Zo organiseer je een bergfietstocht zonder verrassingen

Een bergfietstocht organiseren begint niet bij de startlocatie, maar bij een route die je volledig hebt voorgereden. Daarna regel je de vergunning, inschrijvingen, vrijwilligers en de praktische ondersteuning onderweg. Plan water- en eetpunten op vaste plekken en test vooraf alle communicatie- en reparatiematerialen. De meeste problemen ontstaan doordat routepijlen, deelnemersinformatie of fietspompen pas op de ochtend zelf worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Routeconcept uitwerken
2 personen
2
Routevergunning aanvragen
3
Startlocatie reserveren
4
Aanmeldformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Route volledig voorrijden
2 personen
9
Vrijwilligers indelen
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Weersverwachting controleren
12
Deelnemerslijst afdrukken
13
Routekaarten afdrukken
14
Materialen controleren
2 personen
15
Fietspompen controleren
16
Communicatiemiddelen opladen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Routepijlen klaarleggen
2 personen
19
Reparatiesets samenstellen
2 personen
20
Eten gekoeld opslaan
2 personen
21
Startterrein opbouwen
5 personen
22
Route bewegwijzeren
4 personen
23
Registratietafel inrichten
2 personen
24
Waterpunten klaarzetten
3 personen
25
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
26
Reparatiepunt inrichten
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Fietsnummers uitdelen
2 personen
29
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
30
Startgroepen begeleiden
3 personen
31
Routepost bemannen
3 personen
32
Achterrijders begeleiden
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Hapjes en fruit serveren
3 personen
35
Reparaties ondersteunen
2 personen
36
Finishers registreren
2 personen
37
Koffie en thee serveren
2 personen

Nazorg

38
Routepijlen verwijderen
4 personen
39
Terrein opruimen
5 personen
40
Afval verzamelen
3 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Startlocatie schoonmaken
3 personen
43
Materialen controleren en opbergen
3 personen
44
Overgebleven eten koelen
2 personen
45
Materialen retourneren
2 personen
46
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 20
Biertafelsaantal 4

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 60
Routebordenaantal 20
Fietsnummersaantal 70
Nummerclipsaantal 140
Afzetkegelsaantal 20
Fietspompenaantal 4
Reparatiestandaard
Inbussleutelsetsaantal 3
Bandenlichtersaantal 6
Fietskettingsmeermiddelaantal 2
Reservebinnenbandenaantal 12
Tie-wrapsaantal 100

Apparatuur

Portofoonsaantal 6
Megafoon
Powerbanksaantal 4
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Waterdispensersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Opslagbakkenaantal 12
Serveerschalenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Nitrilhandschoenenaantal 50

Catering

Boodschappen

Tips

Rijd de volledige route ruim vóór het evenement voor, inclusief eventuele omleidingen. Noteer waar routeborden en afzetkegels nodig zijn en controleer of water- en eetpunten bereikbaar zijn.
Vraag de routevergunning aan voordat je de uitnodigingen verstuurt. Neem in de deelnemersinformatie de starttijd, route-informatie, veiligheidsafspraken en wat deelnemers zelf moeten meenemen op.
Verwerk aanmeldingen niet alleen voor het aantal deelnemers, maar ook voor dieetwensen en contactgegevens. Druk de deelnemerslijst en routekaarten uiterlijk de dag ervoor af, zodat de registratietafel niet afhankelijk is van een printer op locatie.
Verdeel vrijwilligers per taak en locatie: registratie, bewegwijzering, waterpunt, eet- en drinkpunt en technische hulp. Geef teams portofoons of opgeladen communicatiemiddelen en spreek vooraf af wie beslist bij pech of slecht weer.
Controleer de reparatiesets, fietspompen en reservebinnenbanden afzonderlijk voordat je het startterrein opbouwt. Leg routepijlen, fietsnummers, nummerclips en materialen per post klaar; zo hoef je tijdens de opbouw niet meer te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bergfietstocht organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met het routeconcept en de vergunning. Plan de volledige verkenning, inschrijving en vrijwilligersindeling daarna in vaste stappen, zodat je uiterlijk een week voor de tocht de deelnemersinformatie kunt versturen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een bergfietstocht?: Reken op minimaal één vrijwilliger bij de registratie en per water- of eetpunt, plus mensen voor bewegwijzering en technische hulp. Bij meerdere posten is een coördinator nodig die gedurende de tocht bereikbaar blijft; deel de definitieve indeling uiterlijk een week vooraf.
Wanneer moet je de route van een bergfietstocht voorrijden?: Rijd de volledige route minstens één keer voor voordat de uitnodigingen definitief uitgaan, en controleer haar opnieuw in de week vóór de tocht. Zo ontdek je tijdelijke afsluitingen, onveilige passages en plekken waar routepijlen of routeborden ontbreken.
Wat moet je op de dag van een bergfietstocht controleren?: Controleer vóór de start de weersverwachting, deelnemerslijst, routebewegwijzering, waterpunten, reparatiesets, fietspompen en opgeladen communicatiemiddelen. Zet het startterrein en de registratietafel minimaal 60 minuten voor de eerste start gereed.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.