Zo organiseer je een benefietavond

Begin een benefietavond niet met de uitnodiging, maar met een helder doel en een sluitende begroting. Leg daarna de locatie, capaciteit, betaalwijze voor donaties en het goede doel vast. Pas wanneer datum en programma staan, kun je sponsoren, veilingitems, optredens, catering en vrijwilligers gericht regelen. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen vroeg, zodat je tafelschikking, menu en materialen op tijd kunt afronden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en doel vastleggen
2 personen
2
Locatie en capaciteit bevestigen
2 personen
3
Begroting opstellen
2 personen
4
Goede doel vastleggen
2 personen
5
Betaalwijze voor donaties kiezen
2 personen
6
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
2 personen
10
Sponsoren benaderen
3 personen
11
Veilingitems verzamelen
3 personen
12
Programma samenstellen
3 personen
13
Optredens bevestigen
2 personen
14
Presentator vastleggen
15
Muziekselectie samenstellen
16
Cateringmenu bepalen
3 personen
17
Leveranciers reserveren
2 personen
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Tafelschikking maken
2 personen
20
Menukaarten maken
2 personen
21
Programma afdrukken
2 personen
22
Veilingkaarten afdrukken
2 personen
23
Donatieformulieren afdrukken
2 personen
24
Gastenlijst controleren
2 personen
25
Dieetoverzicht delen
2 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Veilingitems controleren
2 personen
28
Apparatuur testen
2 personen

Event

29
Locatie openen
2 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen plaatsen
4 personen
32
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
33
Garderobe inrichten
2 personen
34
Decoratie ophangen
3 personen
35
Licht ophangen
2 personen
36
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
37
Microfoons testen
2 personen
38
Veilingtafel inrichten
2 personen
39
Donatietafel inrichten
2 personen
40
Registratietafel inrichten
2 personen
41
Servies klaarzetten
3 personen
42
Dranken koud zetten
2 personen
43
Hapjes voorbereiden
4 personen
44
Buffet klaarzetten
4 personen
45
Vrijwilligers instrueren
2 personen
46
Gasten ontvangen
4 personen
47
Gasten registreren
3 personen
48
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Welkomstwoord verzorgen
51
Optreden begeleiden
2 personen
52
Buffet serveren
5 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Tafels afruimen
3 personen
55
Veiling presenteren
3 personen
56
Donaties registreren
2 personen
57
Optreden begeleiden
2 personen
58
Koffie en thee serveren
2 personen
59
Laatste donaties verwerken
2 personen
60
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

61
Veilingopbrengst veiligstellen
2 personen
62
Decoratie verwijderen
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Apparatuur afkoppelen
2 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Leveranciers betalen
2 personen
70
Donatiebedrag overmaken
2 personen
71
Bedankbericht versturen
2 personen
72
Opbrengst publiceren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 130
Wijnglazenaantal 110
Koffielepelsaantal 120
Dinerbesteksetsaantal 120
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 5
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Serveerbladenaantal 6
Waterkannenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 5

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 8
Ledlampenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Tafellopersaantal 12
Vaasjesaantal 12
Kunstbloemenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Fotowand
Pijlbordenaantal 8
Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120

Catering

Serveerplateausaantal 10
Buffetbordenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
Karaffenaantal 12
IJscontainersaantal 3
Koelelementenaantal 12
Kassa
Pinapparaat
Geldkist
Veilinghamer
Veilingbakkenaantal 6
Donatieboxenaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg het doel en de begroting eerst vast. Noteer welk bedrag je wilt ophalen, welke kosten je verwacht en via welke betaalwijze gasten doneren; zo voorkom je dat de opbrengst achteraf onduidelijk blijft.
Bevestig de locatie met capaciteit voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer ook ruimte voor buffettafels, garderoberekken, microfoons, luidsprekers en voldoende stoelen voor het verwachte aantal gasten.
Werk met vaste deadlines voor het programma. Bevestig presentator en optredens uiterlijk enkele weken vooraf en druk programma’s, veilingkaarten en donatieformulieren pas nadat alle tijden en onderdelen definitief zijn.
Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en deel het overzicht met de catering. Controleer de gastenlijst enkele dagen voor de avond, zodat menu, tafelschikking, dinerborden en besteksets bij het juiste aantal passen.
Plan de opbouw en bediening per vrijwilliger uit. Wijs vóór de ontvangst iemand aan voor donaties, iemand voor de veiling en iemand voor techniek; test microfoons, muziekspeler, verlengkabels en stekkerdozen minstens 60 minuten voor aanvang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een benefietavond organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je doel, locatie, begroting en uitnodigingen regelen en nog tijd houden voor sponsoren, veilingitems, catering en optredens.
Hoe bepaal je het budget voor een benefietavond?: Maak uiterlijk 10 weken vooraf twee kolommen: verwachte kosten en verwachte opbrengsten. Neem catering, leveranciers, drukwerk en techniek op en bepaal welk minimumbedrag na aftrek van kosten naar het goede doel gaat.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een benefietavond?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en geef een aanmelddeadline van 2 tot 3 weken voor de avond. Zo heb je tijd om dieetwensen, tafelschikking, catering en de definitieve gastenlijst te verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietavond?: Reken minimaal 1 vrijwilliger per 10 tot 15 gasten, naast een coördinator. Bij een avond met veiling, donaties en optredens heb je daarnaast aparte personen nodig voor ontvangst, betaling, techniek en het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.