Zo organiseer je een belijdenisdienst van begin tot eind

Begin met de liturgie en leg daarna pas de praktische planning vast. Bevestig de deelnemers, reserveer de kerkzaal en verzamel dieetwensen voordat je uitnodigingen en catering definitief maakt. In de laatste week controleer je programmaboekjes, certificaten, muziek en zitplaatsen voor kandidaten. Op de dag zelf draait alles om een rustige overgang van dienst naar receptie: test microfoons en muziek vooraf en richt de welkomsttafel en receptietafels op tijd in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Liturgie definitief maken
2 personen
2
Deelnemers bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Kerkzaal reserveren
7
Muzikale bijdrage bevestigen
8
Liederen en muziek verzamelen
2 personen
9
Programmaboekje opmaken
10
Programma's afdrukken
2 personen
11
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
12
Certificaten klaarmaken
2 personen
13
Bloemstukken bestellen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Taarten ophalen
16
Stoelen en tafels controleren
2 personen
17
Zitplaatsen voor kandidaten maken
2 personen
18
Welkomteam aanwijzen
19
Welkomsttafel voorbereiden
2 personen
20
Microfoons testen
2 personen
21
Muziek klaarzetten
2 personen
22
Kaarsen en gebedsteksten klaarleggen
2 personen
23
Kerkzaal inrichten
4 personen
24
Receptietafels opstellen
3 personen
25
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
26
Versiering ophangen
3 personen
27
Bloemstukken plaatsen
2 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Koffie en thee voorbereiden
3 personen

Event

30
Welkomsttafel bemannen
2 personen
31
Gasten ontvangen
4 personen
32
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
33
Kandidaten begeleiden
2 personen
34
Geluidsniveau bewaken
35
Kandidaten bij ceremonie begeleiden
3 personen
36
Certificaten uitreiken
2 personen
37
Koffie en thee serveren
4 personen
38
Taart en koek serveren
3 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Dieetwensen controleren
41
Gastenboek en kaarten bewaken
42
Receptie afronden
3 personen

Nazorg

43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Overgebleven eten verpakken
2 personen
46
Afval verzamelen
2 personen
47
Kerkzaal schoonmaken
3 personen
48
Toiletten schoonmaken
2 personen
49
Versiering verwijderen
2 personen
50
Geleende spullen retourneren
2 personen
51
Gevonden voorwerpen verzamelen
52
Deuren en apparatuur controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Tafelrokkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 80
Gebaksbordjesaantal 80
Gebaksvorkjesaantal 80
Theelepelsaantal 80
Thermoskannenaantal 6
Dienbladenaantal 6

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Kaarsenaantal 12
Kaarsenhoudersaantal 12
Welkomstbord

Apparatuur

Microfoonsaantal 2
Draagbare speaker
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Serveertangenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Taartmessenaantal 4
Snijplankenaantal 2

Papierwerk

Programmaboekjesaantal 80
Naamkaartjesaantal 80
Pennenaantal 10
Gastenboek
Certificaatmappenaantal 10
Enveloppenaantal 10

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de liturgie uiterlijk twee weken vooraf definitief. Controleer daarna of de muzikale bijdrage, liederen, gebedsteksten en programmaboekjes precies op elkaar aansluiten.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen vóór je boodschappen doet en taarten ophaalt. Houd de deelnemerslijst bij de hand voor naamkaartjes, certificaten en de zitplaatsen voor kandidaten.
Plan de inrichting van de kerkzaal niet pas op de ochtend zelf. Controleer stoelen en tafels, maak een duidelijke plek voor de kandidaten en zet welkomstbord, gastenboek en pennen bij de ingang klaar.
Test microfoons, draagbare speaker en muziek minstens één uur voor de dienst. Leg ook verlengsnoeren en stekkerdozen klaar; ontbrekende aansluitingen vallen vaak pas op wanneer de gasten binnenkomen.
Richt de receptie in een vaste volgorde in: eerst tafels, tafelrokken en servies, daarna koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen, en pas als laatste taarten, bloemstukken en serveerschalen. Zo blijft het eten kort voor aanvang vers en overzichtelijk.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een belijdenisdienst?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de liturgie, kerkzaal en deelnemers. Plan de definitieve controle van muziek, programmaboekjes, certificaten en catering in de laatste 7 dagen.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een belijdenisdienst versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf. Vraag daarbij direct om aanmelding en dieetwensen, zodat je uiterlijk 2 weken voor de dienst het aantal gasten kunt vastleggen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kerkzaal in te richten?: Reserveer minstens 2 uur voor stoelen, tafels, kandidatenplaatsen, welkomsttafel en receptietafels. Trek daar nog 30 tot 60 minuten voor uit als je microfoons, muziek en verlichting moet testen.
Wanneer haal je de taart op voor een belijdenisdienst?: Haal de taart op dezelfde dag op, bij voorkeur 1 tot 2 uur voor de receptie. Bewaar hem vlak en koel en snijd hem pas nadat kopjes, bordjes, vorkjes, taartmes en serveerschalen klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.