Organiser une course en montagne, étape par étape

Une course en montagne se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours et les autorisations, puis la sécurité, les inscriptions et la logistique du jour J. Prévoyez assez tôt les postes de circulation, les secours et le chronométrage, car ces éléments sont difficiles à improviser. Les dernières vérifications portent sur la météo, le balisage, les dossards et l’accueil au départ comme à l’arrivée. Ce plan rassemble 68 tâches et 54 fournitures pour suivre l’organisation sans oublier les détails qui bloquent souvent la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le parcours
2 personnes
2
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
3
Confirmer le lieu de départ et d’arrivée
4
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
5
Recruter des bénévoles
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Vérifier l'itinéraire
3 personnes
11
Commander les dossards
12
Commander les quantités de médailles
13
Préparer l’enregistrement du temps
2 personnes
14
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
15
Assurer la présence des secours
2 personnes
16
Répartir les postes de circulation
2 personnes
17
Créer les cartes du parcours
18
Envoyer les informations aux participants
19
Vérifier les prévisions météo
20
Faire les courses
3 personnes
21
Trier les dossards
3 personnes
22
Imprimer les listes de participants
23
Préparer les panneaux de parcours
2 personnes
24
Remplir les glacières
2 personnes
25
Vérifier le matériel de premiers secours
26
Préparer le briefing des bénévoles

Événement

27
Balisage de la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
28
Monter les tentes de réception
4 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
31
Préparer les dossards
2 personnes
32
Installer les points de boissons
4 personnes
33
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
34
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
35
Installer des barrières de circulation
4 personnes
36
Tenir les postes de circulation
8 personnes
37
Tester le chronométrage
2 personnes
38
Briefer les bénévoles
2 personnes
39
Ouvrir les inscriptions
3 personnes
40
Distribuer les dossards
3 personnes
41
Assurer l'accueil des bagages
2 personnes
42
Animer l'échauffement
2 personnes
43
Accompagner les participants au départ
3 personnes
44
Donner le signal de départ
2 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
4 personnes
46
Enregistrer l'arrivée
3 personnes
47
Gérer la remise des médailles
3 personnes
48
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
49
Garder la trousse de premiers secours disponible
2 personnes
50
Accueillir les coureurs arrivés
2 personnes
51
Vérifier les temps
2 personnes
52
Préparer la remise des prix
2 personnes
53
Organiser la remise des prix
3 personnes
54
Ranger la zone d’arrivée
5 personnes
55
Ramasser les panneaux du parcours
6 personnes
56
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
57
Rassembler les déchets
4 personnes
58
Démonter les tentes
4 personnes
59
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes

Suivi

61
Nettoyer le lieu
4 personnes
62
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
63
Exporter le suivi du temps
64
Publier les résultats
65
Remercier les participants
66
Ranger les courses restantes
2 personnes
67
Retourner les matériels de location
2 personnes
68
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Caisses de rangementqté 12

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Bracelets de dossardqté 250
Médailles de finisherqté 250
Flèches de directionqté 80
Panneaux de kilométrageqté 12
Rubansqté 10
Cônesqté 40
Barrières de circulationqté 20
Panneaux STOPqté 8
Ruban de concoursqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Imprimantesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 3
Chronomètresqté 6
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 8
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8

Catering

Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 10
Distributeurs de boissonsqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 30
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Bouteilles isothermesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Gants de travailqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Bannière départ-arrivée
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux indicateursqté 12

Conseils

Commencez par fixer la date et le parcours, puis vérifiez immédiatement les autorisations et déclarations nécessaires. Confirmez aussi le lieu de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions.
Organisez la sécurité avant la communication : prévoyez la présence des secours, répartissez les bénévoles sur les postes de circulation et préparez un plan clair pour les talkies-walkies et les mégaphones.
Ouvrez les inscriptions seulement lorsque le parcours, les horaires et les consignes sont suffisamment stables. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires afin de pouvoir ajuster les quantités à temps.
Préparez le balisage en plusieurs lots : flèches, panneaux de kilométrage, rubans, cônes et barrières. Faites une vérification complète de l’itinéraire avant le jour de la course, puis contrôlez chaque point après l’installation.
Gardez les deux derniers jours pour les vérifications plutôt que pour les achats principaux : météo, listes de participants, dossards triés, glacières remplies, batteries chargées et matériel de premiers secours doivent être contrôlés avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course en montagne ?: Prévoyez idéalement au moins 3 mois pour fixer le parcours, obtenir les autorisations, recruter les bénévoles et ouvrir les inscriptions. Gardez les 2 dernières semaines pour les confirmations et la logistique.
Quand faut-il vérifier le parcours d’une course en montagne ?: Faites une première vérification après avoir défini l’itinéraire, puis une seconde dans les 7 jours précédant la course. Contrôlez notamment le balisage, les passages exposés et les points où la circulation doit être organisée.
Combien de bénévoles faut-il pour une course en montagne ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de carrefours, mais répartissez les bénévoles poste par poste avant le jour J. Finalisez les affectations au moins 1 semaine à l’avance et prévoyez un remplaçant pour chaque poste isolé.
Que préparer la veille d’une course en montagne ?: La veille, triez les dossards, imprimez les listes, vérifiez les prévisions météo et préparez les panneaux du parcours. Chargez aussi les chronomètres, tablettes, talkies-walkies et batteries externes, puis contrôlez les glacières et les fournitures de premiers secours.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.