Zo organiseer je een bergtocht zonder verrassingen

Een bergtocht organiseer je vanuit de route, niet vanuit de lunch of het vervoer. Kies eerst het berggebied en controleer hoogteverschil, weersverwachting, routegegevens en eventuele vergunningen. Daarna stem je deelnemers, noodcontacten, vervoer en een alternatieve route op elkaar af. In de laatste week draait alles om duidelijke informatie, passend materiaal en een controle van de omstandigheden. Zo weet iedereen waar de groep start, wat mee moet en wanneer je het plan aanpast.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en berggebied kiezen
2 personen
2
Weers- en routegegevens controleren
3
Deelnemerslijst opstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Noodcontacten verzamelen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vervoer reserveren
9
Parkeerplaats controleren
10
Toegang en routevergunning controleren
11
Alternatieve route vastleggen
2 personen
12
Rustpunten en drinkpunten markeren
2 personen
13
Deelnemersinformatie versturen
14
Geschikte kleding bevestigen
15
Vervoersgegevens bevestigen
16
Routekaarten afdrukken
17
EHBO- en veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
18
Portofoons opladen
19
Boodschappenlijst controleren
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Versnaperingen portioneren
2 personen
22
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Rugzakken en materiaal klaarzetten
2 personen
25
Weersverwachting definitief controleren
26
Route op basis van weer aanpassen
2 personen
27
Deelnemersaanwezigheid bevestigen
2 personen
28
Vervoer laden
3 personen

Event

29
Deelnemers ontvangen
3 personen
30
Aanwezigheid en noodcontacten registreren
2 personen
31
Rugzakken en uitrusting controleren
3 personen
32
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
33
Groep in wandelgroepen indelen
2 personen
34
Vertrekpunt naar route begeleiden
3 personen
35
Route en tempo begeleiden
4 personen
36
Drinkpauze verzorgen
3 personen
37
Deelnemers onderweg tellen
2 personen
38
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
EHBO verlenen indien nodig
2 personen
41
Groep terug naar vertrekpunt begeleiden
4 personen
42
Laatste aanwezigheidscontrole uitvoeren
2 personen
43
Avondmaaltijd uitdelen
3 personen
44
Afval onderweg verzamelen
2 personen
45
Deelnemers naar vervoer begeleiden
3 personen

Nazorg

46
Vervoer uitladen
3 personen
47
Gebruikt servies afwassen
2 personen
48
Koelboxen leegmaken
2 personen
49
Routeafval weggooien
2 personen
50
Materiaal reinigen en drogen
2 personen
51
Geleend materiaal retourneren
52
Overgebleven eten opbergen
53
Deelnemersfoto's en informatie delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Topografische wandelkaartenaantal 6
Kompasaantal 6
GPS-apparatenaantal 4
Wandelstokkenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 8
Waterzakkenaantal 30
Regenponcho'saantal 30
Nooddekensaantal 30
Fluitjesaantal 30
Hoofdlampenaantal 10
Routebordjesaantal 12
Stafkaarthoezenaantal 6
Rugzakkenaantal 6
Zitmatjesaantal 30

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Driekante doekenaantal 6
Reddingsdekensaantal 10
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6
Noodcontactkaartenaantal 35

Apparatuur

Mobiele telefoonsaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6

Meubilair

Klaptafelsaantal 3
Klapstoelenaantal 6
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6

Keuken

Waterkannenaantal 6
Picknickkleedaantal 6

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 50
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasbakkenaantal 2

Tips

Plan de route vóór je deelnemers uitnodigt. Markeer rustpunten en drinkpunten, leg een alternatief vast en controleer toegang, parkeerplaats en routevergunning voordat je een definitieve vertrekplaats communiceert.
Verzamel uiterlijk één week vooraf de deelnemerslijst, noodcontacten en dieetwensen. Stuur daarna één deelnemersinformatie met vertrektijd, vervoersgegevens, kledingadvies, routekaart en wat iedereen zelf moet meenemen.
Maak veiligheid zichtbaar in plaats van aannames te doen. Controleer EHBO-koffers, nooddekens, fluitjes, portofoons, telefoons en powerbanks; wijs bovendien vooraf iemand aan die de route en het tempo bewaakt.
Controleer de weersverwachting twee keer: ongeveer 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend van vertrek. Bij onweer, slecht zicht of gladde omstandigheden gebruik je de alternatieve route of stel je de tocht uit.
Bereid eten en drinken zo voor dat de groep niet tegelijk een lange pauze nodig heeft. Portioneer versnaperingen, maak lunchpakketten, koel dranken en reken per deelnemer op eigen drinkcapaciteit plus een reserve voor vertraging.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bergtocht organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf als je vervoer, toegang of een parkeerplaats moet regelen. Plan de definitieve route- en weerscontrole 48 uur voor vertrek en herhaal die op de ochtend zelf.
Wat moet ik regelen voor de veiligheid van een bergtocht?: Regel per groep een EHBO-koffer, nooddekens, fluitjes, opgeladen telefoons en communicatie zoals portofoons. Verzamel uiterlijk één week vooraf de noodcontacten en druk routekaarten af als mobiele ontvangst niet gegarandeerd is.
Hoeveel eten en drinken neem je mee tijdens een bergtocht?: Voorzie per deelnemer lunch, versnaperingen en voldoende drinken voor de geplande tochtduur, plus reserve voor minimaal 1 extra uur. Verdeel het eten vooraf in lunchpakketten en controleer dieetwensen uiterlijk één week voor vertrek.
Wanneer controleer ik het weer voor een bergtocht?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf voor de definitieve routekeuze en nogmaals op de ochtend van vertrek. Spreek vooraf af bij welke omstandigheden je de alternatieve route gebruikt of niet vertrekt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.