Zo organiseer je een bingoavond zonder stress

Begin een bingoavond niet met decoratie of prijzen, maar met de zaal, datum en verwachte opkomst. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, leg je dieetwensen vast en kies je het aantal bingokaarten, tafels en stoelen. Regel daarna de prijzen, boodschappen en het spelmateriaal. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke opstelling, een goed hoorbare bingomaster en een ontvangsttafel die minstens 30 minuten voor aanvang klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Datum en tijden bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Bingokaarten selecteren
8
Prijzen inkopen
9
Boodschappenlijst controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Bingoballen controleren
12
Bingokaarten sorteren
2 personen
13
Prijzen verpakken
2 personen
14
Draaiboek en nummers klaarleggen
15
Ruimte openen
2 personen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen plaatsen
3 personen
18
Registratietafel inrichten
19
Bingotafels klaarzetten
2 personen
20
Decoratie ophangen
2 personen
21
Prijzen uitstallen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
24
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

25
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
26
Gasten welkom heten
2 personen
27
Bingokaarten uitdelen
2 personen
28
Koffie en thee serveren
2 personen
29
Spelregels toelichten
30
Bingorondes begeleiden
2 personen
31
Winnende kaarten controleren
2 personen
32
Prijzen uitreiken
33
Hapjes serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Buffet aanvullen
2 personen
36
Laatste bingoronde begeleiden
2 personen
37
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

38
Bingomateriaal verzamelen
2 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Ruimte schoonmaken
3 personen
43
Decoratie verwijderen
2 personen
44
Overgebleven spullen inpakken
2 personen
45
Geleende materialen retourneren
46
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Registratietafel
Bingomastertafel
Prijstafel

Apparatuur

Bingomolen
Bingoballenaantal 90
Microfoon
Luidspreker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Spelmateriaal

Bingokaartenaantal 60
Bingostiftenaantal 60
Reservebingokaartenaantal 20
Nummerbordjesaantal 90
Prijzenaantal 20
Prijskaartjesaantal 20

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Bingoballonnenaantal 30
Slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Cijferslinger

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de zaal en bevestig de tijden zodra de datum vaststaat. Plan minimaal 60 minuten voor de start om tafels, stoelen, registratie en bingomateriaal op te bouwen.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht en vraag dieetwensen direct uit. Stuur uiterlijk 3 dagen voor de bingo een bevestiging, zodat je het aantal kaarten, hapjes en zitplaatsen kunt afronden.
Leg per bingotafel de kaarten, stiften en reservekaarten klaar. Houd minstens 1 reservebingokaart per 10 deelnemers achter de hand voor een fout, verlies of een onverwachte gast.
Test microfoon, luidspreker, bingomolen en verlichting vóór de zaal opengaat. Leg ook verlengkabels en stekkerdozen klaar; een ontbrekende aansluiting kost vlak voor de start onnodig veel tijd.
Maak een kort draaiboek met de volgorde van de rondes, prijzen en pauzes. Zet prijzen met prijskaartjes uitgestald en laat één persoon de nummers en uitgifte controleren, zodat een gewonnen prijs niet zoekraakt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een bingoavond op te bouwen?: Plan minimaal 60 minuten voor de opbouw en nog 30 minuten voor de ontvangst. Zet eerst tafels en stoelen neer, daarna de registratie- en bingomastertafel, en test vervolgens geluid en spelmateriaal.
Hoeveel bingokaarten heb ik nodig voor een bingoavond?: Regel voor iedere deelnemer minimaal één bingokaart en leg daarnaast ongeveer 10% reservekaarten klaar. Bij 40 deelnemers betekent dat 44 kaarten, zodat je onverwachte gasten of beschadigde kaarten kunt opvangen.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een bingoavond versturen?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 3 dagen voor de avond. Dan heb je tijd om kaarten, prijzen, hapjes, drank en de tafelindeling op het definitieve aantal af te stemmen.
Hoeveel prijzen heb je nodig voor een bingoavond?: Bepaal het aantal prijzen aan de hand van het aantal geplande rondes en pauzemomenten, en leg voor elke ronde de prijs vooraf apart. Houd minimaal één extra prijs achter de hand voor een gelijkspel of een fout in de uitgifte.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.