Zo organiseer je een bedrijvensportdag

Begin een bedrijvensportdag niet met het bestellen van sportmateriaal, maar met het aantal deelnemers, de beschikbare ruimte en de gewenste sportonderdelen. Open daarna de aanmelding, verzamel dieetwensen en maak teams die in het wedstrijdschema passen. Reserveer de locatie en regel catering, vrijwilligers, EHBO en prijzen op tijd. In de laatste week draait alles om controle: weersverwachting, materiaal, route-informatie, scoreformulieren en een duidelijke taakverdeling voor de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldformulier openen
3
Deelnemersregistratie bijhouden
4
Teams samenstellen
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Sportonderdelen vastleggen
2 personen
7
Wedstrijdschema maken
2 personen
8
Spelregels uitschrijven
2 personen
9
Locatie reserveren
10
Catering bestellen
11
Materiaal controleren
2 personen
12
Prijzen en medailles bestellen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
EHBO-contact vastleggen
15
Weersverwachting controleren
16
Deelnemersinformatie versturen
17
Route en parkeertips versturen
18
Boodschappenlijst controleren
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Prijzen en medailles ophalen
22
Scoreformulieren printen
23
Teamindeling printen
24
Muziekselectie voorbereiden
25
Locatie openen
2 personen
26
Terrein inspecteren
2 personen
27
Sportvelden uitzetten
4 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
31
Sportmateriaal klaarzetten
3 personen
32
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
33
Muziek testen
34
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
37
Startnummers uitdelen
2 personen
38
Teambegeleiders instrueren
2 personen
39
EHBO-materiaal klaarleggen

Event

40
Registratiebalie bemannen
2 personen
41
Deelnemers welkom heten
2 personen
42
Openingsbriefing geven
2 personen
43
Sportonderdeel begeleiden
4 personen
44
Scores registreren
2 personen
45
Sportmateriaal verplaatsen
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
48
Pauzehapjes serveren
3 personen
49
Wedstrijdschema omroepen
50
Eerste hulp verlenen
51
Finales begeleiden
3 personen
52
Eindstanden controleren
2 personen
53
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
54
Buffet openen
3 personen
55
Buffet aanvullen
3 personen
56
Diner serveren
4 personen
57
Servies inzamelen
2 personen
58
Muziek en spel begeleiden
2 personen
59
Laatste ronde aankondigen
60
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

61
Etensresten verpakken
2 personen
62
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Partytenten afbreken
4 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
69
Koelboxen legen
2 personen
70
Verloren voorwerpen verzamelen
71
Huurmaterialen retourneren
2 personen
72
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
73
Scorelijsten archiveren
74
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Handballenaantal 4
Basketballenaantal 4
Volleybalaantal 3
Tennisballenaantal 24
Badmintonracketsaantal 12
Badmintonshuttlesaantal 24
Pionnenaantal 40
Hoepelsaantal 12
Estafettestokkenaantal 8
Springtouwenaantal 10
Ladder voor conditietrainingaantal 2
Veldmarkeerlijnenaantal 4
Scorebordenaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 8
Meetlintenaantal 3
Startnummersaantal 70
Medaillesaantal 24
Bekersaantal 3

Apparatuur

Draagbare geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Teamnaambordjesaantal 12
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
EHBO-kit

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst de opzet van het programma. Leg de sportonderdelen, spelregels en wedstrijdduur vast voordat je teams samenstelt; zo voorkom je een schema dat niet in de beschikbare uren past.
Sluit de deelnemersregistratie uiterlijk 7 dagen voor de sportdag. Gebruik het definitieve aantal voor teamindeling, catering, startnummers en het aantal scoreformulieren.
Controleer sportmateriaal minstens 3 dagen vooraf per onderdeel. Tel onder meer ballen, pionnen, fluitjes, stopwatches en meetlinten en test de geluidsinstallatie, microfoons en verlengkabels.
Wijs vrijwilligers per tijdsblok en onderdeel toe, niet alleen per algemene taak. Leg daarnaast één EHBO-contact vast en stuur deelnemers uiterlijk 3 dagen vooraf de teamindeling, route en parkeertips.
Plan de opbouw met een checklist voor de locatieopening. Zet partytenten, tafels, afvalbakken, scoreborden en catering klaar voordat deelnemers arriveren en koel de dranken minimaal 2 uur van tevoren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bedrijvensportdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, sportonderdelen en uitnodigingen. Regel catering, vrijwilligers en materiaal uiterlijk 3 weken vooraf; houd de laatste 7 dagen vrij voor registratie en controles.
Hoeveel deelnemers heb je nodig voor een bedrijvensportdag?: Er is geen vast minimum, maar maak teams op basis van het aantal sportonderdelen en de capaciteit van de locatie. Deel het definitieve aantal uiterlijk 7 dagen vooraf in, zodat schema, catering en materiaal op elkaar aansluiten.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een bedrijvensportdag?: Maak een voorlopig schema zodra de onderdelen en speelduur vaststaan, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Werk het definitieve schema bij na sluiting van de aanmelding en print het uiterlijk de dag ervoor.
Wat regel je de dag voor een bedrijvensportdag?: Controleer de weersverwachting, teamindeling, route-informatie, catering, prijzen, scoreformulieren en al het materiaal. Leg alles per onderdeel klaar en laad of verzamel de spullen uiterlijk de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.