Zo organiseer je een bekerwedstrijd zonder gaten in de voorbereiding

Een bekerwedstrijd organiseren begint niet bij de kantine, maar bij de wedstrijd zelf: bevestig de tegenstander, scheidsrechter, teams en het schema. Leg daarna veld, kleedkamers en begeleiding vast, zodat op de wedstrijddag niemand hoeft te improviseren. De laatste 24 uur draaien om controle: weersverwachting, veld, doelen, netten, lijnen en materialen. Plan ook de ontvangst mee, van parkeerinformatie en teamindeling tot koffie, gekoelde dranken en hapjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijd en scheidsrechter bevestigen
2
Teamselectie en wedstrijdschema delen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Reservering kleedkamers bevestigen
7
Reservering veld bevestigen
8
Wedstrijdbegeleiders indelen
2 personen
9
Kantinepersoneel indelen
10
Parkeerinformatie delen
11
Weersverwachting controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Materialen verzamelen
2 personen
14
Wedstrijdformulieren printen
15
Teamindeling ophangen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Kleedkamers openen
20
Veldinspectie uitvoeren
2 personen
21
Doelen en netten controleren
2 personen
22
Veldlijnen controleren
2 personen
23
Tribune en entree schoonmaken
2 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
25
Kantine inrichten
3 personen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
28
EHBO-koffer klaarleggen
29
Geluidsinstallatie controleren

Event

30
Teams ontvangen
2 personen
31
Scheidsrechter ontvangen
32
Wedstrijdformulieren laten tekenen
33
Publiek ontvangen
3 personen
34
Entree en toegangscontrole verzorgen
2 personen
35
Wedstrijd openen
36
Wedstrijd begeleiden
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Hapjes serveren
2 personen
39
Ruststand en uitslag noteren
40
Blessures registreren
41
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
42
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
43
Nazit en ontvangst verzorgen
3 personen
44
Koffie en thee bijvullen
45
Afval tussentijds afvoeren
46
Publiek uitzwaaien
2 personen

Nazorg

47
Kantine afsluiten
2 personen
48
Materialen van het veld halen
3 personen
49
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
50
Servies afwassen
2 personen
51
Kantine schoonmaken
3 personen
52
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
53
Tribune en entree schoonmaken
2 personen
54
Afvalcontainers legen
2 personen
55
Locatie afsluiten
2 personen
56
Uitslag doorgeven
57
Geleende materialen retourneren
2 personen
58
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Wedstrijdtafel
Kleedkamerbankenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Wedstrijdballenaantal 4
Reserveballenaantal 4
Pionnenaantal 30
Balennetaantal 2
Grensrechtervlaggenaantal 2
Fluitjesaantal 3
Scorebord
Reservehesjesaantal 20
Waterkrattenaantal 4
Reservevetersaantal 4
Trainingshoedjesaantal 30

Apparatuur

Draadloze microfoon
Speakeraantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Broodmessenaantal 2
Tangenaantal 4
Koelelementenaantal 12
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Clubvlaggenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de wedstrijd, scheidsrechter en veldreservering uiterlijk twee weken vooraf. Deel daarna meteen het wedstrijdschema en de parkeerinformatie, zodat teams weten waar en wanneer ze moeten zijn.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en sluit de inventarisatie uiterlijk vijf dagen voor de wedstrijd. Zo kun je boodschappen, hapjes en kantinepersoneel gericht plannen.
Controleer 24 uur vooraf het veld, de doelen, netten en veldlijnen. Leg naast de wedstrijdballen ook reserveballen, grensrechtervlaggen, fluitjes, pionnen en reservehesjes klaar.
Plan de opbouw minstens 90 minuten voor de aftrap. Open de kleedkamers, hang de teamindeling op, zet de wedstrijdtafel klaar en controleer scorebord, speaker, microfoon en verlengkabels.
Koel dranken en zet koffie, thee en water klaar voordat de eerste teams arriveren. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en gebruik waterkratten en herbruikbare bekers op een vaste uitgifteplek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bekerwedstrijd organiseren?: Leg wedstrijd, scheidsrechter, veld en kleedkamers bij voorkeur twee weken vooraf vast. Rond aanmeldingen, dieetwensen en personeelsindeling vijf dagen vooraf af.
Hoeveel tijd heb je nodig om een bekerwedstrijd op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten voor de aftrap voor opbouw en controles. Reserveer extra tijd als tafels, stoelen, kantine en geluidsapparatuur nog moeten worden geplaatst.
Wat moet je een dag voor een bekerwedstrijd controleren?: Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, het veld, de doelen, netten en veldlijnen. Leg ook alle wedstrijdballen, reserveballen, hesjes, fluitjes en formulieren bij elkaar.
Hoeveel drinken heb je nodig bij een bekerwedstrijd?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en zet daarnaast water klaar voor de teams. Koel de dranken uiterlijk de avond ervoor, zodat ze bij aankomst direct beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.