So organisierst du einen Befreiungslauf

Ein Befreiungslauf braucht deutlich mehr Vorbereitung als nur eine markierte Strecke und einen Startbogen. Lege zuerst Datum, Route und Start- sowie Zielort fest, bevor du Genehmigungen, Verkehrssicherung und Helfer planst. Danach folgen Anmeldung, Sponsoren, Zeitmessung und die Einteilung der Startbereiche. In den letzten Tagen zählen eine erneute Streckenkontrolle, aktuelle Wetterdaten und eine ausgedruckte Teilnehmerliste.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
3 Personen
2
Genehmigung beantragen
3
Versicherung prüfen
4
Verkehrsplan erstellen
2 Personen
5
Verkehrsregler anfordern
6
Erste-Hilfe-Absprachen festlegen
7
Start- und Zielort reservieren
8
Zeitmessung reservieren
9
Website und Anmeldung öffnen
2 Personen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Sponsoren ansprechen
2 Personen
12
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Startbereiche einteilen
2 Personen
16
Freiwillige einteilen
2 Personen
17
Routengenehmigung bestätigen
18
Routenkommunikation versenden
2 Personen
19
Startnummern entwerfen
20
Startnummern drucken
2 Personen
21
Medaillenbestellung prüfen
22
Route erneut inspizieren
2 Personen
23
Wettervorhersage prüfen
24
Anmeldungen schließen
25
Teilnehmerliste ausdrucken
26
Starterpakete zusammenstellen
5 Personen
27
Einkaufen gehen
3 Personen
28
Materialien zusammenstellen
3 Personen
29
Getränke kühlen
2 Personen
30
Wegweiser sortieren
2 Personen
31
Volunteer-Briefing vorbereiten

Event

32
Startbereich absperren
4 Personen
33
Zielbereich absperren
4 Personen
34
Partyzelte aufbauen
6 Personen
35
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
36
Anmeldebereich einrichten
3 Personen
37
Zeiterfassung installieren
2 Personen
38
Musikanlage anschließen
2 Personen
39
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
40
Wasserstellen einrichten
4 Personen
41
Wegweiser aufstellen
8 Personen
42
Verkehrsabsperrungen aufstellen
5 Personen
43
Kilometermarkierungen anbringen
4 Personen
44
Parkweiser aufstellen
3 Personen
45
Startpakete bereitlegen
4 Personen
46
Freiwillige registrieren
2 Personen
47
Freiwillige einweisen
3 Personen
48
Teilnehmende empfangen
6 Personen
49
Startnummern ausgeben
5 Personen
50
Letzte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
51
Gepäckannahme besetzen
3 Personen
52
Aufwärmen betreuen
2 Personen
53
Startbereich kontrollieren
4 Personen
54
Startschuss geben
2 Personen
55
Routeposten besetzen
12 Personen
56
Verkehrsströme leiten
8 Personen
57
Wasser verteilen
6 Personen
58
Getränke nachfüllen
3 Personen
59
Finisher begrüßen
5 Personen
60
Medaille überreichen
4 Personen
61
Obst und Snacks ausgeben
4 Personen
62
Zeitnahme kontrollieren
2 Personen
63
Gepäck zurückgeben
3 Personen
64
Fotomoment begleiten
2 Personen
65
Preisverleihung durchführen
3 Personen
66
Publikumsmusik bereitstellen
2 Personen
67
Letzte Läufer begleiten
3 Personen
68
Route freigeben
4 Personen

Nachbereitung

69
Wegweiser entfernen
6 Personen
70
Verkehrsbarrieren entfernen
5 Personen
71
Zelte und Möbel abbauen
6 Personen
72
Abfall sammeln
6 Personen
73
Gelände reinigen
5 Personen
74
Geschirr abwaschen
3 Personen
75
Materialien sortieren
3 Personen
76
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
77
Beschallungsanlage abkoppeln
2 Personen
78
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
79
Abfall entsorgen
2 Personen
80
Ergebnisse veröffentlichen
2 Personen
81
Dankeschön an Teilnehmer versenden
2 Personen
82
Fotos und Ergebnisse teilen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 40
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12

Sportmaterial

StartnummernbänderAnz. 550
StartnummernAnz. 550
SicherheitsnadelnAnz. 1200
ErinnerungsmedaillenAnz. 550
WegweiserAnz. 80
KilometermarkierungenAnz. 12
StartbänderAnz. 6
KegelAnz. 80
VerkehrsbarrierenAnz. 30
AbsperrbandAnz. 12
Pfeile zur BodenmarkierungAnz. 40
Startbahn-SchilderAnz. 6
KlemmbretterAnz. 15
StoppuhrenAnz. 8
Fahrräder für die StreckenbegleitungAnz. 6

Ausstattung

Zeitmesssystem
LaptopsAnz. 3
TabletsAnz. 4
MobiltelefoneAnz. 10
FunkgeräteAnz. 12
MegafonAnz. 2
Beschallungsanlage
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 8
DruckpapierAnz. 2
Etikettendrucker

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 700
KaffeebecherAnz. 300
TellerAnz. 300
GabelnAnz. 300
MesserAnz. 300
LöffelAnz. 300

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 6
TablettsAnz. 8
KanisterAnz. 12

Reinigung

BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
DesinfektionsspenderAnz. 8

Dekoration

BefreiungsfahnenAnz. 20
Niederländische FlaggenAnz. 20
Starttuch
Zielbanner
Wegweiser-BannerAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Datum und Route und beantrage die Genehmigung frühzeitig. Erst wenn die Routengenehmigung bestätigt ist, solltest du die Verkehrsplanung endgültig an Verkehrsregler, Helfer und Teilnehmende weitergeben.
Plane die Strecke nicht nur auf der Karte. Kontrolliere sie kurz vor dem Lauf erneut und prüfe dabei Wegweiser, Kilometermarkierungen, Absperrband, Verkehrsbarrieren und Bodenpfeile an den tatsächlichen Stellen.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Vorabend. Drucke die Teilnehmerliste danach aus und erfasse Ernährungswünsche rechtzeitig, damit Verpflegung und Startbereiche zur gemeldeten Personenzahl passen.
Teile Freiwillige nach Aufgaben und Bereichen ein, nicht nur nach Schichten. Für Start, Ziel, Streckenbegleitung, Erste Hilfe und Verkehrssicherung brauchst du feste Zuständigkeiten und erreichbare Kommunikationswege, etwa über Funkgeräte und Mobiltelefone.
Teste Zeitmesssystem, Laptops, Tablets, Stoppuhren und Beschallungsanlage vor dem Start gemeinsam. Lege außerdem Startnummern, Sicherheitsnadeln und Medaillen bereit, damit die Ausgabe nicht erst während des Einlasses sortiert werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Befreiungslauf anmelden?: Plane die Anmeldung und die erforderlichen Genehmigungen mehrere Wochen vor dem Lauf ein. Die genaue Frist hängt von Strecke und zuständigen Behörden ab; bestätige die Routengenehmigung, bevor du die endgültige Routeninformation verschickst.
Wann sollte die Anmeldung für den Befreiungslauf schließen?: Schließe die Anmeldung spätestens einige Tage vor dem Lauf, damit du Teilnehmerliste, Startbereiche, Startnummern und Verpflegung planen kannst. Drucke die finale Teilnehmerliste nach dem Anmeldeschluss aus.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Befreiungslauf?: Eine feste Zahl gibt es ohne Streckenlänge und Teilnehmerzahl nicht. Teile Helfer mindestens auf Start, Ziel, Streckenposten, Erste Hilfe und Verkehrssicherung auf und bestätige ihre Einsatzbereiche spätestens eine Woche vorher.
Wann muss ich die Strecke vor dem Lauf kontrollieren?: Kontrolliere die Route mindestens zweimal: einmal während der Vorbereitung und ein zweites Mal in den letzten Tagen vor dem Start. Dabei prüfst du Beschilderung, Absperrungen, Kilometermarkierungen und mögliche Baustellen oder Umleitungen.

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