Organiser une course caritative sans rien laisser au hasard

Une course caritative se prépare d’abord comme un projet de sécurité et de logistique, puis comme une collecte de dons. Commencez par fixer l’objectif financier, la date et l’itinéraire avant de communiquer auprès des participants. Les autorisations, l’assurance, les secours et les agents de circulation doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Ensuite, structurez les inscriptions, le balisage, le ravitaillement et l’accueil pour que le jour du départ chaque bénévole sache exactement quoi faire.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’objectif et le montant récolté
2 personnes
2
Définir la date et l’itinéraire
3 personnes
3
Demander les autorisations
4
Réserver le lieu avant le départ
5
Vérifier l’assurance
6
Contacter les secours
2 personnes
7
Prévoir des agents de circulation
2 personnes
8
Créer le formulaire d'inscription
9
Ouvrir la page de dons
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
12
Approcher les sponsors locaux
3 personnes
13
Rassembler les panneaux des sponsors
2 personnes
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Inspecter le parcours
3 personnes
17
Imprimer la carte d'itinéraire
18
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
19
Envoyer les informations aux participants
20
Confirmer la réservation des barrières de sécurité
21
Confirmer la réservation du matériel son
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Trier les dossards
2 personnes
24
Imprimer les consignes des bénévoles
25
Faire les courses
3 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer des kits pour les bénévoles
2 personnes

Événement

28
Balisage de la zone de départ
4 personnes
29
Monter les tentes de réception
4 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
32
Installer les points d'eau
3 personnes
33
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
34
Installer les panneaux kilométriques
2 personnes
35
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
36
Raccorder le matériel audio
2 personnes
37
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
38
Préparer les dossards
2 personnes
39
Inscrire les bénévoles
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
3 personnes
41
Ouvrir les inscriptions
4 personnes
42
Distribuer les dossards
3 personnes
43
Enregistrer les dons
2 personnes
44
Accompagner les participants au départ
3 personnes
45
Assurer le mot de bienvenue
46
Lancer la course caritative
2 personnes
47
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
48
Distribuer de l’eau en route
6 personnes
49
Enregistrer les arrivants
3 personnes
50
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Accompagner le moment photo à l'arrivée
2 personnes
53
Remettre les prix
2 personnes
54
Annoncer le montant final
55
Accueillir les derniers participants
3 personnes
56
Rassembler les flèches de parcours
4 personnes
57
Démonter les barrières
4 personnes

Suivi

58
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
59
Démonter les tentes de fête
4 personnes
60
Rassembler les déchets
4 personnes
61
Nettoyer le lieu
4 personnes
62
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
63
Sécuriser les fonds des dons
2 personnes
64
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
65
Réfrigérer les restes
2 personnes
66
Inventorier le matériel
2 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Finaliser et vérifier l'itinéraire
2 personnes
69
Traiter administrativement les dons
2 personnes
70
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
71
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Table d'inscription
Tables pliantesqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Bracelets de dossardqté 250
Flèches de directionqté 40
Bornes kilométriquesqté 10
Cônesqté 30
Gobelets d'eauqté 700
Chronomètresqté 4
Presse-papiersqté 8
Siffletsqté 10
Gilets réfléchissantsqté 20
Barrières de fouleqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Thermosqté 6

Catering

Glacièresqté 6
Carafes d’eauqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Couverts de serviceqté 12
Nappesqté 8
Courses

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 3
Packs de froidqté 12
Couvertures de survieqté 10
Gants jetablesqté 100

Décoration

Panneaux de sponsorqté 12
Arche de départ et d'arrivée
Drapeauxqté 20
Banderolesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Bacs à vaisselleqté 3
Épongesqté 8
Torchonsqté 12

Autre

Caisse d'espèces
Machine à compter les billets
Stylosqté 30
Marqueurs indélébilesqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Serre-câblesqté 200
Jeux de ciseauxqté 6
Cartes d'itinéraireqté 100
Gilets de bénévolesqté 25

Conseils

Bloquez l’itinéraire au moins 6 à 8 semaines avant la course : vérifiez les croisements, les zones dangereuses et les emplacements des flèches, cônes et bornes kilométriques avant d’imprimer la carte.
Ne lancez pas les inscriptions avant d’avoir clarifié les informations pratiques : distance, horaires, point de départ, besoins alimentaires et lien vers la page de dons doivent apparaître sur le même formulaire.
Prévoyez un responsable pour chaque zone clé : inscription, départ, ravitaillement, circulation et arrivée. Imprimez les consignes des bénévoles et distribuez les gilets réfléchissants avant leur prise de poste.
Comptez le matériel par participant et gardez une marge : numéros de départ, bracelets, gobelets d’eau et signalétique sont souvent oubliés jusqu’à la dernière semaine. Triez les dossards et préparez les presse-papiers la veille.
Confirmez 7 jours avant la course les barrières, le système de sonorisation, les microphones et le lieu réservé. Testez les rallonges et multiprises sur place afin d’éviter une installation improvisée le matin du départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de vérifier l’assurance, de contacter les secours, de trouver les bénévoles et de promouvoir les inscriptions.
Quand faut-il demander les autorisations pour une course caritative ?: Déposez les demandes dès que la date et l’itinéraire sont définis, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Certaines administrations demandent des informations détaillées sur la circulation, la sécurité et les horaires.
Combien de bénévoles faut-il pour une course caritative ?: Le nombre dépend du parcours, mais répartissez les bénévoles par postes plutôt que de les mobiliser uniquement au départ. Prévoyez au minimum une personne à l’inscription, une à l’arrivée et un agent à chaque point de circulation ou de ravitaillement.
Que faut-il préparer la veille d’une course caritative ?: Triez les dossards, préparez les tables d’inscription, la carte, les consignes et le balisage. Confirmez aussi les réservations et regroupez le matériel par zone afin que l’installation du matin ne prenne pas plus de 2 heures.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.