen
22
Vrijwilligers informeren
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Hapjes klaarzetten
2 personen
25
Tafels opstellen
4 personen
26
Stoelen en kratten plaatsen
3 personen
27
Boeken uitstallen
6 personen
28
Prijsborden ophangen
2 personen
29
Wegwijzers plaatsen
2 personen
30
Kassa inrichten
2 personen
31
Betaalapparatuur testen
2 personen
32
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
33
Toiletten controleren
34
Entree en uitgang controleren
2 personen

Event

35
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
36
Bezoekers verwelkomen
2 personen
37
Boekentafels aanvullen
3 personen
38
Kassa bemannen
2 personen
39
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
40
Dranken en hapjes serveren
2 personen
41
Dranken bijvullen
42
Afvalbakken legen
43
Koffiepunt schoonhouden
44
Verkochte boeken registreren
2 personen
45
Laatste bezoekers informeren
2 personen
46
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

47
Boeken inpakken
4 personen
48
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
49
Servies afwassen
2 personen
50
Afval verzamelen
2 personen
51
Locatie schoonmaken
4 personen
52
Materialen terugbrengen
2 personen
53
Overgebleven boeken opslaan
3 personen
54
Restant boodschappen opruimen
55
Verkoopopbrengst afstorten
2 personen
56
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 30
Boekenkastenaantal 4
Boekenkarrenaantal 2
Kledingrek
Kunststof krattenaantal 30
Boeksteunenaantal 20
Tafelkledenaantal 12

Servies

Koffiemokkenaantal 60
Drinkglazenaantal 60
Gebaksbordenaantal 60
Theelepelsaantal 60
Serveerbladenaantal 4
Serveertangenaantal 4

Apparatuur

Geldkistenaantal 2
Pinapparaat
Rekenmachinesaantal 2
Laptop
Printer
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Handtransportwagensaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Kantoorartikelen

Prijsstickersaantal 1000
Pennenaantal 20
Stiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 6
Kassablokkenaantal 4
Scharenaantal 6
Plakbandhoudersaantal 4
Nietmachinesaantal 2
Etikettenvellenaantal 10

Decoratie

Boekenmarktbanierenaantal 2
Categoriekaartenaantal 20
Wegwijzerbordenaantal 10

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Voorraad

Verkoopboekenaantal 500
Boekendozenaantal 40

Tips

Plan één sorteermoment van minimaal 3 uur zodra de meeste boekdonaties binnen zijn. Controleer elk boek op ontbrekende pagina’s, schade en dubbele exemplaren voordat je het een prijs geeft.
Maak per genre een aparte tafel of boekenkast en zet categorie- en prijsborden op ooghoogte. Houd daarnaast een voorraadlijst bij, zodat je tijdens de markt snel kunt zien welke stapels nog aangevuld moeten worden.
Leg de betalingsprocedure uiterlijk 7 dagen vooraf vast. Test het pinapparaat, tel het wisselgeld voor de geldkisten en leg kassablokken en rekenmachines klaar op één vaste plek.
Deel vrijwilligersdiensten minimaal 5 dagen vooraf in, met telkens een aanspreekpunt voor ontvangst, verkoop en koffie. Plan bij een markt van meer dan 4 uur een wisselmoment, zodat dezelfde persoon niet de hele tijd bij de kassa staat.
Maak de markt de avond ervoor grotendeels verkoopklaar: verpak boeken per tafel of genre in kunststof kratten, zet tafels en boeksteunen klaar en leg verlenghaspels en stekkerdozen op de juiste plaatsen. Zet dranken koud en bewaar hapjes afgedekt tot vlak voor opening.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een boekenmarkt te organiseren?: Reken op 4 tot 6 weken voor een markt met boekdonaties en vrijwilligers. Reserveer in de laatste week minstens één sorteermiddag van 3 uur en een voorbereidingsblok van 2 uur voor kassa, indeling en materialen.
Wanneer moet je boeken inzamelen voor een boekenmarkt?: Start de inzameling uiterlijk 3 weken voor de markt en bepaal een sluitingsdatum 7 dagen voor opening. Zo houd je tijd over om boeken te controleren, prijzen en per genre te bundelen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een boekenmarkt?: Gebruik als richtlijn 1 vrijwilliger voor ontvangst en kassa, 1 voor het aanvullen en ordenen van boeken en 1 aanspreekpunt per dienst. Bij een markt langer dan 4 uur plan je minimaal twee diensten van 2 tot 3 uur.
Hoe richt je een boekenmarkt overzichtelijk in?: Maak vooraf een plattegrond met aparte zones per genre en houd een doorgang van ongeveer 1 meter vrij. Zet de kassa bij de uitgang, plaats prijsborden zichtbaar en gebruik boeksteunen of karren voor instabiele stapels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.