Zo organiseer je een benefietavond zonder last-minute stress

Begin niet met versiering of boodschappen, maar met het doelbedrag, de datum en de locatie. Daarna bouw je de avond in vaste volgorde op: gasten uitnodigen, aanmeldingen en dieetwensen verzamelen, programma en bijdragen vastleggen en pas dan aantallen berekenen. Reserveer tafels, stoelen en apparatuur vroeg. In de laatste week controleer je betalingen, donatieboxen, naamkaartjes en de definitieve gastenlijst. Zo blijft er op de dag zelf tijd over voor ontvangst en techniek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Doel en opbrengst communiceren
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen registreren
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma definitief maken
2 personen
8
Sprekers en bijdragen bevestigen
2 personen
9
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
10
Tafels en stoelen reserveren
11
Benodigdheden inventariseren
2 personen
12
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
13
Donatieboxen voorbereiden
2 personen
14
Betaalwijze controleren
2 personen
15
Herinnering versturen
16
Aanmeldingen afsluiten
17
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken gekoeld zetten
2 personen
21
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
22
Groenten en fruit wassen
3 personen
23
Koude gerechten voorbereiden
4 personen
24
Desserts portioneren
3 personen

Event

25
Locatiesleutels ophalen
2 personen
26
Leveringen ontvangen
2 personen
27
Zaal openen
2 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
29
Tafels sfeervol aankleden
3 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Verlichting plaatsen
2 personen
32
Geluidsapparatuur testen
2 personen
33
Presentatieplek inrichten
2 personen
34
Buffet opbouwen
4 personen
35
Hapjes schikken
3 personen
36
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
37
Inschrijftafel inrichten
2 personen
38
Donatiepunten inrichten
2 personen
39
Toiletten controleren
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
2 personen
41
Gasten ontvangen
4 personen
42
Aanwezigheid afvinken
2 personen
43
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
44
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Donaties registreren
2 personen
48
Programma aankondigen
49
Sprekers begeleiden
2 personen
50
Muziek en microfoon bedienen
51
Buffet openen
2 personen
52
Buffet aanvullen
4 personen
53
Dieetgerechten uitserveren
2 personen
54
Servies ophalen
3 personen
55
Dessert serveren
3 personen
56
Koffie en thee bijvullen
2 personen
57
Laatste donatieronde aankondigen
58
Opbrengst voorlopig bekendmaken
59
Gasten uitzwaaien
3 personen
60
Donatieboxen afsluiten
2 personen

Nazorg

61
Restanten veilig verpakken
3 personen
62
Afval verzamelen
4 personen
63
Servies afwassen
4 personen
64
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Apparatuur uitschakelen
2 personen
68
Zaal en toiletten schoonmaken
4 personen
69
Geleende spullen controleren
2 personen
70
Spullen retourneren
2 personen
71
Donaties veilig tellen
3 personen
72
Opbrengst administreren
2 personen
73
Bedankbericht versturen
2 personen
74
Opbrengst publiceren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Inschrijftafel
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Kommenaantal 100
Drinkglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 110
Vorkenaantal 110
Lepelsaantal 110
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Karaffenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Bloemstukkenaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Tafelnummersaantal 10
Programmakaartenaantal 100
Donatiebordenaantal 4
Fotolijstjesaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12
Powerbanksaantal 2

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveertangenaantal 10
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Voedselbakkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Tafellampenaantal 10

Overig

Donatieboxenaantal 4
Geldkist
Pinapparaat
Kleingeldbakjesaantal 2
Pennenaantal 20
Plakbandaantal 6
Scharenaantal 4
Tafelezelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het doel en de gewenste opbrengst direct in de uitnodiging uit. Vermeld ook hoe gasten kunnen betalen of doneren; een onduidelijke betaalwijze kost vaak meer tijd dan verwacht.
Sluit de aanmeldingen op een vaste datum, bij voorkeur 5 tot 7 dagen voor de benefietavond. Gebruik daarna de definitieve gastenlijst om catering, naamkaartjes, tafels en stoelen te tellen.
Bevestig sprekers, optredens en het programma uiterlijk 1 week vooraf. Plan per bijdrage een concrete duur en test microfoons, luidsprekers en verlengkabels vóór de gasten binnenkomen.
Bereken eten en drinken pas na het sluiten van de aanmeldingen. Houd rekening met dieetwensen en zet houdbare voorraad eerder klaar; was groenten en fruit en bereid koude gerechten bij voorkeur de dag zelf.
Maak donatieboxen, donatieborden en de inschrijftafel zichtbaar bij de entree. Leg betaalmiddelen, programmakaarten en naamkaartjes daar vóór opening klaar, zodat de ontvangst niet stilvalt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een benefietavond organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, doel en programma. Verstuur uitnodigingen zodra de basis vaststaat en sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen voor de avond.
Hoeveel eten moet ik inkopen voor een benefietavond?: Bereken de hoeveelheden op basis van de definitieve gastenlijst, niet op basis van het aantal uitnodigingen. Rond per gerecht af op het aantal aangemelde gasten en reserveer ongeveer 5 tot 10 procent extra voor onverwachte eters.
Wanneer moet ik de catering voor een benefietavond regelen?: Leg catering of boodschappen uiterlijk 2 weken vooraf vast en verzamel dieetwensen tot de aanmelddeadline. Doe houdbare boodschappen enkele dagen eerder en haal verse producten 1 dag vooraf of op de ochtend zelf.
Wanneer test je de techniek voor een benefietavond?: Test microfoons, luidsprekers en aansluitingen uiterlijk 1 dag vooraf en nogmaals 60 tot 90 minuten vóór de start. Leg verlengkabels klaar en controleer of de microfoonstandaard op de juiste plek staat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.