Organiser un défilé de la Libération, étape par étape

Un défilé de la Libération se prépare d’abord comme un parcours sécurisé, puis comme un rassemblement à accueillir au départ et à l’arrivée. Commencez par obtenir les autorisations et faire valider l’itinéraire par la commune avant de contacter les groupes participants. Ensuite, verrouillez l’ordre du cortège, les agents de circulation, les premiers secours et les besoins alimentaires. Les derniers jours servent surtout à vérifier les contacts, installer la signalisation et préparer le matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander l’autorisation pour la parade
2
Coordonner l'itinéraire avec la commune
2 personnes
3
Définir le point de départ et d’arrivée
2 personnes
4
Faire approuver le plan de circulation
2 personnes
5
Contacter les groupes de participants
3 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Établir l’ordre du défilé
2 personnes
10
Établir la liste de contact des participants
11
Prévoir des agents de circulation
2 personnes
12
Consigner le contact de premiers secours
13
Calculer les quantités de catering
2 personnes
14
Faire les réservations pour le matériel
15
Faire imprimer la carte de l'itinéraire
16
Envoyer la lettre aux participants
2 personnes
17
Vérifier les autorisations et les numéros de contact
18
Vérifier les prévisions météo
19
Faire les courses
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
22
Fabriquer des flèches et des marquages au sol
2 personnes
23
Composer le pack participant
3 personnes
24
Préparer le matériel de la parade
3 personnes
25
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
26
Inscrire les bénévoles
2 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Monter les tentes de réception
4 personnes
29
Mettre en place les tables du buffet et des boissons
3 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Balisage du parcours
4 personnes
32
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
33
Préparer le matériel de premiers secours
34
Préparer le café et le thé
3 personnes
35
Préparer les amuse-bouches et les sandwichs
4 personnes

Événement

36
Accueillir les participants
4 personnes
37
Orienter les participants vers les zones de rassemblement
4 personnes
38
Effectuer le dernier contrôle de l’itinéraire
3 personnes
39
Encadrer le public le long du parcours
6 personnes
40
Faire partir le défilé
3 personnes
41
Sécuriser les points de circulation
8 personnes
42
Encadrer le défilé
6 personnes
43
Animer le moment photo
2 personnes
44
Envoyer les participants vers le point d'arrivée
4 personnes
45
Servir les boissons et les en-cas
5 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Vérifier les toilettes
2 personnes
50
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
51
Servir le dernier tour de boissons
3 personnes

Suivi

52
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
53
Emballer les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
54
Rassembler la vaisselle
3 personnes
55
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
56
Démonter les tentes de fête
4 personnes
57
Retirer la décoration
3 personnes
58
Remettre le parcours propre
5 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
61
Inventorier le matériel
2 personnes
62
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
63
Ranger les stocks restants
2 personnes
64
Vérifier à nouveau le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 8
Barrières de sécuritéqté 24
Pieds de parasolqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 16
Louchesqté 8
Carafesqté 10

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Talkies-walkiesqté 10
Mégaphonesqté 2
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 20
Drapeaux de la Libérationqté 12
Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 200
Nappesqté 14
Bannières de parcoursqté 8
Panneaux indicateursqté 20
Marqueursqté 12
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Rouleaux de cordeqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 10
Pinces à déchetsqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 16
Lampes de pocheqté 6
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Lancez les démarches administratives plusieurs semaines avant la date prévue : l’autorisation de parade, le plan de circulation et l’itinéraire doivent être validés avant l’envoi définitif des invitations.
Définissez deux points précis, un départ et une arrivée, puis indiquez-les sur la carte du parcours. Prévoyez aussi des panneaux directionnels et des marquages au sol pour guider les participants et le public.
Établissez l’ordre du défilé et une liste de contacts unique. Envoyez la lettre aux participants avec l’horaire de rassemblement, leur position dans le cortège et un numéro à joindre le jour même.
Désignez les agents de circulation et briefez-les avant le départ. Donnez-leur des talkies-walkies ou des mégaphones, ainsi que les barrières de sécurité et les consignes pour chaque point sensible.
Calculez séparément les quantités pour le départ et l’arrivée : boissons, café et repas. Refroidissez les boissons à l’avance, vérifiez les rallonges et multiprises, puis installez les tables, tentes et poubelles avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il demander l’autorisation pour un défilé ?: Commencez les démarches au moins 6 à 8 semaines avant le défilé. Ce délai laisse le temps de coordonner l’itinéraire avec la commune, de faire approuver la circulation et de corriger le dispositif de sécurité.
Quand faut-il fixer l’ordre du cortège ?: Fixez une première version dès que les groupes participants sont connus, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Envoyez l’ordre définitif avec la lettre aux participants au plus tard 7 jours avant le départ.
Combien d’agents de circulation prévoir pour un défilé ?: Prévoyez au minimum une personne par carrefour ou point de traversée à sécuriser, puis ajoutez un coordinateur mobile. Le nombre exact dépend du parcours et doit être confirmé avec la commune avant le jour J.
Quand préparer le matériel et les boissons ?: Réservez le matériel plusieurs semaines à l’avance et préparez la signalisation la veille. Refroidissez les boissons quelques heures avant le départ, puis vérifiez les talkies-walkies, mégaphones, rallonges et lampes de poche avant l’ouverture.

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