Zo organiseer je een bierproeverij die soepel verloopt

Begin niet met boodschappen doen, maar met de opzet van de proeverij. Leg eerst datum, locatie en groepsgrootte vast en kies daarna een bierselectie met een duidelijke proefvolgorde. Regel vervolgens reserveringen, uitnodigingen en dieetwensen, zodat je weet hoeveel bier, glazen, water en hapjes nodig zijn. De laatste dagen draaien vooral om koeling, formulieren en de praktische inrichting: per ronde klaarzetten, water en spuugpunten voorzien en informatie zichtbaar ophangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Bierselectie samenstellen
2 personen
3
Bieren en proefvolgorde bepalen
2 personen
4
Reserveringen maken
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Aanmeldingen bevestigen
9
Proefformulieren ontwerpen
10
Informatie over bieren verzamelen
11
Bieren bestellen
12
Proefhapjes samenstellen
2 personen
13
Benodigdheden controleren
2 personen
14
Boodschappenlijst controleren
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Bieren ophalen
2 personen
17
Bieren gekoeld opslaan
2 personen
18
Proefformulieren afdrukken
19
Naamkaartjes voorbereiden
20
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
21
Proefglazen klaarzetten
2 personen
22
Bieren per proefronde klaarzetten
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Water- en spuugpunten inrichten
2 personen
25
Informatieborden ophangen
2 personen
26
Muziek en verlichting testen
2 personen
27
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

28
Bezoekers ontvangen
3 personen
29
Proefregels toelichten
30
Bieren presenteren
2 personen
31
Bierproeverij begeleiden
2 personen
32
Proefglazen vullen
3 personen
33
Hapjes serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Gebruikte glazen verzamelen
2 personen
36
Servies afwassen
2 personen
37
Laatste ronde afronden
2 personen
38
Bezoekers veilig laten vertrekken
2 personen

Nazorg

39
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
41
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Glazen en materialen opbergen
2 personen
44
Overgebleven dranken inventariseren
45
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Tafelkledenaantal 6

Servies

Proefglazenaantal 60
Waterglazenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Schaaltjesaantal 12
Serveerschalenaantal 8
Schenkmaatjesaantal 4
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 3
IJslepelsaantal 2
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 2
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Koffiezetapparaat
Waterkoker

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 50
Menustandaardsaantal 8
Tafelnummersaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan 4 tot 8 bieren in een vaste volgorde, bijvoorbeeld van licht naar zwaar of van laag naar hoog in alcohol. Zet de flessen per proefronde apart klaar, zodat je tijdens de proeverij niet hoeft te zoeken.
Reken per persoon ongeveer 10 tot 15 cl per bier. Bij 6 bieren is dat 60 tot 90 cl per deelnemer; een schenkmaatje helpt om de porties gelijk te houden en voorkomt dat je te veel inschenkt.
Zet minstens één waterglas per deelnemer klaar en richt spuugpunten in voordat de gasten komen. Water wordt vaak wel gekocht, maar de plek voor leegspoelen wordt te laat bedacht.
Verzamel dieetwensen uiterlijk een week vooraf en stem de proefhapjes daarop af. Snijd en verdeel de hapjes pas op de dag zelf, zodat brood, kaas en andere begeleiders vers blijven.
Koel de bieren minstens 12 uur vooraf, maar bewaar niet elke soort op dezelfde temperatuur als dat niet nodig is. Leg proefformulieren, naamkaartjes, flesopeners en informatie over de bieren de avond ervoor al klaar.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bier heb je nodig voor een bierproeverij?: Reken op 60 tot 90 cl bier per persoon bij een proeverij van 6 bieren van 10 tot 15 cl. Voor 10 deelnemers heb je dan 6 tot 9 liter proefbier nodig, exclusief een kleine reserve.
Hoeveel bieren schenk je bij een bierproeverij?: Kies meestal 4 tot 8 bieren. Met 6 bieren duurt het proeven ongeveer 1,5 tot 2 uur inclusief uitleg, waterpauzes en hapjes; meer dan 8 soorten maakt vergelijken vaak vermoeiend.
Hoe lang van tevoren moet je een bierproeverij organiseren?: Leg datum, locatie en bierselectie 3 tot 4 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 2 weken van tevoren en controleer koeling, glazen, hapjes en formulieren 1 dag voor de proeverij.
Welke glazen heb je nodig voor een bierproeverij?: Zorg voor minimaal 1 proefglas per deelnemer en liefst 1 extra glas per 2 personen als je verschillende bieren naast elkaar wilt vergelijken. Zet daarnaast voor iedereen een apart waterglas klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.