Biertrip organiseren: checklist voor een goed geplande dag

Een biertrip vraagt meer voorbereiding dan alleen brouwerijen uitzoeken. Je moet deelnemers, reserveringen, vervoer, betalingen en dieetwensen op elkaar afstemmen, en onderweg rekening houden met water, eten en veiligheid. Begin met de deelnemerslijst en leg daarna de brouwerijbezoeken, route en vertrektijden vast. Controleer vlak voor vertrek het weer, bevestig alle tijden en zorg dat tickets, routekaarten en contactgegevens ook zonder telefoon beschikbaar zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Betalingen controleren
Brouwerijbezoeken reserveren
Vervoer vastleggen
Route en tijden bevestigen
Programma naar deelnemers sturen
Weersverwachting controleren
Deelnemers en tijden bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Snacks portioneren
2 personen
Lunchpakketten samenstellen
2 personen
Routekaarten printen
Deelnemerslijst printen
Tassen en materialen inladen
3 personen
Verzamelpunt markeren

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid afvinken
Polsbandjes uitdelen
Veiligheidsafspraken toelichten
Vertrek naar eerste brouwerij
2 personen
Groep aanmelden bij brouwerij
Bierproeverij begeleiden
2 personen
Water en snacks uitdelen
2 personen
Groepsfoto maken
Vertrek naar tweede brouwerij
2 personen
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
Tweede brouwerij aanmelden
Tweede proeverij begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Groepsfoto bij vertrek maken
Terugreis begeleiden
2 personen
Laatste aanwezigheidscontrole
Restanten veilig verdelen
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Koelboxen en tassen uitladen
3 personen
Servies en glazen afwassen
2 personen
Materialen schoonmaken
2 personen
Afval naar containers brengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
Onkosten en borg afhandelen
Foto's naar deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Reisbenodigdheden

Koelboxenaantal 3
Koelelementenaantal 12
Dagrugzakkenaantal 3
Routekaartenaantal 30
Geprinte ticketsaantal 30
Deelnemerslijstenaantal 3
Pennensetsaantal 3
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Paraplu'saantal 4

Servies

Herbruikbare proefglazenaantal 30
Herbruikbare drinkbekersaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Servettenhoudersaantal 3

Catering

Herbruikbare waterflessenaantal 30
Thermoskannenaantal 3
Snackbakkenaantal 6
Lunchboxenaantal 30
Flessenopenersaantal 6
Kurkenaantal 2
Boodschappen

Communicatie

Portofoonsaantal 4
Naamstickersaantal 30
Polsbandjesaantal 30

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 4
Zaklampenaantal 4
Regenponcho'saantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Handgelhoudersaantal 3
Afwasbakkenaantal 2
Microvezeldoekenaantal 6
Afvalgrijpersaantal 2

Tips

Leg brouwerijbezoeken en vervoer vast zodra de deelnemerslijst grotendeels compleet is. Controleer per locatie de starttijd, groepsgrootte en maximale reistijd, zodat je geen proeverij mist door een te krappe planning.
Stuur het programma uiterlijk 3 dagen voor vertrek naar alle deelnemers. Zet het verzamelpunt, vertrektijd, route, noodcontact en afspraken over alcohol en vervoer in hetzelfde bericht.
Reken per deelnemer op minstens één fles water voor onderweg en plan een eetmoment naast de proeverijen. Verzamel dieetwensen vóór het boodschappen doen en maak lunchpakketten en snacks vooraf klaar.
Maak de vertrekcontrole op papier: deelnemerslijst, geprinte tickets, routekaarten, powerbanks, opladers en contactgegevens. Leg koelboxen met koelelementen de avond ervoor klaar en laad materialen direct daarna in.
Plan bij het verzamelpunt 15 minuten voor aanwezigheid, polsbandjes en veiligheidsafspraken. Neem bij regen paraplu's of poncho's mee en wijs vooraf aan wie route, communicatie en noodcontacten bewaakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een biertrip organiseren?: Begin idealiter 4 tot 6 weken vooraf met deelnemers en brouwerijbezoeken. Leg vervoer en reserveringen vast zodra je het verwachte aantal deelnemers weet, en bevestig alles opnieuw 3 dagen voor vertrek.
Hoeveel brouwerijen plan je op één biertrip?: Plan meestal 2 brouwerijbezoeken op één dag, met minstens 60 tot 90 minuten reistijd en een eetmoment ertussen. Houd per bezoek ruimte voor ontvangst, rondleiding en proeverij; een derde locatie maakt het programma snel te krap.
Hoeveel water en snacks heb ik nodig per persoon?: Neem minimaal 1 fles water per persoon mee voor onderweg en voorzie per deelnemer 2 snackporties naast de lunch. Vul koelboxen vóór vertrek en houd extra water achter de hand voor warm weer of langere reistijd.
Wanneer bevestig ik de deelnemers en vertrektijd?: Bevestig deelnemers, verzamelpunt en vertrektijd uiterlijk 3 dagen voor de biertrip. Controleer op de ochtend zelf nog afmeldingen, verkeersinformatie en de weersverwachting voordat je vertrekt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.