Een bewonersavond organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, locatie en het doel van de bewonersavond. Leg daarna het programma vast en regel sprekers, een gespreksleider en de benodigde techniek. Verstuur uitnodigingen op tijd, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je catering bestelt. Plan op de dag zelf minimaal 90 minuten voor het openen van de zaal, het opstellen van tafels en stoelen, het testen van laptop, beamer en microfoon en het klaarmaken van koffie, thee en water.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Reserveringen maken
3
Programma en tijden vastleggen
2 personen
4
Sprekers en gespreksleider vastleggen
5
Onderwerpen en vragen verzamelen
2 personen
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Herinnering versturen
11
Definitieve deelnemerslijst maken
12
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
13
Presentaties controleren
2 personen
14
Vragenlijst afdrukken
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Catering voorbereiden
3 personen
17
Locatiesleutels ophalen
18
Materialen naar locatie brengen
2 personen
19
Zaal openen
2 personen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen opstellen
3 personen
22
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
23
Cateringtafel inrichten
2 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
26
Beamer en laptop aansluiten
2 personen
27
Microfoon testen
2 personen
28
Presentaties klaarzetten
29
Routebordjes plaatsen
2 personen
30
Zaal en toiletten controleren
2 personen

Event

31
Bezoekers registreren
3 personen
32
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
33
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
34
Opening en welkom verzorgen
2 personen
35
Presentaties begeleiden
2 personen
36
Pauzedranken serveren
3 personen
37
Hapjes serveren
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Koffie en thee bijvullen
2 personen
40
Vragen en reacties verzamelen
2 personen
41
Gesprek aan tafels begeleiden
4 personen
42
Afspraken en vervolgstappen noteren
2 personen
43
Afsluiting verzorgen
2 personen
44
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

45
Afval verzamelen
3 personen
46
Servies en glazen afwassen
3 personen
47
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
48
Apparatuur uitschakelen
2 personen
49
Versiering verwijderen
2 personen
50
Zaal schoonmaken
3 personen
51
Toiletten schoonmaken
2 personen
52
Locatie afsluiten
2 personen
53
Materialen terugbrengen
2 personen
54
Geleende spullen retourneren
55
Deelnemers bedanken
56
Verslag en vragen delen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Ontvangsttafel
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerplateausaantal 8
Schenkkanaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
HDMI-kabelaantal 2
Presentatieklikker

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheptangenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Naambadgehoudersaantal 80
Routebordjesaantal 8
Flip-oversaantal 4
Stiftenaantal 12

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging uiterlijk drie weken vooraf en verstuur vijf tot zeven dagen voor de avond een herinnering. Zo houd je tijd over om de definitieve deelnemerslijst en naamkaartjes te maken.
Plan het programma in blokken van 20 tot 30 minuten en reserveer per onderwerp ruimte voor vragen. Verzamel vragen vooraf, zodat de gespreksleider niet pas tijdens de avond structuur hoeft aan te brengen.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, microfoon en luidsprekers minstens 60 minuten voor aanvang. Neem verlengkabels en stekkerdozen mee; een passende aansluiting op locatie ontbreekt vaker dan verwacht.
Haal locatiesleutels vooraf op en spreek af wie de zaal opent en afsluit. Zet de ontvangsttafel bij de ingang, plaats routebordjes en leg naamkaartjes klaar voordat de eerste bewoners binnenkomen.
Zet koffie, thee en water pas na het opstellen van de zaal klaar, maar koel dranken alvast. Reken voor het eerste uur op ongeveer twee drankjes per persoon en controleer dieetwensen voordat je boodschappen doet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een bewonersavond?: Leg datum en locatie minimaal vier weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging ongeveer drie weken voor de avond en stuur vijf tot zeven dagen vooraf een herinnering.
Hoeveel tijd heb je nodig om een bewonersavond op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten op locatie. Reken ongeveer 30 minuten voor tafels en stoelen, 30 minuten voor techniek en 30 minuten voor ontvangsttafel, catering, naamkaartjes en een laatste controle.
Hoeveel drankjes heb je nodig voor een bewonersavond?: Reken voor het eerste uur op ongeveer twee drankjes per persoon, inclusief koffie, thee en water. Koop extra water voor sprekers en houd rekening met de dieetwensen die bij de aanmeldingen zijn doorgegeven.
Wanneer test je de techniek voor een bewonersavond?: Test de laptop, beamer, HDMI-kabel, microfoon en luidsprekers minstens 60 minuten voor aanvang. Controleer ook de presentatie en leg een reservekabel, verlengkabels en stekkerdozen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.