Zo organiseer je een beiaardconcert

Een beiaardconcert vraagt om meer voorbereiding dan alleen een beiaardier en een datum. Begin met de toegang tot de toren, de concertdatum en eventuele vergunningen; daarna leg je programma, entree en publieksontvangst vast. Plan ook hoe bezoekers staan of zitten, waar de catering komt en hoe je het geluid buiten de toren test. In de laatste week controleer je het weer, de aanmeldingen en de stroomvoorziening, zodat je op de dag zelf vooral hoeft op te bouwen en te ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en torentoegang bevestigen
2
Concertdatum met beiaardier bevestigen
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Programma en tijden vastleggen
2 personen
5
Entreebeleid en donatiebox bepalen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Concertpubliciteit publiceren
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
11
Stoelen en tenten reserveren
12
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Programma's en bewegwijzering printen
2 personen
15
Weersverwachting controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Locatie en omgeving inspecteren
2 personen
18
Tenten en parasols opbouwen
4 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
21
Entreebalie inrichten
2 personen
22
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
23
Microfoon en geluid testen
2 personen
24
Verlichting en stroom controleren
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Koffiepunt en buffet inrichten
3 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

28
Beiaardier ontvangen
29
Publiek verwelkomen
3 personen
30
Programma's uitdelen
2 personen
31
Entree en donaties afhandelen
2 personen
32
Concert aankondigen
33
Publieksbegeleiding verzorgen
2 personen
34
Koffie en hapjes serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Afval en tafels bijhouden
2 personen
37
Pauze aankondigen
38
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

39
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
41
Tenten en parasols afbreken
4 personen
42
Servies en materiaal afwassen
3 personen
43
Locatie schoonmaken
3 personen
44
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
45
Geleende materialen controleren
2 personen
46
Materialen retourneren
2 personen
47
Programma's en borden verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Tafelsaantal 8
Partytentenaantal 2
Parasolsaantal 4

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Compacte geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslangenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Programmabordenaantal 6
Pijlbordenaantal 10
Programmafoldersaantal 120

Catering

Drankdispensersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12

Tips

Bevestig de torentoegang en de concertdatum zo vroeg mogelijk, bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf. Vraag meteen welke ruimtes open mogen en waar publiek, beiaardier en vrijwilligers zich melden.
Leg het programma en de tijden uiterlijk 4 weken voor het concert vast. Vermeld op uitnodigingen en programmaborden duidelijk de starttijd, entree of donatie en de plek waar bezoekers zich melden.
Plan de publieksopstelling op basis van het verwachte aantal bezoekers. Reserveer stoelen, tafels, partytenten of parasols en controleer minimaal 7 dagen vooraf of alles op tijd beschikbaar is.
Test compacte geluidsset, draadloze microfoons, verlengsnoeren en stekkerdozen op locatie. Doe die test minstens 2 uur voor aanvang en controleer ook ledlampen of lichtslangen als een deel van het programma buiten of in de schemering plaatsvindt.
Zet catering niet pas bij aanvang klaar: koel dranken vooraf, zet koffiezetapparaten en waterkokers veilig neer en maak serveerbladen, glazen en thermoskannen gereed. Controleer dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf en houd een eenvoudige uitwijkopstelling klaar bij regen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een beiaardconcert organiseren?: Start minimaal 8 weken vooraf met de locatie, torentoegang en beiaardier. Leg 4 weken vooraf het programma, de publiciteit en het entreebeleid vast; de laatste week gebruik je voor aanmeldingen, boodschappen en materiaalcontrole.
Heb je een vergunning nodig voor een beiaardconcert?: Dat hangt af van de locatie, het aantal bezoekers, geluid en eventuele tenten of catering. Controleer dit uiterlijk 8 weken vooraf bij de gemeente en vraag ook na of een melding volstaat.
Hoeveel stoelen heb je nodig bij een beiaardconcert?: Reserveer stoelen voor het aantal vooraf aangemelde bezoekers en voeg ongeveer 10 procent extra toe. Bij 80 aanmeldingen kom je daarmee uit op 88 stoelen; houd daarnaast ruimte vrij voor entree, looproutes en torentoegang.
Wanneer controleer je het weer voor een beiaardconcert?: Bekijk de verwachting 7 dagen vooraf om tenten, parasols en de publieksopstelling te plannen. Controleer opnieuw de avond ervoor en op de ochtend zelf, zodat je de buitenopstelling tijdig kunt aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.