Zo organiseer je een Bevrijdingsfeest

Begin minstens 8 weken vooraf met de datum, locatie, vergunningen en verzekering. Werk daarna het programma uit en leg muziek, leveranciers, vrijwilligers en EHBO vast. Verzamel uiterlijk 2 weken voor het feest aanmeldingen en dieetwensen, zodat je eten, drinken, toiletten en zitplaatsen kunt plannen. Controleer in de laatste week stroompunten, afvalinzameling, weersverwachting en je regenplan. Op de dag zelf houd je het programma, de catering en de publieksinformatie op één plek bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Verzekering controleren
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
6
Uitnodigingen ontwerpen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Reserveringen maken
11
Leveranciers bevestigen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
EHBO-contact regelen
14
Afvalinzameling afstemmen
15
Toiletten controleren
2 personen
16
Stroompunten controleren
2 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Alternatief regenplan bepalen
2 personen
19
Bezoekersinformatie publiceren
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
3 personen
23
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
4 personen
25
Broodjes en beleg voorbereiden
3 personen
26
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
27
Bar inrichten
3 personen
28
Podiumzone vrijmaken
3 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen plaatsen
4 personen
31
Partytenten opbouwen
6 personen
32
Versiering ophangen
4 personen
33
Vlaggen en wimpels plaatsen
3 personen
34
Lichtkettingen ophangen
3 personen
35
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
36
Microfoon testen
2 personen
37
Muziek afspeellijst testen
38
Stroomkabels veilig afplakken
2 personen
39
Toegang en looproutes markeren
2 personen
40
Afvalpunten plaatsen
2 personen
41
Toiletten bevoorraden
2 personen
42
Informatietafel inrichten
2 personen
43
EHBO-koffer plaatsen
44
Brandblussers controleren
45
Vrijwilligers briefen
3 personen

Event

46
Registratietafel bemannen
2 personen
47
Bezoekers welkom heten
2 personen
48
Programma aankondigen
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Hapjes serveren
4 personen
51
Dranken uitgeven
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Koelboxen aanvullen
2 personen
54
Muziek verzorgen
55
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
56
Herdenkingsmoment begeleiden
2 personen
57
Dansvloer vrijhouden
2 personen
58
Afvalpunten legen
2 personen
59
Toiletten tussendoor controleren
2 personen
60
Verloren voorwerpen verzamelen
61
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

62
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
63
Eten en drinken veilig opbergen
3 personen
64
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
65
Partytenten afbreken
6 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
69
Locatie schoonmaken
4 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
72
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 150
Barpanelenaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Afzetpalenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 200
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Schenk kannenaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Drankkrattenaantal 12

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 12
Oranje vlaggetjesaantal 10
Rood-wit-blauwe slingersaantal 10
Oranje ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 4
Tafelkledenaantal 14
Menubordenaantal 4
Programmapostersaantal 12
Naamkaartjesaantal 200
Plakhaakjesaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3

Verlichting

Lichtkettingenaantal 8
LED-bouwlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveertangenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Bewaarbakkenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het muziekprogramma vóór je apparatuur regelt. Voor een optreden of toespraak heb je actieve speakers, microfoons, een mengpaneel en een muziekspeler nodig; test alle aansluitingen uiterlijk de dag ervoor.
Maak 2 weken vooraf een overzicht van aanmeldingen en dieetwensen. Daarmee bepaal je hoeveel broodjes, beleg, hapjes, borden, bestek en herbruikbare drinkglazen je nodig hebt en voorkom je last-minute boodschappen.
Regel vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur. Wijs aparte mensen aan voor ontvangst, bar, programma, afval en afsluiting, en deel het EHBO-contact vooraf met alle coördinatoren.
Controleer 7 dagen vooraf waar stroompunten en toiletten zijn en stem de afvalinzameling af. Markeer looproutes en publiekszones met afzetpalen; zet tafels, stoelen en partytenten niet voor uitgangen.
Maak uiterlijk 3 dagen vooraf een regenplan en controleer opnieuw de weersverwachting. Leg vast welke onderdelen onder partytenten doorgaan, waar bezoekersinformatie komt en wanneer je de gewijzigde opstelling communiceert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Bevrijdingsfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Vergunningen, locatie, muziek en leveranciers kunnen meerdere weken vragen; houd de laatste 2 weken vrij voor aanmeldingen, boodschappen en controles.
Heb je een vergunning nodig voor een Bevrijdingsfeest?: Dat hangt af van locatie, aantal bezoekers, muziek en openbare ruimte. Controleer dit direct bij het vastleggen van de locatie, bij voorkeur 8 weken vooraf, zodat je tijd hebt voor de aanvraag en eventuele voorwaarden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Bevrijdingsfeest?: Plan minimaal 1 coördinator en daarnaast per taak een verantwoordelijke voor ontvangst, bar, programma, afval en afsluiting. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat niemand de hele dag dezelfde post bezet.
Wanneer moet je het regenplan voor een Bevrijdingsfeest maken?: Maak het plan uiterlijk 3 dagen vooraf en controleer de weersverwachting opnieuw 24 uur voor aanvang. Bepaal dan welke activiteiten naar partytenten of een binnenruimte gaan en informeer bezoekers via de publicatiekanalen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.