Organiser un concours de coupe sans rien oublier
Un concours de coupe se prépare dans un ordre précis : confirmer les matchs et l’arbitre, constituer les équipes, puis verrouiller le terrain, les vestiaires et les inscriptions. Les dernières heures servent surtout à contrôler les équipements, installer l’accueil et préparer la cantine. Prévoyez aussi les informations pratiques pour les accompagnateurs, notamment le stationnement et les horaires. Ce déroulé vous aide à repérer les oublis qui perturbent souvent le premier match.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer le match et l’arbitre
- 2
Partager la sélection des équipes et le programme des matchs
- 3
Envoyer les invitations
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Confirmer la réservation des vestiaires
- 7
Confirmer la réservation du terrain
- 8
Répartir les accompagnateurs de match
2 personnes
- 9
Répartir le personnel de cantine
- 10
Partager les informations de stationnement
- 11
Vérifier les prévisions météo
- 12
Faire les courses
2 personnes
- 13
Rassembler le matériel
2 personnes
- 14
Imprimer les formulaires de match
- 15
Afficher la répartition des équipes
- 16
Refroidir les boissons
2 personnes
- 17
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 18
Préparer les en-cas
3 personnes
- 19
Ouvrir les vestiaires
- 20
Effectuer l’inspection du terrain
2 personnes
- 21
Vérifier les buts et les filets
2 personnes
- 22
Vérifier les lignes de terrain
2 personnes
- 23
Nettoyer la tribune et l'entrée
2 personnes
- 24
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 25
Aménager la cantine
3 personnes
- 26
Suspendre la décoration
2 personnes
- 27
Installer la table du concours
2 personnes
- 28
Préparer la trousse de premiers secours
- 29
Vérifier le système de sonorisation
Événement
- 30
Accueillir les équipes
2 personnes
- 31
Accueillir l’arbitre
- 32
Faire signer les formulaires de compétition
- 33
Accueillir le public
3 personnes
- 34
Assurer l'entrée et le contrôle des accès
2 personnes
- 35
Ouvrir la compétition
- 36
Accompagner la compétition
3 personnes
- 37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 38
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 39
Noter la position de repos et le score
- 40
Enregistrer les blessures
- 41
Préparer la remise des prix
2 personnes
- 42
Assurer la remise des prix
2 personnes
- 43
Assurer l'après-soirée et l'accueil
3 personnes
- 44
Réapprovisionner le café et le thé
- 45
Évacuer les déchets au fur et à mesure
- 46
Saluer le public au revoir
2 personnes
Suivi
- 47
Fermer la cafétéria
2 personnes
- 48
Retirer le matériel du terrain
3 personnes
- 49
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
- 50
Faire la vaisselle
2 personnes
- 51
Nettoyer la cantine
3 personnes
- 52
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
- 53
Nettoyer la tribune et l'entrée
2 personnes
- 54
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
- 55
Fermer le lieu
2 personnes
- 56
Communiquer le résultat
- 57
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 58
Ranger le stock restant
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 60
- Table de compétition
- Bancs de vestiaireqté 8
- Poubellesqté 8
Matériel de sport
- Ballons de matchqté 4
- Ballons de rechangeqté 4
- Cônesqté 30
- Filet à ballonqté 2
- Drapeaux de juge de toucheqté 2
- Siffletsqté 3
- Tableau des scores
- Gilets de rechangeqté 20
- Caisses d’eauqté 4
- Lacets de rechangeqté 4
- Cônes d'entraînementqté 30
Équipement
- Micro sans fil
- Conférencierqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets à caféqté 3
- Thermosqté 3
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteau de chefqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Pincesqté 4
- Pains de glaceqté 12
- Tire-bouchonsqté 3
Décoration
- Drapeaux du clubqté 6
- Ballonsqté 100
- Guirlandesqté 8
- Nappesqté 8
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Lampes à pilesqté 4
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balaisqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Balais à mainqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par confirmer le match, l’arbitre et le programme, puis envoyez les invitations. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la compétition pour avoir le temps de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
- Réservez le terrain et les vestiaires avant de répartir les équipes. Partagez la sélection et le programme au moins 3 jours à l’avance, avec les horaires, les informations de stationnement et les consignes d’arrivée.
- Préparez un contrôle du terrain le jour même : vérifiez les buts, les filets et les lignes avant l’ouverture. Gardez les ballons de rechange, les sifflets, les drapeaux et les chasubles de rechange au bord du terrain, plutôt que dans un local fermé.
- Attribuez les accompagnateurs de match et le personnel de cantine avant la veille. Pour une pause regroupant 20 personnes, prévoyez au moins 20 gobelets, assiettes et couverts, puis refroidissez les boissons plusieurs heures avant le début.
- Installez l’accueil, le tableau des scores, les tables et les chaises avant l’arrivée des équipes. Imprimez les formulaires de match et affichez la répartition des équipes : cela évite de mobiliser l’arbitre ou les accompagnateurs pour répondre aux mêmes questions.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un concours de coupe ?
- Commencez au moins 3 semaines avant la date prévue. Confirmez d’abord le match, l’arbitre, le terrain et les vestiaires, puis lancez les invitations et fixez une date limite d’inscription à 7 jours.
- Quand envoyer le programme des matchs ?
- Envoyez la sélection des équipes et le programme au moins 3 jours avant le concours. Précisez les heures de convocation, les matchs, le stationnement et les éventuelles consignes alimentaires.
- Que faut-il vérifier sur le terrain avant un concours de coupe ?
- Faites l’inspection le jour même, avant l’arrivée des équipes : buts, filets et lignes doivent être contrôlés. Gardez 2 à 3 ballons de rechange à proximité si plusieurs matchs se jouent à la suite.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la cantine ?
- Réservez 60 à 90 minutes avant le premier match pour installer les tables, les chaises, les boissons, le café, le thé et les en-cas. Refroidissez les boissons au moins 4 heures à l’avance et vérifiez les rallonges et multiprises avant de brancher les machines.
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