Cómo organizar una carrera de montaña paso a paso

Organizar una carrera de montaña exige coordinar el recorrido, la seguridad y la llegada mucho antes del día de la prueba. Empieza fijando la fecha y comprobando el trazado; después tramita permisos, prepara el plan de tráfico y abre las inscripciones. La última semana se centra en dorsales, señalización, voluntarios, primeros auxilios y material de avituallamiento. Este orden evita que los problemas de la ruta o del registro aparezcan cuando ya están llegando los corredores.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el recorrido
2 personas
2
Gestionar permisos y notificaciones
2 personas
3
Confirmar el lugar de salida y llegada
4
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
5
Reclutar voluntarios
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Publicar el formulario de inscripción
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Comprobar la ruta
3 personas
11
Pedir dorsales
12
Encargar el número de medallas
13
Preparar el registro de tiempo
2 personas
14
Distribuir las tareas de voluntariado
2 personas
15
Asignar personal de primeros auxilios
2 personas
16
Asignar puestos de tráfico
2 personas
17
Crear mapas del recorrido
18
Enviar información a los participantes
19
Comprobar el pronóstico del tiempo
20
Hacer la compra
3 personas
21
Ordenar los dorsales
3 personas
22
Imprimir listas de participantes
23
Preparar señalización de ruta
2 personas
24
Llenar las neveras portátiles
2 personas
25
Comprobar el material de primeros auxilios
26
Preparar la sesión informativa para voluntarios

Evento

27
Marcar la zona de salida y meta
4 personas
28
Montar las carpas
4 personas
29
Colocar mesas y sillas
4 personas
30
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
31
Preparar los dorsales
2 personas
32
Montar los puntos de bebidas
4 personas
33
Montar un puesto de primeros auxilios
2 personas
34
Colocar los letreros del recorrido
6 personas
35
Colocar vallas de tráfico
4 personas
36
Cubrir puestos de tráfico
8 personas
37
Probar el registro horario
2 personas
38
Instruir a los voluntarios
2 personas
39
Abrir la inscripción
3 personas
40
Repartir dorsales
3 personas
41
Atender la recepción de equipaje
2 personas
42
Guiar el calentamiento
2 personas
43
Acompañar a los participantes hasta la salida
3 personas
44
Dar la señal de inicio
2 personas
45
Rellenar las bebidas
4 personas
46
Registrar la meta
3 personas
47
Encargarse de la entrega de medallas
3 personas
48
Repartir fruta y snacks
3 personas
49
Mantener primeros auxilios disponibles
2 personas
50
Recibir a los corredores llegados
2 personas
51
Comprobar los tiempos
2 personas
52
Preparar la entrega de premios
2 personas
53
Realizar la entrega de premios
3 personas
54
Desmontar la zona de meta
5 personas
55
Recoger los letreros del recorrido
6 personas
56
Retirar las vallas de tráfico
4 personas
57
Recoger la basura
4 personas
58
Desmontar las tiendas
4 personas
59
Llevar los materiales al almacén
4 personas
60
Lavar la vajilla
3 personas

Seguimiento

61
Limpiar el lugar
4 personas
62
Recoger objetos perdidos
2 personas
63
Exportar el registro de tiempo
64
Publicar los resultados
65
Agradecer a los participantes
66
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
67
Devolver el material alquilado
2 personas
68
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 30
Mesas de cervezacant. 4
Percheroscant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12

Material deportivo

Dorsalescant. 250
Brazaletes con número de salidacant. 250
Medallas de finishercant. 250
Flechas de rutacant. 80
Señales de kilómetrocant. 12
Cintascant. 10
Conoscant. 40
Vallas de tráficocant. 20
Señales de stopcant. 8
Cinta de competicióncant. 2

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 3
Impresorascant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Walkie-talkiescant. 12
Megáfonoscant. 3
Cronómetroscant. 6
Baterías externascant. 6
Neveras portátilescant. 8
Dispensadores de gel para manoscant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8

Catering

Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 10
Dispensadores de bebidascant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Acumuladores de fríocant. 30
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Botellas térmicascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 10
Recogedor y escobacant. 3
Escobacant. 3
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Guantes de trabajocant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Linternascant. 8

Decoración

Banner de salida y meta
Guirnaldascant. 8
Carteles direccionalescant. 12

Consejos

Cierra el recorrido y los permisos antes de publicar la inscripción. Comprueba la ruta completa y define claramente la salida, la llegada y los puntos donde habrá tráfico o asistencia.
Abre las inscripciones solo cuando puedas explicar distancia, desnivel, horarios, acceso y normas de la prueba. Pide también las preferencias dietéticas para no tener que reconstruir la lista de participantes al final.
Asigna a cada voluntario un puesto concreto y un horario, y entrega un mapa del recorrido. Reserva personal específico para primeros auxilios y tráfico; no combines esas funciones en los tramos más concurridos.
Prepara la señalización por sectores y revisa cada flecha, cinta, cono y señal de kilómetro antes de cargar el material. Cuenta los elementos al salir y al regresar, porque las señales olvidadas son difíciles de localizar después.
Haz una prueba del registro de tiempo y de las comunicaciones antes de la salida. Carga baterías externas, walkie-talkies y cronómetros, e imprime una lista de participantes de respaldo por si falla el portátil, una tablet o la impresora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de montaña?: Empieza entre 3 y 6 meses antes. Ese margen permite fijar el recorrido, gestionar permisos, abrir inscripciones y reclutar voluntarios sin dejar la seguridad para la última semana.
¿Cuándo se debe comprobar el recorrido de una carrera de montaña?: Haz una primera comprobación al definir el trazado y otra entre 7 y 10 días antes de la prueba. Revisa de nuevo los puntos críticos después de lluvias, desprendimientos o cambios en los accesos.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de montaña?: Depende de la distancia y de los cruces, pero asigna como mínimo una persona por puesto de tráfico y una por cada punto de asistencia. Confirma los turnos al menos 7 días antes y prepara sustitutos para las ausencias.
¿Cuándo hay que preparar los dorsales y las medallas?: Encarga los dorsales y las medallas después de cerrar el diseño de la inscripción y antes de la semana final. Imprime la lista definitiva y ordena los dorsales entre 2 y 3 días antes, dejando margen para cambios de última hora.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.