Zo organiseer je een bergloop zonder losse eindjes

Begin met het parcours, de datum en de start- en finishlocatie; die keuzes bepalen vrijwel alles wat daarna nodig is. Regel vervolgens vergunningen, verkeersmaatregelen en de bezetting van vrijwilligers en EHBO voordat je inschrijvingen opent. In de laatste weken verschuift het werk naar deelnemersinformatie, startnummers, routecontrole en tijdregistratie. Op de dag zelf draait een goede bergloop vooral om duidelijke posten, betrouwbare communicatie en materiaal dat per onderdeel klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en parcours vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
3
Start- en finishlocatie bevestigen
4
Verkeersplan uitwerken
2 personen
5
Vrijwilligers werven
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Inschrijfformulier publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Route controleren
3 personen
11
Startnummers bestellen
12
Medaille-aantallen bestellen
13
Tijdregistratie voorbereiden
2 personen
14
Vrijwilligerstaken verdelen
2 personen
15
EHBO-bezetting vastleggen
2 personen
16
Verkeersposten indelen
2 personen
17
Parcourskaarten maken
18
Deelnemersinformatie versturen
19
Weersverwachting controleren
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Startnummers sorteren
3 personen
22
Deelnemerslijsten afdrukken
23
Routebordjes klaarleggen
2 personen
24
Koelboxen vullen
2 personen
25
EHBO-materialen controleren
26
Vrijwilligersbriefing voorbereiden

Event

27
Start- en finishgebied markeren
4 personen
28
Partytenten opbouwen
4 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
30
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
31
Startnummers klaarleggen
2 personen
32
Drankposten inrichten
4 personen
33
EHBO-post inrichten
2 personen
34
Parcoursbordjes plaatsen
6 personen
35
Verkeershekken plaatsen
4 personen
36
Verkeersposten bemannen
8 personen
37
Tijdregistratie testen
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen
39
Inschrijving openen
3 personen
40
Startnummers uitdelen
3 personen
41
Bagage-inname bemannen
2 personen
42
Warming-up begeleiden
2 personen
43
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
44
Startsein geven
2 personen
45
Dranken bijvullen
4 personen
46
Finish registreren
3 personen
47
Medaille-uitgifte verzorgen
3 personen
48
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
49
EHBO beschikbaar houden
2 personen
50
Binnengekomen lopers opvangen
2 personen
51
Tijdresultaten controleren
2 personen
52
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
53
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
54
Finishgebied opruimen
5 personen
55
Parcoursbordjes ophalen
6 personen
56
Verkeershekken verwijderen
4 personen
57
Afval verzamelen
4 personen
58
Tenten afbreken
4 personen
59
Materialen naar opslag brengen
4 personen
60
Servies afwassen
3 personen

Nazorg

61
Locatie schoonmaken
4 personen
62
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
63
Tijdregistratie exporteren
64
Uitslagen publiceren
65
Deelnemers bedanken
66
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
67
Huurmaterialen retourneren
2 personen
68
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Opbergkrattenaantal 12

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Startnummerbandenaantal 250
Finishermedaillesaantal 250
Routepijlenaantal 80
Kilometerbordjesaantal 12
Lintenaantal 10
Pionnenaantal 40
Verkeershekkenaantal 20
Stopbordenaantal 8
Wedstrijdlintaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Printersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 3
Stopwatchesaantal 6
Powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 8
Handgeldispensersaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8

Catering

Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 10
Drankdispensersaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 30
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesjesaantal 4
Thermosflessenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 3
Bezemaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 8

Decoratie

Startfinishbanier
Vlaggenlijnenaantal 8
Pijlbordenaantal 12

Tips

Leg het parcours vast voordat je het inschrijfformulier publiceert. Controleer de route daarna nogmaals fysiek en bepaal waar routepijlen, kilometerbordjes, linten en verkeershekken nodig zijn.
Regel vergunningen, meldingen en het verkeersplan ruim vóór de inschrijving opent. Deel verkeersposten uit met een concrete bezetting en geef posten stopborden, portofoons of megafonen.
Maak de vrijwilligersindeling niet pas op de wedstrijddag. Plan aparte mensen voor start en finish, tijdregistratie, EHBO, verkeersposten en het uitdelen van medailles.
Bestel startnummers en finishermedailles op basis van het verwachte aantal deelnemers plus een kleine reserve. Sorteer de startnummers vooraf en druk deelnemerslijsten af, zodat je bij het aanmelden niet hoeft te zoeken.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de bergloop. Vermeld daarin starttijd, bereikbaarheid, parcoursinformatie, benodigdheden en wat er gebeurt bij slecht weer; controleer de weersverwachting opnieuw op de dag ervoor.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bergloop organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd voor het parcours, vergunningen, verkeersplan, vrijwilligers, inschrijvingen en bestellingen van startnummers en medailles.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een bergloop?: Maak minimaal 6 tot 8 weken vooraf een indeling en tel per verkeerspost, start- en finishgebied, tijdregistratie en EHBO minstens één verantwoordelijke. Het exacte aantal hangt af van de lengte van het parcours en het aantal kruisingen.
Wanneer moet je de deelnemersinformatie versturen?: Stuur de praktische informatie 3 tot 5 dagen voor de bergloop en geef een laatste weer- of route-update uiterlijk de avond ervoor. Zo kunnen deelnemers hun vertrek en kleding nog aanpassen.
Wanneer controleer je het parcours voor de start?: Doe een volledige routecontrole in de week voorafgaand aan de bergloop en nog een korte controle op de wedstrijddag. Controleer vooral routepijlen, kilometerbordjes, linten, pionnen en verkeershekken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.