Zo organiseer je een beursbezoek zonder gedoe

Begin met de beurs en datum, en leg daarna meteen de groepsreservering en het vervoer vast. Zodra de basis staat, verzamel je aanmeldingen, dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften in één deelnemerslijst. Werk vervolgens een programma met route en verzamelplek uit en informeer iedereen op vaste momenten. Op de dag zelf draait alles om een snelle registratie, herkenbare documenten en begeleiding naar het vervoer. Vooral toegangsbewijzen, parkeerinformatie en herinneringen worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beurs en datum vastleggen
2 personen
2
Groepsreservering maken
3
Vervoer reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Toegankelijkheid inventariseren
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Contactgegevens controleren
10
Programma en route uitwerken
2 personen
11
Verzamellocatie vastleggen
12
Parkeerinformatie controleren
13
Deelnemers informeren
2 personen
14
Toegangsbewijzen bestellen
15
Lunchpakketten samenstellen
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
18
Materialen klaarzetten
2 personen
19
Toegangsbewijzen printen
20
Route en programma printen
21
Deelnemers telefonisch herinneren
2 personen

Event

22
Verzamellocatie gereedmaken
2 personen
23
Aanwezigheid registreren
2 personen
24
Polsbandjes uitdelen
25
Deelnemers naar vervoer begeleiden
3 personen
26
Groep bij de beurs aanmelden
2 personen
27
Groepsafspraken toelichten
28
Deelnemers over beurs begeleiden
3 personen
29
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
30
Rustmoment begeleiden
2 personen
31
Dranken bijvullen
32
Groepsfoto maken
33
Verzamelpunt begeleiden
3 personen
34
Aanwezigheid voor vertrek controleren
2 personen
35
Deelnemers naar vervoer begeleiden
3 personen
36
Deelnemers terugbrengen
3 personen

Nazorg

37
Overgebleven eten verdelen
2 personen
38
Materialen verzamelen
2 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Koelboxen schoonmaken
41
Servies afwassen
2 personen
42
Materialen opbergen
2 personen
43
Vervoermaterialen retourneren
44
Locatie schoonmaken
2 personen
45
Deelnemers informeren over vondsten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 6
Wachtbank

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Mobiele telefoonaantal 3
Powerbanksaantal 3
Oplaadkabelsaantal 3
Handmegafon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Lunchboxenaantal 25
Herbruikbare bordenaantal 25
Herbruikbaar bestekaantal 25
Servettenhouderaantal 2

Documenten

Toegangsbewijzenaantal 25
Deelnemerslijstenaantal 3
Programmafoldersaantal 25
Routekaartenaantal 25
Noodcontactkaartenaantal 25
Pennenaantal 10
Naamstickersaantal 25
Polsbandjesaantal 25
Inschrijfmap
Klembordenaantal 3

Tassen

Draagtassenaantal 25
Afvalzakken voor onderwegaantal 6

Veiligheid

EHBO-set
Reflecterende hesjesaantal 4
Handdesinfectieaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer groepsvervoer zodra de beursdatum vaststaat en noteer de vertrektijd, opstapplaats en terugreis op één routeblad. Controleer parkeerinformatie uiterlijk een week vooraf, zodat deelnemers weten waar ze moeten zijn.
Sluit de aanmeldingen niet pas de dag voor vertrek. Vraag minimaal 10 dagen vooraf naar dieetwensen en toegankelijkheid, controleer telefoonnummers en maak daarna een definitieve deelnemerslijst.
Bestel toegangsbewijzen minstens 7 dagen vooraf en controleer of iedere deelnemer een eigen bewijs nodig heeft. Print de bewijzen en bewaar daarnaast een digitale kopie op de mobiele telefoon van de coördinator.
Maak lunchpakketten per deelnemer en zet dranken de avond ervoor gekoeld klaar in koelboxen. Tel lunchboxen, herbruikbare bekers, servetten en afvalzakken vóór vertrek, niet pas bij de verzamelplek.
Plan de registratie 15 tot 20 minuten vóór vertrek. Leg naamstickers, polsbandjes, pennen en de inschrijfmap klaar; wijs één persoon aan voor aanwezigheid en één persoon voor het begeleiden van de groep naar het vervoer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een beursbezoek organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de beursdatum, groepsreservering en vervoer. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor vertrek en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen vooraf.
Wanneer bestel je toegangsbewijzen voor een groepsbezoek aan een beurs?: Bestel ze minimaal 7 dagen vóór het beursbezoek, nadat de deelnemerslijst is gecontroleerd. Print de bewijzen uiterlijk de avond ervoor en bewaar een digitale back-up.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor verzamelen en registreren?: Plan 15 tot 20 minuten voor aanwezigheid registreren, naamstickers en polsbandjes uitdelen en vragen beantwoorden. Laat de groep daarna nog 5 minuten vóór vertrek compleet bij het vervoer staan.
Wanneer verzamel je dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften?: Vraag dit tegelijk met de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 10 dagen vóór vertrek. Geef de definitieve informatie daarna door bij het samenstellen van de lunchpakketten en het uitwerken van de route.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.