Cómo organizar una copa de fútbol paso a paso
Organizar una copa empieza mucho antes del primer partido. Primero fija el partido y el árbitro, reserva el campo y los vestuarios, y cierra el calendario antes de enviar las invitaciones. Después controla las inscripciones, las preferencias alimentarias y quién se ocupa de la competición y la cantina. El día del torneo, revisa el campo, prepara los vestuarios y monta la cantina con tiempo suficiente para que el primer saque no se retrase.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar el partido y el árbitro
- 2
Compartir la selección de equipos y el calendario de partidos
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Confirmar la reserva de los vestuarios
- 7
Confirmar la reserva del campo
- 8
Asignar coordinadores de la competición
2 personas
- 9
Asignar al personal de la cantina
- 10
Compartir información sobre el aparcamiento
- 11
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Reunir los materiales
2 personas
- 14
Imprimir formularios del partido
- 15
Colgar la distribución de equipos
- 16
Enfriar bebidas
2 personas
- 17
Preparar café y té
2 personas
- 18
Preparar aperitivos
3 personas
- 19
Abrir los vestuarios
- 20
Realizar la inspección del campo
2 personas
- 21
Comprobar las porterías y las redes
2 personas
- 22
Comprobar las líneas del campo
2 personas
- 23
Limpiar la grada y la entrada
2 personas
- 24
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 25
Montar la cantina
3 personas
- 26
Colgar la decoración
2 personas
- 27
Montar la mesa de competición
2 personas
- 28
Dejar listo el botiquín de primeros auxilios
- 29
Comprobar el sistema de sonido
Evento
- 30
Recibir a los equipos
2 personas
- 31
Recibir al árbitro
- 32
Hacer firmar los formularios del partido
- 33
Recibir al público
3 personas
- 34
Gestionar la entrada y el control de acceso
2 personas
- 35
Abrir la competición
- 36
Coordinar la competición
3 personas
- 37
Rellenar las bebidas
2 personas
- 38
Servir aperitivos
2 personas
- 39
Anotar el descanso y el resultado
- 40
Registrar lesiones
- 41
Preparar la entrega de premios
2 personas
- 42
Gestionar la entrega de premios
2 personas
- 43
Atender la recepción y el afterparty
3 personas
- 44
Reponer café y té
- 45
Retirar la basura entre turnos
- 46
Despedir al público
2 personas
Seguimiento
- 47
Cerrar la cantina
2 personas
- 48
Retirar los materiales del campo
3 personas
- 49
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 50
Lavar la vajilla
2 personas
- 51
Limpiar la cantina
3 personas
- 52
Limpiar los vestuarios
2 personas
- 53
Limpiar la grada y la entrada
2 personas
- 54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 55
Cerrar el recinto
2 personas
- 56
Comunicar el resultado
- 57
Devolver el material prestado
2 personas
- 58
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 60
- Mesa de competición
- Bancos del vestuariocant. 8
- Papeleracant. 8
Material deportivo
- Balones de competicióncant. 4
- Pelotas de repuestocant. 4
- Conoscant. 30
- Red para pelotascant. 2
- Banderines de juez de líneacant. 2
- Silbatoscant. 3
- Marcador
- Chalecos de repuestocant. 20
- Cajas de aguacant. 4
- Cordones de repuestocant. 4
- Conos de entrenamientocant. 30
Equipo
- Micrófono inalámbrico
- Altavozcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 8
- Jarras de cafécant. 3
- Termoscant. 3
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzascant. 4
- Acumuladores de fríocant. 12
- Abrebotellascant. 3
Decoración
- Banderas del clubcant. 6
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Linternas a pilascant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobascant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Escobas de manocant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el calendario y la lista de equipos antes de publicar la distribución. Si haces cambios después de imprimir los formularios del partido, tendrás que corregir también la información colocada en el recinto.
- Reserva el campo y los vestuarios con antelación y vuelve a confirmarlos en los días previos. Comprueba además quién tiene las llaves y a qué hora se pueden abrir los vestuarios.
- Asigna por separado a los coordinadores de la competición y al personal de la cantina. Una persona que lleva los resultados no debería tener que preparar café, enfriar bebidas y atender a los participantes al mismo tiempo.
- Haz una inspección del campo antes de que lleguen los equipos: revisa las porterías, las redes y las líneas, y deja preparados los balones de competición, los de repuesto, los conos y los silbatos.
- Monta la cantina antes de abrirla y calcula las bebidas para toda la jornada, no solo para el primer partido. Enfría el agua y las demás bebidas con antelación, y deja listos café, té, vasos, tazas, platos y cubiertos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una copa de fútbol?
- Empieza al menos 4 semanas antes para reservar el campo y los vestuarios, confirmar al árbitro y enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas varios días antes del torneo.
- ¿Qué hay que revisar en el campo antes de una copa?
- Haz la inspección entre 60 y 90 minutos antes del primer partido. Comprueba las porterías, las redes y las líneas, y verifica que haya balones, repuestos, conos, chalecos y marcadores preparados.
- ¿Cuándo se deben enfriar las bebidas para un torneo?
- Pon las bebidas en las neveras portátiles al menos 4 horas antes de abrir la cantina. Así tendrán tiempo suficiente para enfriarse aunque las cajas estén llenas.
- ¿Cómo evitar retrasos al empezar los partidos?
- Publica la distribución de equipos y el calendario como mínimo 24 horas antes. El día del torneo, abre los vestuarios, coloca la mesa de competición y prepara los formularios al menos 60 minutos antes del inicio.
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