Organiser une course caritative, étape par étape

Une course caritative se prépare d’abord comme un projet de circulation et de sécurité, puis comme un événement sportif. Commencez par fixer la date, le lieu, l’association bénéficiaire et un budget réaliste. Le parcours et les autorisations doivent être réglés avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, structurez les bénévoles, les départs, le ravitaillement et l’accueil afin que chaque participant sache où aller dès son arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Tracer le parcours de course
3 personnes
3
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
4
Définir l’association caritative
2 personnes
5
Établir le budget
2 personnes
6
Contacter les sponsors
3 personnes
7
Créer le formulaire d'inscription
2 personnes
8
Envoyer les invitations
3 personnes
9
Publier la promotion en ligne
2 personnes
10
Publier la carte du parcours
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Recruter des bénévoles
3 personnes
14
Répartir les postes de circulation
2 personnes
15
Répartir les groupes de départ
2 personnes
16
Faire les réservations
2 personnes
17
Concevoir les dossards
2 personnes
18
Faire imprimer les panneaux de direction
19
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Trier les dossards
3 personnes
23
Composer le kit d’itinéraire
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Imprimer la liste des participants
26
Vérifier les prévisions météo
27
Inspecter le site
3 personnes
28
Installer les tables et les chaises
5 personnes
29
Monter les tentes de réception
6 personnes
30
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
31
Mettre en place les points d’eau
4 personnes
32
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
33
Installer des barrières de circulation
4 personnes
34
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
35
Raccorder la sonorisation
2 personnes
36
Préparer l'enregistrement d'arrivée
2 personnes
37
Préparer le matériel médical
2 personnes
38
Accueillir les bénévoles
3 personnes
39
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

40
Distribuer les dossards
5 personnes
41
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
42
Accueillir les participants
4 personnes
43
Servir le café et le thé
3 personnes
44
Faire le briefing de départ
2 personnes
45
Encadrer le coup de départ
3 personnes
46
Tenir le poste de route
8 personnes
47
Distribuer de l'eau
6 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
4 personnes
50
Enregistrer les arrivants
4 personnes
51
Remettre la médaille
3 personnes
52
Informer le public
2 personnes
53
Enregistrer les dons
2 personnes
54
Sécuriser les dons en espèces
2 personnes
55
Animer le moment photo
2 personnes
56
Animer la remise des prix
3 personnes
57
Prononcer le discours de remerciement
58
Servir le catering du soir
4 personnes
59
Ramasser les déchets entre-temps
3 personnes
60
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

61
Retirer les panneaux de signalisation
5 personnes
62
Remettre en place les barrières de circulation
4 personnes
63
Démonter les tentes et l’arche
6 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
67
Nettoyer le site
6 personnes
68
Évacuer les déchets
3 personnes
69
Vérifier le montant du don
2 personnes
70
Transférer le montant du don
2 personnes
71
Remercier les participants
2 personnes
72
Publier les résultats
2 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Restituer le matériel emprunté
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 30
Tables de bièreqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Arche de départ
Arche d'arrivée
Panneaux de directionqté 25
Cônesqté 40
Barrières de circulationqté 12
Numéros de départqté 250
Épingles de sûretéqté 500
Médaillesqté 220
Chronomètresqté 4
Mètre ruban
Couverturesqté 10
Gilets réfléchissantsqté 20
Parapluiesqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12

Équipement

Système de sonorisation mobile
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Mégaphonesqté 3
Ordinateur portable
Imprimante
Caisse d'espècesqté 2
Lampes rechargeablesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 80
Carafes d’eauqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Porte-serviettesqté 10

Décoration

Ballonsqté 150
Guirlandes de fanionsqté 10
Nappesqté 10
Panneaux de sponsorqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Marqueursqté 20
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Attaches-câblesqté 200

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le parcours au moins 8 à 12 semaines avant la course. Vérifiez les traversées, les points dangereux et les emplacements des panneaux avant de publier la carte ou d’imprimer la signalétique.
N’ouvrez les inscriptions qu’après avoir estimé la capacité du parcours et du ravitaillement. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires, puis imprimez la liste des participants quelques jours avant l’événement.
Répartissez les bénévoles par postes précis, notamment aux carrefours et aux zones de départ. Prévoyez un briefing de 20 à 30 minutes le jour même, avec gilets réfléchissants, cônes et moyens de communication.
Préparez les dossards par ordre de retrait et par groupe de départ. Gardez des épingles de sûreté, quelques numéros vierges et une version imprimée de la liste pour corriger rapidement une erreur sur place.
Organisez le montage en deux temps : signalétique et sécurité avant l’accueil, puis boissons et tables après. Refroidissez les boissons la veille et testez la sonorisation, les rallonges et les batteries au moins 1 heure avant le départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévoyez au minimum 8 semaines pour une petite course et 3 à 6 mois si le parcours nécessite plusieurs autorisations. Les déclarations, les sponsors et le recrutement des bénévoles prennent généralement plus de temps que prévu.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course caritative ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant la date de la course, une fois le parcours, les autorisations et les groupes de départ suffisamment définis. Fixez une date limite 5 à 7 jours avant l’événement pour imprimer les dossards et anticiper le ravitaillement.
Combien de bénévoles faut-il pour une course caritative ?: Prévoyez au moins 1 bénévole par point de circulation sensible, plus une équipe pour l’accueil, le ravitaillement, l’arrivée et les premiers secours. Pour une course de 100 participants, comptez souvent 10 à 15 bénévoles selon la longueur du parcours et le nombre de carrefours.
Que faut-il préparer la veille d’une course caritative ?: Triez les dossards, imprimez la liste des participants, composez les kits d’itinéraire et refroidissez les boissons la veille. Regroupez aussi les panneaux, cônes, barrières, trousses de premiers secours et équipements électriques par zone pour réduire le montage du matin.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.