Eine Biertrip ohne Chaos organisieren
Bei einer Biertrip entscheidet die Reihenfolge der Planung über den Ablauf vor Ort. Zuerst stehen Teilnehmerzahl, Brauereibesuche und Transport fest, danach folgen Anmeldungen, Zahlungen und Verpflegung. Plane außerdem Zeit für Sicherheitsabsprachen, Treffpunkt und Notfallkontakte ein. Gerade Tickets, Kühlung und die Rückbestätigung der Zeiten werden häufig zu spät erledigt. Mit einem klaren Zeitplan bleibt am Veranstaltungstag mehr Aufmerksamkeit für die Gruppe und weniger für die Organisation.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Teilnehmerliste erstellen
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Notfallkontakte sammeln
- 6
Zahlungen prüfen
- 7
Brauereibesuche reservieren
- 8
Transport festlegen
- 9
Route und Zeiten bestätigen
- 10
Programm an Teilnehmer senden
- 11
Wettervorhersage prüfen
- 12
Teilnehmer und Zeiten bestätigen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 15
Snacks portionieren
2 Personen
- 16
Lunchpakete zusammenstellen
2 Personen
- 17
Routenkarten ausdrucken
- 18
Teilnehmerliste ausdrucken
- 19
Taschen und Materialien einladen
3 Personen
- 20
Sammelpunkt markieren
Event
- 21
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 22
Anwesenheit abhaken
- 23
Armbänder verteilen
- 24
Sicherheitsabsprachen erläutern
- 25
Abfahrt zur ersten Brauerei
2 Personen
- 26
Gruppe bei der Brauerei anmelden
- 27
Bierverkostung begleiten
2 Personen
- 28
Wasser und Snacks ausgeben
2 Personen
- 29
Gruppenfoto machen
- 30
Abfahrt zur zweiten Brauerei
2 Personen
- 31
Lunchpakete verteilen
2 Personen
- 32
Zweite Brauerei anmelden
- 33
Zweite Verkostung begleiten
2 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Gruppenfoto bei Abreise machen
- 36
Rückreise begleiten
2 Personen
- 37
Letzte Anwesenheitskontrolle
- 38
Reste sicher verteilen
2 Personen
Nachbereitung
- 39
Abfall sammeln
3 Personen
- 40
Kühlboxen und Taschen ausladen
3 Personen
- 41
Geschirr und Gläser abwaschen
2 Personen
- 42
Materialien reinigen
2 Personen
- 43
Abfall zu den Containern bringen
2 Personen
- 44
Geliehene Materialien zurückgeben
- 45
Spesen und Kaution abwickeln
- 46
Fotos an Teilnehmende senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Reiseutensilien
- KühlboxenAnz. 3
- KühlelementeAnz. 12
- TagesrucksäckeAnz. 3
- RoutenpläneAnz. 30
- Gedruckte TicketsAnz. 30
- TeilnehmerlistenAnz. 3
- StiftesetsAnz. 3
- PowerbanksAnz. 4
- LadekabelAnz. 6
- RegenschirmeAnz. 4
Geschirr
- Mehrweg-ProbiergläserAnz. 30
- Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 30
- TellerAnz. 30
- BestecksetsAnz. 30
- ServiettenhalterAnz. 3
Catering
- Wiederverwendbare WasserflaschenAnz. 30
- ThermoskannenAnz. 3
- SnackschalenAnz. 6
- LunchboxenAnz. 30
- FlaschenöffnerAnz. 6
- KorkenAnz. 2
- Einkäufe
Kommunikation
- FunkgeräteAnz. 4
- NamensaufkleberAnz. 30
- ArmbänderAnz. 30
Sicherheit
- WarnwestenAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 4
- RegenponchosAnz. 30
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 3
- HanddesinfektionsständerAnz. 3
- SpülbeckenAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 6
- AbfallgreiferAnz. 2
Tipps
- Lege zuerst die Teilnehmerliste an und verschicke die Einladungen mit einer festen Rückmeldefrist. Erfasse dabei Ernährungswünsche, Notfallkontakte und offene Zahlungen, statt diese Informationen kurz vor der Abfahrt einzusammeln.
- Reserviere die Brauereibesuche, bevor du Route und Transport bestätigst. Plane zwischen den Programmpunkten ausreichend Puffer ein und sende das vollständige Programm mit Treffpunkt und Uhrzeiten spätestens einige Tage vorher.
- Bestätige Teilnehmerzahl und Zeiten kurz vor der Biertrip erneut. Gedruckte Tickets, Teilnehmerlisten, Routenpläne und Stiftesets gehören zusätzlich ins Gepäck, falls unterwegs der Empfang ausfällt.
- Kühle Getränke und Wasser nicht erst am Abfahrtsmorgen. Fülle die Kühlboxen mit Kühlelementen, portioniere Snacks und stelle Lunchpakete so zusammen, dass sie ohne längere Pause verteilt werden können.
- Beginne vor der Abfahrt mit Anwesenheitskontrolle, Armbändern und einer kurzen Sicherheitsabsprache. Lege Warnwesten, Taschenlampen, Regenponchos und Powerbanks griffbereit; diese Dinge werden im Notfall zu spät gesucht.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Biertrip organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher, wenn mehrere Brauereibesuche und ein gemeinsamer Transport geplant sind. Die Reservierungen und die Teilnehmerzahl sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin weitgehend feststehen.
- Wie viel Zeit sollte man zwischen zwei Brauereibesuchen einplanen?
- Plane zusätzlich zur reinen Fahrzeit mindestens 30 Minuten Puffer zwischen zwei Programmpunkten ein. So bleiben Zeit für das Sammeln der Gruppe, Toilettenpausen und kleine Verzögerungen.
- Was muss man am Tag der Biertrip zuerst erledigen?
- Markiere den Sammelpunkt und hake jede ankommende Person auf der Teilnehmerliste ab. Verteile danach Armbänder, erkläre die Sicherheitsregeln und prüfe Tickets, Taschen sowie die Abfahrtszeit.
- Wie viele Getränke und Snacks braucht man für eine Biertrip?
- Rechne zusätzlich zur Bierverkostung mit mindestens einer Wasserflasche pro Person und Snacks für jede längere Transferstrecke. Stelle Lunchpakete entsprechend der bestätigten Teilnehmerzahl plus etwa 10 Prozent Reserve zusammen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!