Zo organiseer je een Bevrijdingsloop

Begin met de datum, route en start- en finishlocatie; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Vraag daarna de vergunning aan en werk het verkeersplan uit, inclusief verkeersregelaars en EHBO. Open pas vervolgens de inschrijving, zodat deelnemers meteen de juiste route- en startinformatie krijgen. In de laatste weken verschuift de aandacht naar startvakken, vrijwilligers, routecontrole, startnummers en tijdregistratie. De meeste problemen ontstaan wanneer routecommunicatie, materiaalcontrole of de deelnemerslijst te laat gebeurt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
3 personen
2
Vergunning aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Verkeersplan opstellen
2 personen
5
Verkeersregelaars aanvragen
6
EHBO-afspraken vastleggen
7
Start- en finishlocatie reserveren
8
Tijdregistratie reserveren
9
Website en inschrijving openen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Sponsoren benaderen
2 personen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Startvakken indelen
2 personen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Routevergunning bevestigen
18
Routecommunicatie versturen
2 personen
19
Startnummers ontwerpen
20
Startnummers afdrukken
2 personen
21
Medaillebestelling controleren
22
Route nogmaals inspecteren
2 personen
23
Weersverwachting controleren
24
Aanmeldingen sluiten
25
Deelnemerslijst afdrukken
26
Startpakketten samenstellen
5 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Materialen verzamelen
3 personen
29
Dranken koelen
2 personen
30
Routeborden sorteren
2 personen
31
Vrijwilligersbriefing voorbereiden

Event

32
Startgebied afzetten
4 personen
33
Finishgebied afzetten
4 personen
34
Partytenten opbouwen
6 personen
35
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
36
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
37
Tijdregistratie installeren
2 personen
38
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
39
EHBO-punt inrichten
2 personen
40
Waterpunten inrichten
4 personen
41
Routeborden plaatsen
8 personen
42
Verkeershekken plaatsen
5 personen
43
Kilometermarkeringen plaatsen
4 personen
44
Parkeerwijzers plaatsen
3 personen
45
Startpakketten klaarleggen
4 personen
46
Vrijwilligers registreren
2 personen
47
Vrijwilligers briefen
3 personen
48
Deelnemers ontvangen
6 personen
49
Startnummers uitgeven
5 personen
50
Laatste inschrijvingen verwerken
2 personen
51
Bagage-inname bemannen
3 personen
52
Warming-up begeleiden
2 personen
53
Startvak controleren
4 personen
54
Startschot verzorgen
2 personen
55
Routepost bemannen
12 personen
56
Verkeersstromen begeleiden
8 personen
57
Water uitdelen
6 personen
58
Dranken bijvullen
3 personen
59
Finishers verwelkomen
5 personen
60
Medaille uitreiken
4 personen
61
Fruit en snacks uitdelen
4 personen
62
Tijdregistratie controleren
2 personen
63
Bagage teruggeven
3 personen
64
Fotomoment begeleiden
2 personen
65
Prijzenceremonie uitvoeren
3 personen
66
Publieksmuziek verzorgen
2 personen
67
Laatste lopers begeleiden
3 personen
68
Route vrijgeven
4 personen

Nazorg

69
Routeborden verwijderen
6 personen
70
Verkeershekken verwijderen
5 personen
71
Tenten en meubilair afbreken
6 personen
72
Afval verzamelen
6 personen
73
Terrein schoonmaken
5 personen
74
Servies afwassen
3 personen
75
Materialen sorteren
3 personen
76
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
77
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
78
Geleende spullen retourneren
2 personen
79
Afval afvoeren
2 personen
80
Uitslagen publiceren
2 personen
81
Deelnemersbedankje versturen
2 personen
82
Foto's en uitslagen delen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Startnummerriemenaantal 550
Startnummersaantal 550
Veiligheidsspeldenaantal 1200
Herinneringsmedaillesaantal 550
Routepijlenaantal 80
Kilometermarkeringenaantal 12
Startlintenaantal 6
Pionnenaantal 80
Verkeershekkenaantal 30
Afzetlintaantal 12
Pijlen voor grondmarkeringaantal 40
Startvakkenbordenaantal 6
Klembordenaantal 15
Stopwatchesaantal 8
Fietsen voor parcoursbegeleidingaantal 6

Apparatuur

Tijdregistratiesysteem
Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 10
Portofoonsaantal 12
Megafoonaantal 2
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Printpapieraantal 2
Labelprinter

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 700
Koffiebekersaantal 300
Bordenaantal 300
Vorkenaantal 300
Messenaantal 300
Lepelsaantal 300

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Dienbladenaantal 8
Jerrycansaantal 12

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Desinfectiepompjesaantal 8

Decoratie

Bevrijdingsvlaggenaantal 20
Nederlandse vlaggenaantal 20
Startdoek
Finishdoek
Routebanierenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de vergunning, verzekering en route niet los van elkaar. Leg de route eerst definitief vast en controleer uiterlijk enkele weken voor de loop opnieuw of de routevergunning en verkeersafspraken rond zijn.
Open de inschrijving pas nadat start- en finishlocatie, maximale capaciteit en tijdregistratie zijn geregeld. Sluit de aanmeldingen op een vast moment en druk de deelnemerslijst daarna direct af.
Maak voor vrijwilligers een indeling per taak en tijdblok. Bezet niet alleen start en finish, maar ook routeposten, verkeerspunten, EHBO en de uitgifte van startnummers.
Inspecteer de route nogmaals vóór de wedstrijddag en tel routepijlen, kilometermarkeringen, pionnen, verkeershekken en afzetlint na. Controleer ook of startvakken en grondmarkeringen op locatie uitvoerbaar zijn.
Controleer de weersverwachting en het tijdregistratiesysteem uiterlijk de dag ervoor. Leg laptops, tablets, telefoons, portofoons, verlengkabels en een duidelijke communicatieafspraak klaar voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Bevrijdingsloop organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, route, locatie, vergunning en verzekering. Start de inschrijving pas wanneer die basis staat; reserveer de laatste 2 weken voor routecontrole, vrijwilligersindeling en materiaalcontrole.
Wanneer moet je een vergunning voor een Bevrijdingsloop aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra route en datum voorlopig vaststaan, bij voorkeur minimaal 3 maanden vóór de loop. De exacte termijn verschilt per gemeente, dus controleer de lokale aanvraagtermijn voordat je deelnemers uitnodigt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Bevrijdingsloop?: Tel per verkeerspunt of routepost minimaal 1 verantwoordelijke en plan extra mensen voor start, finish, EHBO, startnummers en tijdregistratie. Maak de definitieve indeling uiterlijk 2 weken vooraf, zodat open plekken nog kunnen worden gevuld.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een Bevrijdingsloop?: Sluit de inschrijving enkele dagen tot 1 week vóór de loop, afhankelijk van de verwerkingstijd voor startnummers en tijdregistratie. Druk daarna de deelnemerslijst af en controleer startvakken, dieetwensen en ontbrekende gegevens.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.