Organiser une course de la Libération, étape par étape

Une course de la Libération se prépare d’abord comme un projet de circulation et de sécurité, avant de devenir une épreuve sportive. Commencez par fixer la date et l’itinéraire, puis obtenez les autorisations, vérifiez l’assurance et construisez le dispositif de secours. Ensuite seulement, ouvrez les inscriptions et répartissez les bénévoles. Les dernières semaines servent à contrôler le parcours, les dossards, le chronométrage et l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
3 personnes
2
Demander une autorisation
3
Vérifier l’assurance
4
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
5
Demander des agents de circulation
6
Fixer les dispositions de premiers secours
7
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
8
Réserver le chronométrage
9
Ouvrir le site web et les inscriptions
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Contacter les sponsors
2 personnes
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Répartir les couloirs de départ
2 personnes
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Confirmer l’autorisation de l’itinéraire
18
Envoyer les informations sur l'itinéraire
2 personnes
19
Concevoir les dossards
20
Imprimer les dossards
2 personnes
21
Vérifier la commande de médailles
22
Inspecter à nouveau l'itinéraire
2 personnes
23
Vérifier les prévisions météo
24
Clôturer les inscriptions
25
Imprimer la liste des participants
26
Composer les kits de démarrage
5 personnes
27
Faire les courses
3 personnes
28
Rassembler le matériel
3 personnes
29
Refroidir les boissons
2 personnes
30
Trier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
31
Préparer le briefing des bénévoles

Événement

32
Balisage de la zone de départ
4 personnes
33
Délimiter la zone d'arrivée
4 personnes
34
Monter les tentes de réception
6 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
37
Installer le système de chronométrage
2 personnes
38
Raccorder la sonorisation
2 personnes
39
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
40
Installer des points d'eau
4 personnes
41
Installer les panneaux de parcours
8 personnes
42
Installer des barrières de circulation
5 personnes
43
Installer les bornes kilométriques
4 personnes
44
Installer les panneaux de stationnement
3 personnes
45
Préparer les kits de départ
4 personnes
46
Enregistrer les bénévoles
2 personnes
47
Briefing des bénévoles
3 personnes
48
Accueillir les participants
6 personnes
49
Distribuer les numéros de départ
5 personnes
50
Traiter les dernières inscriptions
2 personnes
51
Assurer l'accueil des bagages
3 personnes
52
Animer l'échauffement
2 personnes
53
Vérifier la zone de départ
4 personnes
54
Donner le coup de départ
2 personnes
55
Tenir le poste de route
12 personnes
56
Encadrer la circulation
8 personnes
57
Distribuer de l'eau
6 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
59
Accueillir les finishers
5 personnes
60
Remettre la médaille
4 personnes
61
Distribuer des fruits et des snacks
4 personnes
62
Vérifier le suivi du temps
2 personnes
63
Rendre les bagages
3 personnes
64
Animer le moment photo
2 personnes
65
Organiser la cérémonie de remise des prix
3 personnes
66
Prévoir la musique pour le public
2 personnes
67
Accompagner les derniers coureurs
3 personnes
68
Libérer le parcours
4 personnes

Suivi

69
Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
70
Retirer les barrières de circulation
5 personnes
71
Démonter les tentes et le mobilier
6 personnes
72
Rassembler les déchets
6 personnes
73
Nettoyer le site
5 personnes
74
Faire la vaisselle
3 personnes
75
Trier les matériaux
3 personnes
76
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
77
Débrancher la sonorisation
2 personnes
78
Rendre les articles empruntés
2 personnes
79
Évacuer les déchets
2 personnes
80
Publier les résultats
2 personnes
81
Envoyer un message de remerciement aux participants
2 personnes
82
Partager les photos et les résultats
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 12

Matériel de sport

Ceintures de dossardqté 550
Numéros de départqté 550
Épingles de sûretéqté 1200
Médailles souvenirqté 550
Flèches de directionqté 80
Bornes kilométriquesqté 12
Rubans de départqté 6
Cônesqté 80
Barrières de circulationqté 30
Ruban de balisageqté 12
Flèches de marquage au solqté 40
Panneaux des zones de départqté 6
Presse-papiersqté 15
Chronomètresqté 8
Vélos pour l'encadrement du parcoursqté 6

Équipement

Système de pointage
Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Téléphones portablesqté 10
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphoneqté 2
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Papier d’impressionqté 2
Imprimante d'étiquettes

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 700
Gobelets à caféqté 300
Assiettesqté 300
Fourchettesqté 300
Couteauxqté 300
Cuillèresqté 300

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
Pincesqté 6
Plateauxqté 8
Jerricansqté 12

Nettoyage

Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Pompes de désinfectionqté 8

Décoration

Drapeaux de la Libérationqté 20
Drapeaux néerlandaisqté 20
Bannière de départ
Tissu d’arrivée
Banderoles de parcoursqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’itinéraire avant d’annoncer la course : l’autorisation, le plan de circulation et les agents nécessaires dépendent de chaque rue empruntée.
Lancez les inscriptions uniquement après avoir défini les couloirs de départ et la capacité d’accueil. Prévoyez aussi une date de clôture assez tôt pour imprimer la liste des participants et les dossards.
Attribuez chaque bénévole à un poste précis, avec une zone et un horaire. Les talkies-walkies et les téléphones doivent être testés avant le jour J, surtout entre le départ, l’arrivée et les points de secours.
Réservez le chronométrage et vérifiez le système de pointage plusieurs jours avant la course. Faites un essai complet avec les numéros de départ, les ordinateurs ou tablettes et l’impression des résultats.
Refaites une inspection de l’itinéraire juste avant l’épreuve, puis consultez les prévisions météo. Vérifiez notamment le balisage, les barrières, les cônes, les flèches et les zones où les coureurs croisent la circulation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de la Libération ?: Prévoyez au moins 4 à 6 mois pour une course avec itinéraire sur la voie publique. Ce délai laisse le temps d’obtenir l’autorisation, de vérifier l’assurance, de réserver le départ et l’arrivée, puis de recruter les bénévoles.
Quand faut-il demander l’autorisation du parcours ?: Déposez la demande dès que la date et l’itinéraire sont stabilisés, idéalement 4 à 6 mois avant la course. Ne lancez pas la communication définitive avant d’avoir confirmé l’autorisation de l’itinéraire.
Quand fermer les inscriptions à une course ?: Fermez les inscriptions 7 à 14 jours avant le départ si vous devez imprimer les dossards et la liste des participants. Gardez ce délai pour traiter les demandes alimentaires, répartir les couloirs et préparer l’accueil.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Le nombre dépend de la longueur du parcours et des intersections, mais prévoyez au minimum un responsable par poste et une réserve de 10 à 15 % pour les absences. Ajoutez des équipes distinctes pour le départ, l’arrivée, le balisage, les secours et l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.