Einen Messebesuch mit einer Gruppe organisieren

Ein gemeinsamer Messebesuch steht und fällt mit einem klaren Ablauf. Lege zuerst Messe, Datum und Gruppengröße fest, bevor du Reservierungen und Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Sonderwünsche, Transport, Eintrittskarten sowie Route und Programm. Am Veranstaltungstag brauchst du einen festen Treffpunkt, aktuelle Teilnehmerlisten und eine Person, die Anwesenheit und Einlass koordiniert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messe und Datum festlegen
2 Personen
2
Gruppenreservierung erstellen
3
Transport reservieren
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Barrierefreiheit erfassen
8
Teilnehmerliste aktualisieren
9
Kontaktdaten prüfen
10
Programm und Route ausarbeiten
2 Personen
11
Sammelpunkt festlegen
12
Parkinformationen prüfen
13
Teilnehmer informieren
2 Personen
14
Eintrittskarten bestellen
15
Lunchpakete zusammenstellen
2 Personen
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Getränke kühlen
18
Materialien bereitstellen
2 Personen
19
Eintrittskarten drucken
20
Route und Programm ausdrucken
21
Teilnehmer telefonisch erinnern
2 Personen

Event

22
Sammelpunkt vorbereiten
2 Personen
23
Anwesenheit erfassen
2 Personen
24
Armbänder verteilen
25
Teilnehmende zum Transport begleiten
3 Personen
26
Gruppe für die Messe anmelden
2 Personen
27
Gruppenabsprachen erläutern
28
Teilnehmer über die Messe begleiten
3 Personen
29
Lunchpakete verteilen
2 Personen
30
Ruhephase betreuen
2 Personen
31
Getränke nachfüllen
32
Gruppenfoto machen
33
Treffpunkt betreuen
3 Personen
34
Anwesenheit vor der Abfahrt prüfen
2 Personen
35
Teilnehmende zum Transport begleiten
3 Personen
36
Teilnehmer zurückbringen
3 Personen

Nachbereitung

37
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
38
Materialien zusammenstellen
2 Personen
39
Abfall sammeln
2 Personen
40
Kühlboxen reinigen
41
Geschirr abwaschen
2 Personen
42
Materialien verstauen
2 Personen
43
Transportmaterialien zurückgeben
44
Location reinigen
2 Personen
45
Teilnehmer über Fundgegenstände informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 2
KlappstühleAnz. 6
Wartebank

Ausstattung

KühlboxenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 3
MobiltelefonAnz. 3
PowerbanksAnz. 3
LadekabelAnz. 3
Handmegafon

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 30
LunchboxenAnz. 25
Mehrweg-TellerAnz. 25
Wiederverwendbares BesteckAnz. 25
ServiettenhalterAnz. 2

Dokumente

EintrittskartenAnz. 25
TeilnehmerlistenAnz. 3
ProgrammhefteAnz. 25
RoutenpläneAnz. 25
NotfallkontaktkartenAnz. 25
StifteAnz. 10
NamensaufkleberAnz. 25
ArmbänderAnz. 25
Anmeldeordner
KlemmbretterAnz. 3

Taschen

TragetaschenAnz. 25
Müllsäcke für unterwegsAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-Set
WarnwestenAnz. 4
HanddesinfektionsmittelAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Gruppenreservierung erst, wenn du eine realistische Teilnehmerzahl hast. Setze für Zu- und Absagen eine Frist von mindestens 7 Tagen, damit Transport und Eintrittskarten rechtzeitig gebucht werden können.
Erfasse Ernährungswünsche und Barrierefreiheit direkt mit der Anmeldung. Prüfe diese Angaben spätestens 5 Tage vor dem Messebesuch erneut und gib sie an Transport, Messekontakt oder Catering weiter.
Lege einen Sammelpunkt mit genauer Uhrzeit fest und informiere alle Teilnehmenden mindestens 48 Stunden vorher. Nenne zusätzlich eine Mobiltelefonnummer für Verspätungen und beschreibe den Treffpunkt eindeutig.
Bereite Eintrittskarten, Teilnehmerlisten, Programm und Routenpläne in Papierform vor. Nimm außerdem Powerbanks, Ladekabel und ein Erste-Hilfe-Set mit, weil unterwegs nicht jede Person erreichbar oder vorbereitet ist.
Kühle Getränke am Vorabend und stelle Lunchpakete am Tag davor zusammen. Rechne bei längeren Wegen mit mindestens einer Trinkportion pro Person und packe Müllsäcke für unterwegs ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen gemeinsamen Messebesuch planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. So bleiben mindestens 3 Wochen für Anmeldungen und noch 7 Tage für die finale Teilnehmerliste, Eintrittskarten und Transportdetails.
Wann sollte man die Teilnehmer für den Messebesuch erinnern?: Schicke die wichtigsten Informationen 48 Stunden vorher und erinnere Personen ohne bestätigte Rückmeldung zusätzlich telefonisch. Am Vorabend sollten Treffpunkt, Abfahrtszeit und Notfallkontakt noch einmal feststehen.
Wie viele Getränke braucht man für einen Messebesuch?: Plane für die Anreise und den ersten Messeabschnitt mindestens 0,5 Liter pro Person ein. Bei einem ganzen Tag solltest du eher 1 bis 1,5 Liter pro Person vorsehen und die Getränke in Kühlboxen transportieren.
Was muss am Treffpunkt vor der Abfahrt passieren?: Sei 15 bis 20 Minuten vor der vereinbarten Abfahrtszeit dort. Erfasse die Anwesenheit, verteile Namensaufkleber oder Armbänder, prüfe die Eintrittskarten und begleite die Gruppe gesammelt zum Transport.

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