Zo organiseer je een benefietloop

Begin met het doel, de datum en de route; pas daarna kun je begroten, sponsoren benaderen en deelnemers werven. Regel vergunningen en verkeersmaatregelen vroeg, want een route door de openbare ruimte vraagt vaak afstemming met meerdere partijen. Werk vervolgens toe naar inschrijving, promotie en een duidelijke taakverdeling voor vrijwilligers. In de laatste week draait alles om controle: startnummers, routeborden, EHBO, geluidsset, drank en een deelnemerslijst die ook op papier beschikbaar is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Hardlooproute uitzetten
3 personen
3
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
4
Goede doel vastleggen
2 personen
5
Begroting opstellen
2 personen
6
Sponsoren benaderen
3 personen
7
Inschrijfformulier maken
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
3 personen
9
Promotie online plaatsen
2 personen
10
Routekaart publiceren
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers werven
3 personen
14
Verkeersposten indelen
2 personen
15
Startgroepen indelen
2 personen
16
Reserveringen maken
2 personen
17
Startnummers ontwerpen
2 personen
18
Routeborden laten drukken
19
Vrijwilligersbriefing maken
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Startnummers sorteren
3 personen
23
Routepakket samenstellen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Deelnemerslijst printen
26
Weersverwachting controleren
27
Terrein inspecteren
3 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
29
Partytenten opbouwen
6 personen
30
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
31
Waterposten klaarzetten
4 personen
32
Routeborden plaatsen
6 personen
33
Verkeershekken plaatsen
4 personen
34
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
35
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
36
Finishregistratie klaarzetten
2 personen
37
Medische materialen klaarleggen
2 personen
38
Vrijwilligers ontvangen
3 personen
39
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

40
Startnummers uitdelen
5 personen
41
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
42
Deelnemers ontvangen
4 personen
43
Koffie en thee serveren
3 personen
44
Startbriefing geven
2 personen
45
Startschot begeleiden
3 personen
46
Routepost bemannen
8 personen
47
Water uitdelen
6 personen
48
Dranken bijvullen
3 personen
49
Hapjes serveren
4 personen
50
Finishers registreren
4 personen
51
Medaille uitdelen
3 personen
52
Publiek informeren
2 personen
53
Donaties registreren
2 personen
54
Contante donaties beveiligen
2 personen
55
Fotomoment begeleiden
2 personen
56
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
57
Bedankwoord uitspreken
58
Avondcatering serveren
4 personen
59
Afval tussentijds verzamelen
3 personen
60
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

61
Routeborden verwijderen
5 personen
62
Verkeershekken terugplaatsen
4 personen
63
Tenten en boog afbreken
6 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
67
Terrein schoonmaken
6 personen
68
Afval afvoeren
3 personen
69
Donatiebedrag controleren
2 personen
70
Donatiebedrag overmaken
2 personen
71
Deelnemers bedanken
2 personen
72
Uitslagen publiceren
2 personen
73
Materialen inventariseren
2 personen
74
Geleende materialen retourneren
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Biertafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Startboog
Finishboog
Routebordenaantal 25
Pionnenaantal 40
Verkeershekkenaantal 12
Startnummersaantal 250
Veiligheidsspeldenaantal 500
Medaljesaantal 220
Stopwatchesaantal 4
Meetlint
Kleedjesaantal 10
Reflectievestenaantal 20
Paraplu'saantal 8
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Draadloze microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Megafoonsaantal 3
Laptop
Printer
Contantgeldkistaantal 2
Oplaadbare lampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Waterkannenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Servettenhoudersaantal 10

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Vlaggenlijnenaantal 10
Tafelkledenaantal 10
Sponsorbordenaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Stiftenaantal 20
Plakbandrollenaantal 12
Tie-wrapsaantal 200

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Afwasbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route vast voordat je de inschrijving opent. Noteer afstand, start- en finishpunt, gevaarlijke kruisingen en plaatsen voor verkeersposten; publiceer daarna een routekaart zodat deelnemers weten waar ze lopen.
Maak de begroting met aparte posten voor vergunningen, drukwerk, routeborden, medailles, drank en veiligheidsmateriaal. Benader sponsoren zodra het doel en het verwachte deelnemersaantal bekend zijn, bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf.
Plan vrijwilligers per concrete positie en tijdblok. Geef verkeersposten, startgroepen en de finish een eigen verantwoordelijke en maak uiterlijk een week voor de loop een briefing met route, portofoon- of telefoonafspraken en noodprocedure.
Houd bij de inschrijving niet alleen naam en afstand bij, maar ook dieetwensen en toestemming voor communicatie. Print de deelnemerslijst en sorteer de startnummers vooraf; dat voorkomt rijen bij het aanmelden op de wedstrijddag.
Controleer 1 dag vooraf alle fysieke benodigdheden: start- en finishboog, pionnen, hekken, reflectievesten, EHBO-koffers, ijscompressen, geluidsset, verlengkabels en opgeladen powerbanks. Zet dranken tijdig koud en leg een alternatief klaar voor regen of stroomuitval.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een benefietloop organiseren?: Reken op minimaal 12 weken voorbereiding voor een kleinschalige benefietloop. Begin meteen met datum, route, vergunningen en het goede doel; sponsorwerving en promotie krijgen daarna nog 8 tot 10 weken nodig.
Welke vergunningen heb je nodig voor een benefietloop?: Dat hangt af van route en gemeente, maar bij gebruik van openbare wegen moet je meestal een melding of vergunning regelen. Neem minimaal 10 tot 12 weken vooraf contact op met de gemeente, zeker als verkeersposten, hekken of wegafsluitingen nodig zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietloop?: Plan naast de organisatie minimaal 1 vrijwilliger per verkeerspost, plus mensen voor inschrijving, start, finish, drank en EHBO-ondersteuning. Maak de definitieve indeling uiterlijk 1 week vooraf en zorg voor een reserve van ongeveer 10 procent.
Wat moet je op de dag van een benefietloop klaarzetten?: Zet minimaal 2 uur voor de start de start- en finishbogen, routeborden, pionnen, verkeershekken, tafels, startnummers, geluidsset, EHBO en drank klaar. Test daarna microfoon en stopwatches en houd een papieren deelnemerslijst achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.