Organiser une soirée bingo, étape par étape

Une soirée bingo se prépare surtout dans le bon ordre : d’abord la salle et les inscriptions, puis le matériel de jeu, les lots et l’accueil. Prévoyez les besoins alimentaires avant les achats et gardez quelques cartons de secours pour éviter de bloquer une partie. Le jour J, installez la table du maître de bingo, les tables de jeu et les prix avant l’arrivée des participants. Un conducteur imprimé vous aide ensuite à garder un rythme régulier.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Confirmer la date et les heures
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les inscriptions
7
Sélectionner les cartes de bingo
8
Acheter les prix
9
Vérifier la liste des courses
10
Faire les courses
2 personnes
11
Vérifier les boules de bingo
12
Trier les cartons de bingo
2 personnes
13
Emballer les prix
2 personnes
14
Préparer le conducteur et les numéros
15
Ouvrir la salle
2 personnes
16
Installer les tables
3 personnes
17
Installer les chaises
3 personnes
18
Installer la table d'inscription
19
Installer les tables de bingo
2 personnes
20
Installer la décoration
2 personnes
21
Installer les lots
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Préparer le café et le thé
2 personnes
24
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

25
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
26
Accueillir les invités
2 personnes
27
Distribuer les cartes de bingo
2 personnes
28
Servir le café et le thé
2 personnes
29
Expliquer les règles du jeu
30
Animer les rondes de bingo
2 personnes
31
Vérifier les cartes gagnantes
2 personnes
32
Remettre les prix
33
Servir des amuse-bouches
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
36
Encadrer la dernière manche de bingo
2 personnes
37
Dire au revoir aux invités
2 personnes

Suivi

38
Rassembler le matériel de bingo
2 personnes
39
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
40
Rassembler les déchets
2 personnes
41
Faire la vaisselle
2 personnes
42
Nettoyer l’espace
3 personnes
43
Retirer la décoration
2 personnes
44
Emballer les affaires restantes
2 personnes
45
Restituer le matériel emprunté
46
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Table d'inscription
Table du maître de bingo
Table des prix

Équipement

Boule de bingo
Boules de bingoqté 90
Microphone
Haut-parleur
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Matériel de jeu

Cartes de bingoqté 60
Marqueurs de bingoqté 60
Cartes de bingo de secoursqté 20
Numéros de tableqté 90
Prixqté 20
Étiquettes de prixqté 20

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3

Décoration

Ballons de bingoqté 30
Guirlandesqté 6
Nappesqté 8
Guirlande de chiffres

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver la salle et confirmer la date ainsi que les heures. Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires au moins 7 jours avant la soirée.
Préparez le matériel de jeu plusieurs jours à l’avance : cartons triés, marqueurs, boules de bingo et cartes de secours. Vérifiez aussi que les numéros utilisés dans le conducteur correspondent bien au tirage.
Achetez les lots avant de finaliser les courses, puis emballez-les et ajoutez une étiquette à chacun. Cela évite de chercher un prix au moment où un gagnant attend à la table des lots.
Ouvrez la salle au moins 90 minutes avant l’accueil. Installez d’abord les tables et les chaises, puis la table d’inscription, la table du maître de bingo et les rallonges nécessaires au microphone et au haut-parleur.
Mettez les boissons au frais dès l’installation et préparez le café, le thé et les en-cas avant l’arrivée du public. Gardez les verres, tasses, assiettes et couverts près du point de service pour éviter les allers-retours pendant les parties.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une soirée bingo ?: Prévoyez environ 2 à 3 semaines pour réserver la salle, envoyer les invitations et confirmer les inscriptions. Commencez l’installation au moins 90 minutes avant l’arrivée des participants.
Combien de cartons de bingo faut-il prévoir par personne ?: Préparez au moins 1 carton par participant, plus 5 à 10 cartons de secours pour remplacer un carton perdu ou accueillir une inscription tardive. Triez-les avant le jour de la soirée.
Quand acheter les lots pour une soirée bingo ?: Achetez les prix au plus tard 5 à 7 jours avant l’événement. Emballez-les et posez leurs étiquettes la veille afin de pouvoir les installer directement sur la table des prix.
Que faut-il vérifier avant le début du bingo ?: Contrôlez les boules de bingo, les cartons, les marqueurs, le conducteur, le microphone et le haut-parleur environ 30 minutes avant le début. Testez aussi les rallonges et les multiprises avant l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.