Zo organiseer je een benefietloop

Een benefietloop begint niet bij de startnummers, maar bij een helder doel: hoeveel wil je ophalen en waar gaat het geld naartoe? Leg daarna datum, route en startlocatie vast en regel vroeg vergunningen, verzekering en verkeersregelaars. Zodra de inschrijving en donatiepagina werken, kun je deelnemers werven en sponsors benaderen. In de laatste weken draait alles om routecontrole, deelnemersinformatie, vrijwilligersinstructies en een praktische opbouw voor de start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Doel en opbrengst vastleggen
2 personen
2
Datum en route bepalen
3 personen
3
Vergunningen aanvragen
4
Locatie voor start reserveren
5
Verzekering controleren
6
Hulpverleners benaderen
2 personen
7
Verkeersregelaars vastleggen
2 personen
8
Inschrijfformulier maken
9
Donatiepagina openen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Promotie op sociale media plaatsen
12
Lokale sponsors benaderen
3 personen
13
Sponsorborden verzamelen
2 personen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Route inspecteren
3 personen
17
Routekaart afdrukken
18
Startnummers toewijzen
2 personen
19
Deelnemersinformatie versturen
20
Reservering dranghekken bevestigen
21
Reservering geluidsapparatuur bevestigen
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Startnummers sorteren
2 personen
24
Vrijwilligersinstructies afdrukken
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Pakketten voor vrijwilligers maken
2 personen

Event

28
Startgebied afzetten
4 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
31
Inschrijftafel inrichten
2 personen
32
Waterpunten klaarzetten
3 personen
33
Routepijlen plaatsen
4 personen
34
Kilometerborden plaatsen
2 personen
35
Dranghekken plaatsen
4 personen
36
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
37
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
38
Startnummers klaarleggen
2 personen
39
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
3 personen
41
Inschrijving openen
4 personen
42
Startnummers uitdelen
3 personen
43
Donaties registreren
2 personen
44
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
45
Welkomstwoord verzorgen
46
Benefietloop starten
2 personen
47
Routeposten bemannen
8 personen
48
Water uitdelen onderweg
6 personen
49
Finishers registreren
3 personen
50
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Fotomoment bij finish begeleiden
2 personen
53
Prijzen uitreiken
2 personen
54
Eindbedrag bekendmaken
55
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
56
Routepijlen verzamelen
4 personen
57
Dranghekken afbouwen
4 personen

Nazorg

58
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
59
Partytenten afbreken
4 personen
60
Afval verzamelen
4 personen
61
Locatie schoonmaken
4 personen
62
Servies en materiaal afwassen
3 personen
63
Donatiegelden veiligstellen
2 personen
64
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
65
Overgebleven eten koelen
2 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Route afronden en controleren
2 personen
69
Donaties administratief verwerken
2 personen
70
Bedankbericht versturen
2 personen
71
Opbrengst publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Inschrijftafel
Klaptafelsaantal 2

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Startnummerbandjesaantal 250
Routepijlenaantal 40
Kilometerbordenaantal 10
Pionnenaantal 30
Waterbekersaantal 700
Stopwatchesaantal 4
Klembordenaantal 8
Fluitjesaantal 10
Reflectiehesjesaantal 20
Dranghekkenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Thermoskannenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Serveerbestekaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Boodschappen

Apparatuur

Mobiele geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6

EHBO

EHBO-koffersaantal 3
Koelpacksaantal 12
Reddingsdekensaantal 10
Wegwerphandschoenenaantal 100

Decoratie

Sponsorbordenaantal 12
Startfinishboog
Vlaggenaantal 20
Spandoekenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Snoerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Afwasbakkenaantal 3
Sponzenaantal 8
Theedoekenaantal 12

Overig

Contantgeldkist
Geldtelmachine
Pennenaantal 30
Watervaste stiftenaantal 12
Plakbandrollenaantal 8
Kabelbindersaantal 200
Schaarsetsaantal 6
Routekaartenaantal 100
Vrijwilligershesjesaantal 25

Tips

Plan vergunningen, verzekering en verkeersregelaars vóór je de datum definitief communiceert. Controleer de route ook op kruisingen, smalle doorgangen en plekken waar dranghekken nodig zijn.
Open de inschrijving en donatiepagina tegelijk. Stuur deelnemers uiterlijk een week vooraf de starttijd, route, bereikbaarheid, instructies en informatie over dieetwensen.
Maak per vrijwilliger een concrete post met locatie en tijd, bijvoorbeeld inschrijving, routebegeleiding, verzorgingspunt of finish. Leg de instructies uiterlijk de dag ervoor geprint klaar.
Tel startnummers en bandjes niet pas op de ochtend zelf. Sorteer ze vooraf op nummer en leg klemborden, pennen en de inschrijftafel klaar, zodat deelnemers vlot kunnen starten.
Test geluidsinstallatie, draadloze microfoons, verlengkabels en stekkerdozen vóór de opbouw. Zet water, bekers, koelboxen en thermoskannen op vaste punten en wijs één persoon aan voor aanvullen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een benefietloop organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Vergunningen, routeafspraken, verzekering, sponsors en verkeersregelaars kosten vaak meer tijd dan de inschrijving zelf.
Wanneer moet ik de vergunning voor een benefietloop aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra datum en route voorlopig vaststaan, bij voorkeur 8 weken voor de loop. Controleer bij de gemeente welke termijn voor jouw route geldt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietloop?: Reken naast de organisatie op minimaal één vrijwilliger bij de inschrijving, meerdere mensen langs de route en een aparte coördinator voor veiligheid en verzorging. Bij kruisingen zijn verkeersregelaars nodig volgens de afspraken met de gemeente.
Wanneer stuur je deelnemersinformatie voor een benefietloop?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld starttijd, route, parkeren of bereikbaarheid, startnummer, benodigdheden en een contactpersoon voor vragen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.