Zo organiseer je een bevrijdingsoptocht

Begin niet met vlaggen of muziek, maar met de route, vergunning en verkeersveiligheid. Leg eerst het start- en eindpunt vast en stem de route af met de gemeente. Daarna kun je deelnemersgroepen benaderen, de optochtvolgorde maken en praktische afspraken verspreiden. Plan de catering en materialen pas zodra het aantal deelnemers bekend is. Op de dag zelf draait alles om duidelijke communicatie: verkeersregelaars, portofoons, routeborden en een actuele contactlijst voorkomen veel vertraging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunning voor optocht aanvragen
2
Route met gemeente afstemmen
2 personen
3
Start- en eindpunt vastleggen
2 personen
4
Verkeersplan laten goedkeuren
2 personen
5
Deelnemersgroepen benaderen
3 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Optochtvolgorde opstellen
2 personen
10
Contactlijst deelnemers maken
11
Verkeersregelaars inplannen
2 personen
12
EHBO-contact vastleggen
13
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
14
Reserveringen voor materiaal maken
15
Routekaart laten drukken
16
Deelnemersbrief versturen
2 personen
17
Vergunningen en contactnummers controleren
18
Weersverwachting controleren
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Routeborden voorbereiden
2 personen
22
Pijlen en straatmarkeringen maken
2 personen
23
Deelnemerspakket samenstellen
3 personen
24
Optochtmaterialen klaarzetten
3 personen
25
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
26
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
27
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
28
Partytenten opbouwen
4 personen
29
Buffet- en drankentafels inrichten
3 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Route bewegwijzeren
4 personen
32
Afzethekken plaatsen
4 personen
33
EHBO-materiaal klaarleggen
34
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
35
Hapjes en broodjes klaarzetten
4 personen

Event

36
Deelnemers ontvangen
4 personen
37
Deelnemers naar opstelvakken sturen
4 personen
38
Laatste routecontrole uitvoeren
3 personen
39
Publiek langs de route begeleiden
6 personen
40
Optocht laten vertrekken
3 personen
41
Verkeerspunten beveiligen
8 personen
42
Optocht begeleiden
6 personen
43
Fotomoment begeleiden
2 personen
44
Deelnemers naar eindpunt sturen
4 personen
45
Dranken en hapjes serveren
5 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Buffet aanvullen
3 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Toiletten controleren
2 personen
50
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
51
Laatste consumptieronde serveren
3 personen

Nazorg

52
Verkeersafzettingen verwijderen
4 personen
53
Etensresten veilig verpakken
2 personen
54
Servies verzamelen
3 personen
55
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
56
Partytenten afbreken
4 personen
57
Versiering verwijderen
3 personen
58
Route schoon opleveren
5 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Afval sorteren en wegbrengen
3 personen
61
Materialen inventariseren
2 personen
62
Geleende materialen retourneren
2 personen
63
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
64
Locatie nacontroleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Afzethekkenaantal 24
Parasolvoetenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 16
Opscheplepelsaantal 8
Kannenaantal 10

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 10
Megafoonsaantal 2
Handlampenaantal 6

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 20
Bevrijdingsvlaggenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 200
Tafelkledenaantal 14
Routebannersaantal 8
Pijlbordenaantal 20
Markeerstiftenaantal 12
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 6
Touwrollenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 10
Afvalgrijpersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 16
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de vergunning voor de optocht zo vroeg mogelijk aan en controleer uiterlijk één week vooraf of alle voorwaarden, contactnummers en goedkeuringen nog kloppen. Een routewijziging op het laatste moment kan ook gevolgen hebben voor het verkeersplan.
Maak de optochtvolgorde zodra de aanmeldingen binnen zijn. Zet per groep één contactpersoon in de deelnemerslijst en stuur de deelnemersbrief uiterlijk enkele dagen voor de optocht, met starttijd, verzamelpunt en routekaart.
Plan verkeersregelaars per kruising en geef ze vóór de start een korte instructie. Zorg dat zij portofoons of megafoons hebben en dat ten minste één persoon het centrale aanspreekpunt is voor vragen en incidenten.
Bereken eten en drinken op basis van het definitieve aantal deelnemers en voeg een kleine marge toe. Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet; die informatie wordt vaak vergeten wanneer catering en aanmeldingen door verschillende mensen worden geregeld.
Zet routeborden, pijlen, straatmarkeringen en deelnemerspakketten de avond ervoor klaar. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen, koelboxen, handlampen en EHBO-contactgegevens, zodat je op de ochtend zelf niet meer hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vergunning voor een bevrijdingsoptocht aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra de route en datum in concept vaststaan. Houd bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken voorbereidingstijd aan, omdat de gemeente ook het verkeersplan en eventuele afzettingen moet beoordelen.
Hoe maak je een veilige route voor een bevrijdingsoptocht?: Leg eerst startpunt, eindpunt en alle kruisingen vast en bespreek de route met de gemeente. Plan per drukke kruising een verkeersregelaar en controleer uiterlijk één week vooraf of de route, afzethekken en pijlborden nog overeenkomen met het goedgekeurde plan.
Wanneer stuur je de deelnemersbrief voor een bevrijdingsoptocht?: Stuur de brief uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de optocht. Vermeld daarin de verzameltijd, plaats, optochtvolgorde, routekaart, contactpersoon en instructies voor groepen die te laat zijn.
Hoeveel drinken heb je nodig voor een bevrijdingsoptocht?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en pas de hoeveelheid aan op de duur en het weer. Koop zodra het aantal deelnemers vaststaat en houd extra water achter de hand voor verkeersregelaars en deelnemers die langer onderweg zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.