Zo organiseer je een beatmakingworkshop

Begin met de locatie, begeleiders en het aantal deelnemers. Daarna richt je de workshop inhoudelijk in: maak een programma, bereid beatmaking-oefeningen en projecttemplates voor en test de software op alle laptops. Plan minstens één praktijktest met de audio-interfaces, MIDI-controllers, koptelefoons en kabels. Op de dag zelf draait alles om werkende werkstations, duidelijke instructies en genoeg tijd voor aansluiten, testen en opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en toegang bevestigen
2
Workshopbegeleiders bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldformulier openen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Deelnemersinformatie versturen
9
Catering bestellen
10
Workshopprogramma uitwerken
2 personen
11
Beatmaking-oefeningen voorbereiden
2 personen
12
Projecttemplates maken
13
Workshopsoftware testen
2 personen
14
Audiobestanden verzamelen
15
Back-up van lesmateriaal maken
16
Werkplekken indelen
2 personen
17
Presentatie en hand-outs printen
18
Apparatuur inventariseren
2 personen
19
Apparatuur opladen
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Apparatuur naar locatie brengen
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
23
Werkstations aansluiten
3 personen
24
Projecttemplates installeren
2 personen
25
Geluidsinstallatie testen
2 personen
26
Catering en dranken klaarzetten
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Aanwezigheid registreren
2 personen
29
Programma en huisregels toelichten
30
Beatmaking demonstreren
31
Deelnemers individueel begeleiden
3 personen
32
Koffiepauze serveren
2 personen
33
Dranken bijvullen
34
Sampling en arrangement uitleggen
35
Deelnemers individueel begeleiden
3 personen
36
Avondeten serveren
3 personen
37
Eindmixen afwerken
3 personen
38
Tracks exporteren en back-uppen
2 personen
39
Deelnemerswerk presenteren
40
Afscheid en vervolginformatie geven

Nazorg

41
Apparatuur uitschakelen
2 personen
42
Apparatuur afkoppelen
3 personen
43
Werkplekken leegruimen
3 personen
44
Afwas verzamelen
2 personen
45
Afval verwijderen
2 personen
46
Locatie schoonmaken
3 personen
47
Tafels en stoelen terugplaatsen
3 personen
48
Apparatuur veilig opbergen
2 personen
49
Apparatuur retourneren
2 personen
50
Digitale tracks nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 34
Bureaulampenaantal 15

Apparatuur

Laptopsaantal 15
MIDI-controllersaantal 15
Audio-interfacesaantal 15
Koptelefoonsaantal 17
Studiomonitorenaantal 2
Presentatielaptop
Projector
Projectiescherm
Microfoonaantal 2
USB-sticksaantal 20
USB-hubsaantal 8
USB-kabelsaantal 20
Audio- en jackkabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 2
Adaptersaantal 10
Reservebatterijenaantal 2

Servies

Mokkenaantal 36
Glazenaantal 36
Bordenaantal 36
Besteksetsaantal 36
Serveerkommenaantal 6
Opscheplepelsaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Scharenaantal 2
Koelboxenaantal 2

Decoratie

Naamkaartjesaantal 35
Pennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 35
A4-printpapier
Plakbandaantal 3
Pijlbordenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 10
Bezem en blikaantal 2
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische test minimaal 3 dagen vooraf. Open de projecttemplates op elke laptop en controleer of audio, MIDI-controllers en audio-interfaces werken voordat deelnemers arriveren.
Maak werkstations van tevoren compleet. Reken per deelnemer op een laptop, koptelefoon en de benodigde aansluiting; leg USB-hubs, adapters en reservekabels centraal klaar.
Houd de workshopopbouw kort en praktisch: plan bijvoorbeeld een uitlegblok, twee beatmaking-oefeningen en een gezamenlijk luistermoment. Zet de projecttemplates en audiobestanden vooraf klaar op alle werkplekken.
Sluit de geluidsinstallatie en presentatielaptop minstens 60 minuten voor de start aan. Test ook de projector, microfoon en het projectiescherm, zodat technische problemen niet van de oefentijd afgaan.
Verstuur deelnemersinformatie uiterlijk 5 dagen vooraf. Vermeld de starttijd, eindtijd, benodigde voorkennis en eventuele dieetwensen, en bestel catering pas nadat je het deelnemersaantal hebt gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een beatmakingworkshop voor te bereiden?: Begin ongeveer 3 weken vooraf met locatie, begeleiders en aanmeldingen. Reserveer in de laatste 3 dagen tijd voor de softwaretest, het installeren van projecttemplates en het opladen van apparatuur.
Hoeveel laptops heb je nodig voor een beatmakingworkshop?: Reken op één laptop per werkplek of per deelnemer, afhankelijk van de werkvorm. Test elke laptop uiterlijk 3 dagen vooraf met de gekozen software, audiobestanden en projecttemplate.
Hoe richt je werkstations in voor een beatmakingworkshop?: Zet tafels en stoelen zo neer dat iedere deelnemer een laptop, MIDI-controller en koptelefoon kan gebruiken zonder kabels door looppaden. Sluit alles minimaal 60 minuten voor de start aan en houd USB-hubs, adapters en reservekabels apart beschikbaar.
Wanneer stuur je de informatie naar deelnemers?: Stuur de praktische deelnemersinformatie uiterlijk 5 dagen voor de workshop. Werk de deelnemerslijst daarna nog bij met aanmeldingen en dieetwensen, zodat catering en werkplekken op het juiste aantal zijn afgestemd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.