Cómo organizar una jornada deportiva de empresa

Una jornada deportiva de empresa se organiza mejor por fases: primero defines el formato y el lugar, después controlas las inscripciones y los equipos, y al final cierras horarios, material y logística. Empieza al menos 6 semanas antes para contratar las pruebas, reservar el espacio y pedir el catering. El día del evento necesitarás responsables visibles, reglas impresas y un sistema sencillo para registrar resultados sin perder tiempo entre actividades.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Enviar invitaciones
2
Abrir el formulario de inscripción
3
Llevar el registro de participantes
4
Formar equipos
2 personas
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Contratar las pruebas deportivas
2 personas
7
Hacer el horario del concurso
2 personas
8
Redactar las reglas del juego
2 personas
9
Reservar el lugar
10
Pedir el catering
11
Comprobar el material
2 personas
12
Encargar premios y medallas
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Registrar contacto de primeros auxilios
15
Comprobar el pronóstico del tiempo
16
Enviar información a los participantes
17
Enviar indicaciones de ruta y aparcamiento
18
Comprobar la lista de la compra
19
Hacer la compra
2 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Recoger los premios y medallas
22
Imprimir formularios de puntuación
23
Imprimir la distribución del equipo
24
Preparar la selección musical
25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Inspeccionar el recinto
2 personas
27
Delimitar los campos deportivos
4 personas
28
Colocar mesas y sillas
4 personas
29
Montar las carpas
4 personas
30
Montar el mostrador de recepción
2 personas
31
Preparar el material deportivo
3 personas
32
Conectar el equipo de sonido
2 personas
33
Probar la música
34
Montar el bufé de catering
3 personas
35
Preparar aperitivos
3 personas
36
Preparar café y té
2 personas
37
Repartir dorsales
2 personas
38
Instruir a los coordinadores de equipo
2 personas
39
Preparar el material de primeros auxilios

Evento

40
Atender la mesa de registro
2 personas
41
Dar la bienvenida a los participantes
2 personas
42
Dar la reunión inicial
2 personas
43
Guiar la prueba deportiva
4 personas
44
Registrar las puntuaciones
2 personas
45
Trasladar el material deportivo
3 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Reponer fruta y snacks
2 personas
48
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
49
Anunciar el calendario de la competición
50
Prestar primeros auxilios
51
Acompañar las finales
3 personas
52
Comprobar las clasificaciones finales
2 personas
53
Gestionar la entrega de premios
3 personas
54
Abrir el buffet
3 personas
55
Reponer el bufé
3 personas
56
Servir la cena
4 personas
57
Recoger la vajilla
2 personas
58
Acompañar la música y el juego
2 personas
59
Anunciar la última ronda
60
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

61
Empaquetar las sobras de comida
2 personas
62
Reunir material deportivo
4 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Desmontar las carpas
4 personas
65
Recoger la basura
3 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Limpiar el lugar
4 personas
68
Desconectar el sistema de sonido
2 personas
69
Vaciar neveras portátiles
2 personas
70
Recoger objetos perdidos
71
Devolver el material alquilado
2 personas
72
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
73
Archivar hojas de puntuación
74
Enviar agradecimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Papeleracant. 6

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 6
Balones de balonmanocant. 4
Balones de baloncestocant. 4
Voleibolcant. 3
Pelotas de teniscant. 24
Raquetas de bádmintoncant. 12
Volantes de bádmintoncant. 24
Conoscant. 40
Aroscant. 12
Testigos de relevocant. 8
Cuerdas para saltarcant. 10
Escalera para entrenamiento de condición físicacant. 2
Líneas de marcaje del campocant. 4
Marcadorescant. 6
Cronómetroscant. 6
Silbatoscant. 8
Cintas métricascant. 3
Dorsalescant. 70
Medallascant. 24
Vasoscant. 3

Equipo

Sistema de sonido portátil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Platos reutilizablescant. 80
Cubiertos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 80
Bandejas de servircant. 12
Jarras para servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cucharonescant. 8
Termoscant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 6
Globoscant. 100
Placas con nombres del equipocant. 12
Mantelescant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Botiquín de primeros auxilios

Catering

Compras

Consejos

Abre el formulario de inscripción con 4 a 6 semanas de antelación. Además del nombre, pide disponibilidad, preferencias dietéticas y cualquier información necesaria para formar equipos equilibrados.
Cierra los equipos y el horario al menos 7 días antes. Envía la distribución, las reglas, la ruta y las indicaciones de aparcamiento para que nadie tenga que resolverlo al llegar.
Calcula el material por prueba y compruébalo 48 horas antes. Balones, conos, cronómetros, silbatos, dorsales y marcadores deben estar agrupados y listos para cada estación.
Asigna voluntarios a funciones concretas, no solo a actividades. Reserva al menos una persona para registrar puntuaciones, otra para controlar los tiempos y otra para coordinar primeros auxilios.
Prepara una alternativa para la lluvia y revisa el pronóstico 48 horas antes. Las carpas, las neveras portátiles, los cables alargadores y el sistema de sonido suelen olvidarse hasta el último momento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada deportiva de empresa?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, contratar las pruebas, abrir las inscripciones, pedir el catering y encargar premios o medallas.
¿Cuándo hay que cerrar los equipos y enviar el horario?: Cierra los equipos y el horario 7 días antes del evento. Envía entonces las reglas, la distribución de equipos, la ruta, el aparcamiento y cualquier indicación sobre comida o ropa.
¿Cuánto material deportivo necesito preparar?: Depende del número de pruebas y equipos, pero prepara un inventario por estación y compruébalo 48 horas antes. Incluye también material de apoyo como marcadores, cronómetros, silbatos, cintas métricas y alargadores.
¿Cuándo hay que pedir el catering para una jornada deportiva?: Pídelo al menos 2 semanas antes y confirma las cantidades 3 días antes. Usa el registro de participantes para incluir preferencias dietéticas y calcula bebidas para toda la jornada, no solo para la comida.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.