Zo organiseer je een biertrip zonder gedoe

Een biertrip staat of valt met de volgorde: eerst deelnemers en brouwerijbezoeken vastleggen, daarna vervoer en route, en pas dan eten en materialen regelen. Verzamel bij de aanmelding ook dieetwensen, noodcontacten en betalingen; achteraf ontbreekt die informatie vaak. Bevestig de vertrektijd en het verzamelpunt uiterlijk de dag ervoor. Op de dag zelf werk je met een geprinte deelnemerslijst, duidelijke veiligheidsafspraken en één persoon die de aanwezigheid per vertrek afvinkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Noodcontacten verzamelen
6
Betalingen controleren
7
Brouwerijbezoeken reserveren
8
Vervoer vastleggen
9
Route en tijden bevestigen
10
Programma naar deelnemers sturen
11
Weersverwachting controleren
12
Deelnemers en tijden bevestigen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Koelboxen vullen
2 personen
15
Snacks portioneren
2 personen
16
Lunchpakketten samenstellen
2 personen
17
Routekaarten printen
18
Deelnemerslijst printen
19
Tassen en materialen inladen
3 personen
20
Verzamelpunt markeren

Event

21
Deelnemers ontvangen
2 personen
22
Aanwezigheid afvinken
23
Polsbandjes uitdelen
24
Veiligheidsafspraken toelichten
25
Vertrek naar eerste brouwerij
2 personen
26
Groep aanmelden bij brouwerij
27
Bierproeverij begeleiden
2 personen
28
Water en snacks uitdelen
2 personen
29
Groepsfoto maken
30
Vertrek naar tweede brouwerij
2 personen
31
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
32
Tweede brouwerij aanmelden
33
Tweede proeverij begeleiden
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Groepsfoto bij vertrek maken
36
Terugreis begeleiden
2 personen
37
Laatste aanwezigheidscontrole
38
Restanten veilig verdelen
2 personen

Nazorg

39
Afval verzamelen
3 personen
40
Koelboxen en tassen uitladen
3 personen
41
Servies en glazen afwassen
2 personen
42
Materialen schoonmaken
2 personen
43
Afval naar containers brengen
2 personen
44
Geleende materialen retourneren
45
Onkosten en borg afhandelen
46
Foto's naar deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Reisbenodigdheden

Koelboxenaantal 3
Koelelementenaantal 12
Dagrugzakkenaantal 3
Routekaartenaantal 30
Geprinte ticketsaantal 30
Deelnemerslijstenaantal 3
Pennensetsaantal 3
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Paraplu'saantal 4

Servies

Herbruikbare proefglazenaantal 30
Herbruikbare drinkbekersaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Servettenhoudersaantal 3

Catering

Herbruikbare waterflessenaantal 30
Thermoskannenaantal 3
Snackbakkenaantal 6
Lunchboxenaantal 30
Flessenopenersaantal 6
Kurkenaantal 2
Boodschappen

Communicatie

Portofoonsaantal 4
Naamstickersaantal 30
Polsbandjesaantal 30

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 4
Zaklampenaantal 4
Regenponcho'saantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Handgelhoudersaantal 3
Afwasbakkenaantal 2
Microvezeldoekenaantal 6
Afvalgrijpersaantal 2

Tips

Reserveer brouwerijbezoeken voordat je vervoer boekt. Plan tussen twee bezoeken minimaal 30 minuten reistijd en houd rekening met ontvangst, rondleiding en proeverij.
Stuur het programma met route, tijden en verzamelpunt minstens 7 dagen vooraf. Stuur 24 uur voor vertrek nog één korte bevestiging met de actuele weersverwachting.
Regel per deelnemer een dagrugzak, waterfles en lunchpakket. Vul koelboxen pas op de vertrekdag met koelelementen en verdeel snacks vooraf in porties, zodat je onderweg niet hoeft te zoeken.
Maak alcohol en veiligheid expliciet bij de ontvangst: wijs de chauffeur of vervoersverantwoordelijke aan, deel polsbandjes uit en leg uit wat te doen bij vertraging of een kwijtgeraakte deelnemer.
Pak routekaarten, geprinte tickets, deelnemerslijsten, pennen en powerbanks in één herkenbare tas. Neem voor regen minstens één paraplu of regenponcho per verwachte buitengroep mee en controleer de lading vóór vertrek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een biertrip organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met deelnemers, brouwerijbezoeken en vervoer. Stuur het definitieve programma 7 dagen vooraf en bevestig deelnemers en tijden nogmaals 24 uur voor vertrek.
Hoeveel brouwerijen kun je op één dag bezoeken?: Plan meestal 2 brouwerijen op één dag. Reken per bezoek ongeveer 2 uur en voeg per verplaatsing minstens 30 minuten toe; zo blijft er tijd over voor lunch, vertraging en sanitaire stops.
Hoeveel eten en drinken neem je mee voor een biertrip?: Voorzie per deelnemer een lunchpakket, minimaal 1 liter water en 2 tot 3 snackporties. Vul de koelbox op de vertrekdag en zet water klaar bij het verzamelpunt, niet pas bij de eerste brouwerij.
Wanneer controleer je de route en het vervoer voor een biertrip?: Leg vervoer en route uiterlijk 4 weken vooraf vast. Controleer de route opnieuw 24 uur voor vertrek en geef deelnemers daarna de definitieve vertrektijd, opstapplaats en contactpersoon door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.