Organiser une journée sportive d’entreprise sans imprévu

Une journée sportive d’entreprise se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et le format, puis les inscriptions, les équipes et le planning des épreuves. Prévoyez ensuite le règlement, le matériel, le repas et les personnes responsables de chaque zone. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les feuilles de score, les rallonges et les informations d’accès. Ce plan vous aide à avancer étape par étape jusqu’à l’ouverture du site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Ouvrir le formulaire d’inscription
3
Suivre les inscriptions des participants
4
Former les équipes
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Consigner les épreuves sportives
2 personnes
7
Établir le planning des matchs
2 personnes
8
Rédiger le règlement
2 personnes
9
Réserver le lieu
10
Commander le catering
11
Vérifier le matériel
2 personnes
12
Commander les prix et médailles
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Consigner le contact de premiers secours
15
Vérifier les prévisions météo
16
Envoyer les informations aux participants
17
Envoyer le parcours et les conseils de stationnement
18
Vérifier la liste des courses
19
Faire les courses
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Récupérer les prix et les médailles
22
Imprimer les feuilles de score
23
Imprimer la répartition des équipes
24
Préparer la sélection musicale
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Inspecter le site
2 personnes
27
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Monter les tentes de réception
4 personnes
30
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
31
Installer le matériel de sport
3 personnes
32
Raccorder la sonorisation
2 personnes
33
Tester la musique
34
Monter le buffet traiteur
3 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Distribuer les dossards
2 personnes
38
Briefer les encadrants d’équipe
2 personnes
39
Préparer le matériel de premiers secours

Événement

40
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
41
Accueillir les participants
2 personnes
42
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
43
Accompagner l’épreuve sportive
4 personnes
44
Enregistrer les scores
2 personnes
45
Déplacer le matériel sportif
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
48
Servir les en-cas de pause
3 personnes
49
Annoncer le programme de la compétition
50
Fournir les premiers secours
51
Encadrer les finales
3 personnes
52
Vérifier les scores finaux
2 personnes
53
Assurer la remise des prix
3 personnes
54
Ouvrir le buffet
3 personnes
55
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
56
Servir le dîner
4 personnes
57
Collecter la vaisselle
2 personnes
58
Animer la musique et les jeux
2 personnes
59
Annoncer le dernier tour
60
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

61
Emballer les restes alimentaires
2 personnes
62
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Démonter les tentes de fête
4 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Débrancher la sonorisation
2 personnes
69
Vider les glacières
2 personnes
70
Rassembler les objets perdus
71
Retourner les matériels de location
2 personnes
72
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
73
Archiver les feuilles de score
74
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de handballqté 4
Ballons de basketqté 4
Volley-ballqté 3
Balles de tennisqté 24
Raquettes de badmintonqté 12
Volants de badmintonqté 24
Cônesqté 40
Cerceauxqté 12
Témoins de relaisqté 8
Cordes à sauterqté 10
Échelle d’entraînement physiqueqté 2
Lignes de marquage du terrainqté 4
Panneaux de scoreqté 6
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 8
Mètres rubansqté 3
Numéros de départqté 70
Médaillesqté 24
Gobeletsqté 3

Équipement

Système de sonorisation portable
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 8
Thermosqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Panneaux avec le nom de l'équipeqté 12
Nappesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions au moins 4 semaines avant la journée et demandez dès le départ les allergies, régimes particuliers et coordonnées utiles. Cela évite de modifier la commande du catering la veille.
Fixez les épreuves avant de former les équipes : avec plusieurs sports, comptez au minimum 15 minutes de transition entre deux activités et gardez une feuille de planning par terrain.
Préparez le règlement et les feuilles de score au moins 3 jours avant. Indiquez la durée des matchs, les règles de sécurité, le système de points et la personne qui tranche en cas de litige.
Désignez un responsable pour chaque zone : accueil, terrains, buffet et premiers secours. Une seule personne ne peut pas suivre les scores, le matériel et les demandes des participants en même temps.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis envoyez le parcours, les conseils de stationnement et les horaires définitifs. Refroidissez les boissons la veille et testez la sonorisation avant l’arrivée du groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée sportive d’entreprise ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour une journée avec plusieurs sports, repas et équipes. Gardez les 3 derniers jours pour les impressions, la vérification du matériel, la météo et les derniers changements d’inscription.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée sportive ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement et laissez le formulaire ouvert pendant 10 à 14 jours. Vous aurez ensuite le temps de former les équipes et de confirmer le catering.
Combien de temps prévoir entre deux épreuves sportives ?: Réservez 15 minutes entre deux épreuves pour changer de terrain, récupérer le matériel et réunir les équipes. Ajoutez 30 minutes si les participants doivent se déplacer vers une autre zone du site.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée sportive d’entreprise ?: Contrôlez le matériel sportif, les panneaux de score, les chronomètres, les numéros de départ, les médailles et les rallonges. Préparez aussi les boissons au frais, imprimez les répartitions et confirmez le contact des premiers secours.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.